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Einfacher Zugang zum ERP-System Homeoffice? Kein Problem, mit ERP-Selfservices!

Fehlt es in Ihrer Verwaltung an Anwendungen, die dezentrale Zugriffe unkompliziert ermöglichen, damit auch ungeübte Gelegenheitsnutzer:innen effizient aus dem Homeoffice arbeiten können? Selfservices machen die Verwaltung krisensicher und unterstützen dabei, Arbeitsabläufe zu dezentralisieren. Und damit ERP auch Spaß macht, laufen die neuen MACH Selfservices auf einer attraktiven und barrierefreien Oberfläche, die für das mobile Arbeiten optimiert ist.

Dank der MACH Selfservices wird die Arbeit mit dem ERP-System einfach für alle
Dank der MACH Selfservices wird die Arbeit mit dem ERP-System einfach für alle
(Bild: MACH AG)

Mit der Corona-Pandemie wurde es plötzlich möglich: Ein Großteil der Mitarbeiter:innen im öffentlichen Sektor arbeiteten quasi von heute auf morgen aus dem Homeoffice. Die neue Situation führte vielen Verwaltungen schmerzlich vor Augen, dass Prozesse und Softwarelösungen noch nicht auf das mobile Arbeiten ausgerichtet sind. Es fehlt an Anwendungen, die dezentrale Zugriffe unkompliziert ermöglichen, damit auch ungeübte Gelegenheitsnutzer:innen aus der Ferne mit ihrer Verwaltungssoftware arbeiten können.

ERP muss für alle einfach werden

Sogenannte Selfservices verschaffen auch Gelegenheitsnutzer:innen einen mobilen und selbsterklärenden Zugang zu ausgewählten Funktionalitäten des ERP-Systems. Selfservices machen die Verwaltung dadurch zum einen krisensicher und zum anderen unterstützen sie auch dabei, bestimmte Arbeitsabläufe zu dezentralisieren. Beispiele sind:

  • die Arbeitszeiterfassung
  • die Beantragung von Urlaubstagen
  • das Prüfen von Rechnungen
  • die Budgetplanung
  • der Beschaffungsprozess.

Die verstärkte Einbindung von dezentralen Nutzer:innen wirkt sich nicht nur positiv auf die Motivation aus, sondern ist auch schlicht notwendig: Wenn dem öffentlichen Sektor durch den demografischen Wandel künftig weniger Personal zur Verfügung steht, dann müssen die Gelegenheitsnutzer:innen in einfache Prozesse eingebunden werden, damit den Verwaltungsexperten noch genügend Zeit für ihre Kernaufgaben bleibt.

Gelegenheitsnutzer:innen haben andere Anforderungen an das ERP

Sachbearbeiter:innen, die täglich mit dem ERP-System arbeiten, können Rechnungen und Reisen quasi im Schlaf buchen. Sie benötigen eine Software, die es ihnen ermöglicht, auch komplexe Sachverhalte zu bearbeiten. Im Gegensatz dazu kommen Gelegenheitsnutzer:innen häufig nur mit einem kleinen Ausschnitt der Software-Funktionalitäten in Berührung. Was sie brauchen:

  • reduzierte Auswahlmöglichkeiten
  • eine stärkere Führung durch das ERP
  • eine einfache Struktur
  • schnelle Erfassbarkeit
  • systemseitige Rückmeldungen, falls Eingaben nicht den Erwartungen entsprechen.

Nur so werden Gelegenheitsnutzer:innen in die Lage versetzt, ihre spezifischen Aufgaben etwa von Zuhause oder unterwegs im Zug zu erledigen.

ERP und Spaß dabei!

Mit den MACH Selfservices ermöglicht es die MACH AG auch Gelegenheitsnutzer:innen, relevante Prozesse mühelos zu starten. Endanwender:innen werden bereits früh in den Entwicklungsprozess einbezogen, um die Selfservices auf das Benutzererlebnis in der öffentlichen Verwaltung zuzuschneiden. Ziel ist es, dass die Arbeit mit dem ERP für alle einfach wird. Und damit ERP auch Spaß macht, laufen die neuen MACH Selfservices auf einer attraktiven und barrierefreien Oberfläche, die für das mobile Arbeiten optimiert ist.

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