V-Modell-XT-konformes Projektmanagement Hilfe bei kommunalen eGovernment-Projekten

Autor / Redakteur: Katrin Schill, TÜV & Werner Achtert, msg / Susanne Ehneß

Die Bundesanstalt für IT-Dienstleistungen (DLZ-IT) hat ein Methodenhandbuch zur Durchführung von IT-Projekten entwickelt. Als IT-Dienstleister im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Verkehr und digitale Infrastruktur (BMVI) setzt das DLZ-IT das Handbuch bei eigenen Projekten und bei der Beratung anderer Behörden ein.

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Das Methodenhandbuch soll dabei helfen, die Anwendung des V-Modell XT in IT-Projekten einfacher zu gestalten
Das Methodenhandbuch soll dabei helfen, die Anwendung des V-Modell XT in IT-Projekten einfacher zu gestalten
(Foto: crazymedia - Fotolia.com)

Das Methodenhandbuch für die Durchführung von IT-Projekten basiert auf dem „V-Modell XT“, dem Standard-Vorgehensmodell der Öffentlichen Verwaltung für die Abwicklung von IT-Projekten.

Eine Stärke dieses Modells liegt in der Möglichkeit des Tailorings sowie in der Entwicklung organisationsspezifischer Vorgehensmodelle und ihrer Anpassung an die jeweiligen Rahmenbedingungen, die dann auf V-Modell-XT-Konformität überprüft werden. Dementsprechend beschreibt das neue Methodenhandbuch ein generisches Phasenmodell sowie einfach anzuwendende Prozesse. Darüber hinaus unterstützt es Projektleiter mit Best-Practice-Beispielen und direkt nutzbaren Vorlagen.

Motivation für ein eigenes Methodenhandbuch

In der Praxis erweist sich das V-Modell XT in seiner ganzen Komplexität und Größe oft als zu aufwändig für kleine bis mittlere IT-Projekte. Gerade bei der Entwicklung von IT-Systemen durch externe Dienstleister benötigen Projektleiter ein einfaches und überschaubares Vorgehensmodell.

Die Prozesse zur Projektsteuerung sind im V-Modell XT detailliert beschrieben, erfordern jedoch Erfahrung und eine intensive Auseinandersetzung mit den Methoden des Projektmanagements. Ziel des Methodenhandbuchs ist es, durch überschaubare und leicht verständliche Prozessbeschreibungen die Arbeit auch für Projektleiter mit wenig Erfahrung im Projektmanagement zu erleichtern.

Die Prozessbeschreibungen des V-Modell XT sollten ergänzt werden durch praktische Hilfestellungen für Projektplanung und Projektsteuerung wie Best Practice und Fallbeispiele.

In dem Methodenhandbuch sind elementare Methoden des Projektmanagements wie beispielsweise Earned-Value-Analyse und Meilensteintrendanalyse in kompakter Form dargestellt worden. Die wesentlichen Begriffe des Methodenhandbuchs wurden zudem in einem Glossar zusammengefasst.

Projektphasen und Entscheidungspunkte

Den Schwerpunkt des Methodenhandbuchs bilden die Auftraggeber-seitigen Prozesse, die Projektleiter in Behörden bei der Vergabe von Entwicklungsprojekten an Unternehmen im Auge behalten müssen. Dazu gehören unter anderem Projektplanung und -steuerung seitens des Auftraggebers, Anforderungs- und Testmanagement sowie Lieferantenmanagement.

Generisches Phasenmodell für IT-Projekte
Generisches Phasenmodell für IT-Projekte
(Bild: msg)

Das generische Phasenmodell (siehe Abbildung) des Methodenhandbuchs gliedert Projekte in neun Projektphasen nebst einer Vorphase zur Projektgenehmigung und einer Abschlussphase zur Ergebnissicherung.

Die einzelnen Projektphasen können – speziell im Bereich der Realisierung (Spezifikation, Design, Implementierung und Test) eines Projekts – inkrementell wiederholt werden. Jede einzelne Phase wird durch einen Entscheidungspunkt abgeschlossen, für den definierte Ergebnisse festgelegt sind. Die Prüfung dieser Ergebnisse bildet jeweils die Basis für die Entscheidung über die Fortführung des Projekts mit oder ohne Nacharbeiten.

