Outsourcing für eGovernment

HR-Services aus der BPO-Fabrik

04.02.2008 | Autor / Redakteur: Jörg Vollmer, Stefan Wolf / Gerald Viola

Selbstbetrieb oft nur eingeschränkt erfolgreich

Viele Personal- und IT-Leiter, die den Aufbau eines Shared Service Centers zunächst mit internem Personal schultern wollten, stoßen nach einiger Zeit an eine Grenze. Sie schöpfen Einspar- und Rationalisierungspotenziale nicht voll aus. Teils mangelt es an einer professionell durchgeführten System- und Prozessanalyse, teils erschwert fehlende Kostentransparenz die Kalkulation.

Es liegt daher nahe, Arbeitsbereiche ganz oder teilweise an externe Dienstleister auszulagern. Die Vorteile von „Business Process Outsourcing” (BPO) liegen auf der Hand. Ministerien, Ämter und Behörden delegieren die komplexe Aufgabe der Prozessoptimierung an erfahrene, externe Experten. Große Einsparpotenziale bietet auch das Pay-per-Use-Kostenmodell: Der Auftraggeber zahlt lediglich für die in Anspruch genommene Leistung und kann dadurch flexibel auf wechselnde Rahmenbedingungen reagieren.

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Kostentransparenz an oberster Stelle

Pay-per-Use macht sich schnell bezahlt. Eine große Stadtverwaltung beispielsweise erstellt im Jahr 12.500 Gehaltsabrechnungen. Im Folgejahr ist sie gezwungen, Personal zu entlassen, wodurch nur noch 11.300 jährliche Abrechnungen anfallen. Mit BPO ist das kein Problem – die Stadt zahlt nur für die tatsächlich anfallenden Gehaltsabrechnungen und spart dadurch gegenüber dem Eigenbetrieb bis zu 30 Prozent.

Die eigene, interne Personalabteilung wäre wesentlich schlechter skalierbar, weil dort hauptsächlich Fixkosten anfallen. Hardware-Ressourcen sind in der Regel für die Lastspitzen ausgelegt und liegen bei Unterforderung brach. Software-Lizenzen gelten für mehrere Jahre; Mitarbeiterentlassungen in der Personalabteilung sind enge rechtliche und ethische Grenzen gesetzt.

BPO dagegen reduziert im Bedarfsfall spürbar Kosten oder rüstet, wenn aufgrund geänderter gesetzlicher Rahmenbedingungen Abteilungen erweitert oder neu aufgebaut werden müssen, problemlos innerhalb kürzester Zeit nach.

Für kleine Einrichtungen lohnt es sich kaum, den Aufbau eines internen SSC selbst in Angriff zu nehmen, vom möglicherweise fehlenden Know-how, das erst noch eingekauft werden müsste, ganz abgesehen. Große Behörden kostet die Einführung oft mehr als ursprünglich veranschlagt. Das Erzbistum Köln legte deshalb Anfang 2006 seine Gehaltsabrechnung in die Hände von HP. Die BPO-Sparte des Unternehmens übernahm unter anderem die komplette Lohnbuchhaltung für rund 22.000 Beschäftigte, den Meldeverkehr zu den Sozialversicherungsträgern und die Aufbereitung der Zahlen für die Buchhaltung. Die HP-Mitarbeiter erfassen außerdem sämtliche Neuzugänge und Personaländerungen.

Besonders großen Wert legte das Erzbistum auf den sozialen Aspekt von HR-Outsourcing, der außerdem durch eine mitarbeiterfreundliche Kommunikationsstrategie flankiert wurde. 19 Mitarbeiter wechselten im Rahmen des BPO-Abkommens zu HP und konnten zudem ihren Wohnsitz im Großraum Köln behalten. Das Vertragsverhältnis startete im Januar 2006 und hat eine Laufzeit von sechs Jahren.

Dem Schutz der Personaldaten vor Einblick durch andere kommt bei solchen Projekten große Bedeutung zu. Durch eine disjunkte, mandantenorientierte Datenhaltung schirmen BPO-Anbieter die Daten ihrer Kunden voneinander ab. Mandantensysteme glänzen unter anderem durch eine zentrale Installation und Wartung sowie geringere Lizenzkosten, was weitere Kostenvorteile generiert. Innerhalb einer Anwendung sorgt ein gestaffeltes Zugriffsrechtesystem dafür, dass zum Beispiel Personalreferent und Buchhalter ihre Daten nicht wechselseitig einsehen können. Auch die Sicherheit und Hochverfügbarkeit der Rechenzentren, in denen die Dienstleistungen erbracht und Kundendaten abgespeichert werden, unterliegen strengen Vorschriften.

 

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