Outsourcing für eGovernment

HR-Services aus der BPO-Fabrik

04.02.2008 | Autor / Redakteur: Jörg Vollmer, Stefan Wolf / Gerald Viola

Standardisieren, Zentralisieren, Outsourcen. Der moderne betriebswirtschaftliche Dreisprung hilft Behörden und Einrichtungen der Öffentlichen Hand, ihre IT-Dienste zu verschlanken und Kosten zu senken. Aber auf die richtige Strategie kommt es an. Insbesondere HR- und Buchhaltungsprozesse bieten sich als Outsourcing-Kandidaten an und lassen sich – wie in einer Fabrik – weitgehend automatisieren.

Um Lohn- und Gehaltsabrechnung, Buchhaltung und Reisekostenabrechnung zu optimieren, bieten sich zwei Lösungen an: interne oder externe Shared Service Center (SSC). Darunter versteht man die Standardisierung von Systemen, Anwendungen und Prozessen und ihre Bündelung in einem zentralen Dienstleistungszentrum. Eine im Februar dieses Jahres von der International Data Corporation (IDC) veröffentlichte Studie stellt eine enge Korrelation zwischen der internen und externen Variante fest1. Viele IT-Verantwortliche ziehen es vor, zunächst selbst Arbeitsabläufe zu standardisieren, um sie dann später an einen externen Anbieter auszulagern.

Optimierungspotenzial voll ausnutzen

Bevor Dienstleistungen in einem SSC zentral zusammengefasst werden, steht zunächst eine intensive Phase der Prozessanalyse, Standardisierung und Verschlankung an. Dabei kann man ohne fachlich kompetenten Rat viel falsch machen. Aus diesem Grund wird das Optimierungspotenzial oftmals nicht voll ausgeschöpft, resümierten Analysten von Forrester Research in einer Studie vom August 20062. Anfangsfehler wachsen sich sehr schnell zur Kostenlawine aus, welche die erhofften Einspareffekte zunichte macht.

Das muss nicht sein. Auf dem Weg der Kostenreduktion sind interne Shared Service Center so etwas wie der erste Schritt in die richtige Richtung. Sie setzen auf vier Ebenen an. Zunächst einmal geht es darum, auf Hardware-Ebene ein zentrales System und eine einheitliche Netzanbindung zu implementieren, also eine heterogene Rechnerlandschaft wesentlich zu verschlanken. Dann steht die Vereinheitlichung der Applikationen an. Ein Beispiel: Eine Krankenhausgruppe betreibt eine Handvoll Hospitäler. Im ersten kommt SAP HR zum Einsatz, das zweite benutzt D-Soft und das dritte vertraut der HR-Lösung Kidicap. Die Konsequenz: Die Unternehmensgruppe fährt nicht nur drei verschiedene Rechner an unterschiedlichen Orten, sondern bezahlt Lizenzen für drei unterschiedliche HR-Anwendungen, muss beispielsweise Patches oder Updates dreifach aufspielen und benötigt damit sicher mehr als einen Administratoren zur Pflege der Systeme.

Aber der Wildwuchs geht noch weiter. Ein Gestrüpp unterschiedlicher Tarife und Verträge verstopft den Workflow in Behörden und steht effizientem Arbeiten im Wege. Das gleiche gilt für die über die Jahre immer wieder veränderten und ergänzten Prozess- und Ablaufmuster. Hier hilft es, Arbeitsabläufe zu entschlacken, zu standardisieren und sich auf ein übersichtliches, Prozesskosten senkendes Grundgerüst zweckdienlicher Basisdaten zu einigen.

 

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