Projekt-Portfolio-Management

Hilfe zur strategischen Entscheidungsfindung?

| Autor / Redakteur: Kay Schützler, Jörg Weidemann / Manfred Klein

(Bild: kantver_Fotolia.com)

In der Wirtschaft längst Alltag, erreicht auch die Verwaltungen der Zwang zum Ressourcenmanagement. Entscheidend dabei ist die Fähigkeit zur ressort- und ebenenübergeifenden Zusammenarbeit. Muss das Ressortprinzip hier zum Hemmschuh werden?

Immer kürzer werdende Innovationszyklen und die damit einhergehende stetige Beschleunigung des technologischen Wandels, aber auch die von der Globalisierung geprägte hohe Änderungsgeschwindigkeit von ökonomischen und gesetzlichen Rahmenbedingungen zwingen Organisationen in der freien Wirtschaft dazu, ihre vorhandenen Ressourcen immer effektiver und effizienter einzusetzen. Eine große Herausforderung liegt dabei in der verstärkten Notwendigkeit abteilungsübergreifender und damit interdisziplinärer Zusammenarbeit zur erfolgreichen Umsetzung von Maßnahmen.

Grundsätzlich gelten die genannten Faktoren ebenso für die Öffentliche Verwaltung. Auch hier nimmt die Zahl umzusetzender Projekte kontinuierlich zu. Gleichzeitig wächst die gegenseitige Abhängigkeit der zu berücksichtigenden wirtschaftlichen, technischen, organisatorischen und fachlichen Anforderungen. Somit sind beispielsweise Fach- und IT-Abteilungen immer häufiger gezwungen, sich aufeinander abzustimmen und gemeinsam zu planen.

In beiden Fällen hat die Limitierung der für die Projektaufgaben verfügbaren Ressourcen zur Folge, dass die einzelnen Vorhaben zueinander in Konkurrenz stehen. Um in dieser Situation entscheiden zu können, wie diese Ressourcen in Bezug auf das Verhältnis von Aufwand zu Nutzen am besten eingesetzt werden sollten, ist Transparenz erforderlich. Zum einen in der Projektvorbereitung (Ziele, ­geschätzter Aufwand, geplanter Verlauf, erwarteter Nutzen etc.) und zum anderen Transparenz in der Projektdurchführung (Steuerung des reglementierten Budgets und der meist stark ausgelasteten Ressourcen, termingerechte Fertigstellung der Aufgaben etc.).

In der freien Wirtschaft werden hierfür Methoden und Werkzeuge des Portfolio-Managements angewendet, die auch in der Öffentlichen Verwaltung eingesetzt werden sollten.

Neue Herausforderungen

Ein häufiges Argument gegen die Anwendung von in der freien Wirtschaft etablierten Methoden und Techniken ist, dass in der Öffentlichen Verwaltung fast ausschließlich „Muss-Projekte“ umzusetzen sind und somit auch keine Priorisierung oder Auswahl von entsprechenden Vorhaben stattfindet.

Das mag grundsätzlich nicht falsch sein, so spielen unter anderem gesetzliche Vorgaben eine wichtige Rolle zur Festlegung einzelner Maßnahmen und erhöhen somit auch die generelle Anzahl von Muss-Projekten im Vergleich zu Unternehmen aus der Wirtschaft und anderen Organisationen. Allerdings bedürfen beispielsweise die Digitale Agenda 2020 wie auch die Schuldenbremse eine neue Art der strategischen Ausrichtung.

So werden zunehmend Vorhaben mit sehr begrenztem Zeitraum und Budgetumfang sowie mit einer relativ hohen Anzahl umzusetzender Maßnahmen geplant. Durch Digitalisierung und Globalisierung unterliegen diese Vorhaben zudem immer stärkeren Abhängigkeiten untereinander. Erfolg und Miss­erfolg einzelner Maßnahmen haben somit eine unmittelbare Konsequenz.

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