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Prozesse für Projektmanagement und Realisierung

Teil 1 des Methodenhandbuchs beschreibt Projektmanagement-Prozesse von der Projektidee über die Initialisierung, Planung und Umsetzung bis hin zur Abnahme und Überführung in den Betrieb:

  • Die Prozessgruppe „Projekt vorbereiten“ umfasst alle Prozesse von der Entwicklung einer Projektidee bis zur Formulierung eines konkreten Projektauftrags.
  • Die Prozessgruppe „Planen“ enthält alle Prozesse zur Planung und Vorbereitung der Projektdurchführung.
  • Unter „Management der Ausführung“ sind alle Prozesse zur Steuerung der geplanten Projektaktivitäten zusammengefasst.
  • Die Prozessgruppe „Monitoring“ enthält die Prozesse zur Überwachung des Projektfortschritts und zur Darstellung des Projektstatus.
  • Mit den Prozessen in der Prozessgruppe „Steuerung“ wird auf Abweichungen von der Planung und auf nötige Veränderungen reagiert.
  • Im Prozess „Projekt abschließen“ sollen die im Projekt gewonnenen Erfahrungen gesichert werden. Dies bezieht sich sowohl auf die technischen Inhalte des Projektes als auch auf mögliche Potenziale zur Prozessverbesserung.

Prozesse für die Qualitätssicherung

Teil 2 des Methodenhandbuchs konzentriert sich auf Prozesse im Rahmen von Anforderungsmanagement, Usability, Auftragnehmersteuerung und Testmanagement:

  • Im Rahmen von „Anforderungsmanagement“ werden die funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen an ein IT-System in einem Lastenheft zusammengefasst.
  • In der Prozessgruppe „Usability“ werden Methoden zur Berücksichtigung ergonomischer Anforderungen beschrieben.
  • „Auftragnehmersteuerung“ umfasst Prozesse zur Beauftragung eines geeigneten Lieferanten und zum Monitoring der vereinbarten Leistungserbringung.
  • „Testmanagement“ umfasst die Prozesse zum Abnahmetest eines gelieferten IT-Systems.

Entwicklungsergebnisse im Projektverlauf

Für jeden Prozess werden sowohl die Prozessaktivitäten während der einzelnen Projektphasen beschrieben als auch die inhaltlichen Abhängigkeiten zwischen Input und Ergebnissen dargestellt (siehe Abbildung).

Inhaltliche Abhängigkeiten haben Auswirkungen auf die Qualitätssicherung der Ergebnisse: Das bedeutet: Wenn ein Ergebnis inhaltlich von einem Input abhängt, muss bei der Qualitätssicherung die Konsistenz zum letzten freigegebenen Stand dieses Inputs geprüft werden.

Neben der klaren Strukturierung bewährt sich in der Praxis die eindeutige Zuordnung der verantwortlichen Rolle zu den Prozessaktivitäten und Ergebnissen.

Inhaltliche Abhängigkeiten zwischen Input und Ergebnissen eines Prozesses
Inhaltliche Abhängigkeiten zwischen Input und Ergebnissen eines Prozesses
(Bild: msg)

V-Modell-XT-konformes Projektmanagement

Um als V-Modell-XT-konform zertifiziert zu werden, musste das Methodenhandbuch einige zentrale Anforderungen erfüllen:

  • Die Beschreibung des organisationsspezifischen Prozesses muss vollständig, verständlich und konsistent sein, um die Güte der Prozessmodellierung zu gewährleisten.
  • Die im Projektverlauf entstehenden Produkte, die Beziehungen zwischen diesen Produkten, die Aktivitäten zu deren Erstellung sowie die Modellierung von Projektabläufen müssen vollständig beschrieben sein.

Nach der Prüfung durch die Siemens AG hat der WEIT e.V. als zuständige Zertifizierungsinstanz die Konformität des Methodenhandbuchs mit dem V-Modell XT bestätigt. Damit liegt erstmals eine zertifizierte Prozessbeschreibung vor, die nicht aus dem V-Modell XT abgeleitet wurde.

Effizientes Projektmanagement durch schlanke Prozesse

Das Methodenhandbuch kann von allen Einheiten der Öffentlichen Verwaltung für Auftraggeber-seitige Prozesse in IT-Projekten genutzt werden. Durch seine offene und flexible Struktur lässt es sich auf unterschiedliche Vorhaben wie Individualentwicklung oder SAP-Projekte übertragen. Ein Vorteil des Methodenhandbuchs ist die detaillierte Beschreibung der Aktivitäten im Rahmen des Lieferantenmanagements, die für beide Seiten klare Anforderungen und Qualitätsmaßstäbe darlegt.

„Das neu entwickelte Methodenhandbuch trägt dazu bei, die Anwendung des V-Modell XT in unseren IT-Projekte einfacher zu gestalten“, erläutert Mike Rösler, Projektleiter PMO beim DLZ-IT. „Insbesondere die enge Verknüpfung der Aktivitäten zur Projektsteuerung mit den Aktivitäten zur Erzeugung von Projektergebnissen vereinfachen die Projektplanung und die Verfolgung des Projektverlaufs deutlich.“

Das Methodenhandbuchs kann über die eMail-Adresse Auftragsleitstelle@ba-dlz-it.bund.de angefordert werden.

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