Best Practice: Verwaltung bei der AOK

Herzstück der Volltextrecherchen

| Redakteur: Susanne Ehneß

Empfang einer Arztpraxis
Empfang einer Arztpraxis (Bild: AOK Mediendienst)

Die Rechts- und Widerspruchsabteilungen der AOK vertrauen bei der Verwaltung juristischer Dokumente auf „Abbyy Recognition Server“ – eingebunden in das Legal-Management-System „AOK Lecare“. So können digitalisierte Dokumente in recherchierbare PDFs umgewandelt werden.

Um juristische Dokumente zu verwalten, arbeiten die Rechts- und Widerspruchsabteilungen der AOK mit der Legal-Management-Software von Lecare, die an die speziellen Bedürfnisse gesetzlicher Krankenversicherungen angepasst wurde. „AOK Lecare“ dient der elektronischen Archivierung und Bearbeitung von Akten und Gerichtsurteilen, hilft bei der Erstellung juristischer Schreiben und will standortübergreifende Recherchemöglichkeiten bieten.

Herausforderung

Unter diesen Rahmenbedingungen sollte die Durchsuchung von gescannten Dokumenten der Krankenkassen ermöglicht werden, um in den umfangreichen Akten über eine Volltexterkennung zu recherchieren.

Als geeignet erwies sich die Erkennungsleistung von „Abbyy Recognition Server“. „Das betrifft sowohl die allgemeine Texterkennung als auch die Erfassung einzelner Besonderheiten der deutschen Sprache, wie zum Beispiel Umlaute“, erklärt Björn Henning, IT-Referent, Justitiariat beim AOK-Bundesverband. „Besonders beeindruckend ist, dass die Fehlerquote von ‚Abbyy Recognition Server‘ bei unter drei Prozent nicht erkannter Zeichen lag.“ Diese drei Prozent betreffen dabei laut Henning nur Sonderfälle wie Stempelsiegel oder Unterschriften und seien damit so gut wie vernachlässigbar.

Nach umfangreichen Analysen leitete der AOK-Bundesverband schließlich die Testphase ein, seit April 2012 ist Abbyy produktiv im Einsatz. Die Lösung ist direkt in „AOK Lecare“ eingebunden. Die Besonderheit: Die Lösung verknüpft einzelne digitale Schriftstücke mit detaillierten Metadaten, sodass sich Referenzdokumente auffinden und durchsuchen lassen – sowohl ältere, bereits archivierte Akten und Urteile als auch neu eingehende juristische Dokumente.

Sie werden dazu als Bild-PDF eingescannt und automatisch an Abbyy weitergeleitet. Die Lösung wandelt das Bild-PDF in ein PDF um, das sich durchsuchen und bearbeiten lässt, führt eine Volltexterkennung durch und liest geeignete Metadaten aus. Die digitalisierten Dokumente werden anschließend über den „AOK Lecare“-eMail-Connector an die bereits elektronisch archivierte Akte gesendet und eingefügt. Als Speicherplatz dient eine Oracle-Datenbank.

Keine Medienbrüche mehr

Mit Abbyy habe der AOK-Bundesverband ein neues Kapitel für die Rechts- und Widerspruchsabteilung begonnen: Anwender müssten sich jetzt nicht mehr auf einige wenige Stichwörter beschränken, sondern könnten bei ihren Recherchen viele unterschiedliche Suchbegriffe nutzen. Letzte Medienbrüche in der Archivierung und Nutzung der elektronischen Fallakten ließen sich vollständig beseitigen. „Dank der nahtlosen Integration in den bestehenden Arbeitsprozess ist die Capture-Lösung von Abbyy zum integralen Bestandteil unseres Systems geworden“, so Henning.

Björn Henning, IT-Leiter beim AOK-Bundesverband
Björn Henning, IT-Leiter beim AOK-Bundesverband (Bild: AOK)

Die Akzeptanz bei den Mitarbeitern wächst. Anfangs wurde nur ein Schriftstück pro Tag über Abbyy eingescannt und verarbeitet, heute sind es sechs Dokumente pro Tag. „Das klingt im ersten Moment nicht besonders viel, doch ist zu bedenken: Ein juristisches Schriftstück kann 200 Seiten umfassen. So ist man derzeit bei bis zu 1.200 eingescannten Seiten pro Tag – Tendenz steigend“, resümiert Henning.

Kommentar zu diesem Artikel abgeben

Schreiben Sie uns hier Ihre Meinung ...
(nicht registrierter User)

Zur Wahrung unserer Interessen speichern wir zusätzlich zu den o.g. Informationen die IP-Adresse. Dies dient ausschließlich dem Zweck, dass Sie als Urheber des Kommentars identifiziert werden können. Rechtliche Grundlage ist die Wahrung berechtigter Interessen gem. Art 6 Abs 1 lit. f) DSGVO.
Kommentar abschicken
copyright

Dieser Beitrag ist urheberrechtlich geschützt. Sie wollen ihn für Ihre Zwecke verwenden? Infos finden Sie unter www.mycontentfactory.de (ID: 42590220 / Fachanwendungen)