IT-Konsolidierung der Bundesverwaltung

Herausforderungen der Betriebskonsolidierung

| Autor / Redakteur: Christian Jungbluth und Christoph Steens, BearingPoint / Manfred Klein

Behörden müssen bereits vor Beginn der Betriebskonsolidierung im Rechenzentrum die organisatorischen Aufgaben bewältigen
Behörden müssen bereits vor Beginn der Betriebskonsolidierung im Rechenzentrum die organisatorischen Aufgaben bewältigen (© chayathon2000 – stock.adobe.com)

Die Bundesbehörden bereiten sich auf die Konsolidierung ihrer IT vor. Das Projekt wird nicht nur zu einem nachhaltigen Kulturwandel­ in den Bundesverwaltungen führen, sondern auch auf andere Behörden ausstrahlen.

Das auf dem Kabinettsbeschluss vom 20. Mai 2015 basierende Projekt zur IT-Konsolidierung der unmittelbaren Bundesverwaltung ist in vollem Gange. Neben der IT-­Beschaffungsbündelung und der IT-Dienstekonsolidierung bereiten sich die Bundesbehörden derzeit auf die Überführung ihrer IT-Betriebe bis Ende 2022 vor. Die Betriebskonsolidierung beschreibt dabei die Überführung des IT-Betriebs der Behörden zu einem der beiden IT-Dienstleister des zukünftigen Leistungsverbundes aus ITZBund und BWI.

Ein wesentliches Teilziel der Betriebskonsolidierung stellt die Etablierung einer Schnittstelle hin zu den IT-Dienstleistern des Leistungsverbunds dar, die zukünftig Basis-, Querschnitts- und Infrastrukturdienste als zentrale „Full-Service-Provider“ erbringen sollen. Das individuelle Behördenprojekt dient dazu, im Rahmen der IT-Konsolidierung des Bundes die behördeneigene IT-Konsolidierung vorzubereiten, durchzuführen und erfolgreich abzuschließen.

Für die Durchführung des standardisierten Migrationsprozesses bedarf es allerdings Anpassungen der IT-Organisation innerhalb der jeweiligen Behörde, um die Projektfähigkeit hinsichtlich der Betriebskonsolidierung zu erlangen. Diese Vorbereitung birgt Herausforderungen, die die Behörden im Vorfeld des Projektes überwinden müssen.

Für eine erfolgreiche Durchführung ist es zunächst erforderlich, sich mit den in den Konzepten enthaltenen Rollen, Aufgaben und Prozessen zu befassen und diese in Anlehnung an den eigenen organisatorischen Aufbau der Behörde zu strukturieren.

Des Weiteren muss der erforderliche Soll-Zustand zur Erreichung der Projektfähigkeit dem Status quo der eigenen IT-Organisation gegen­übergestellt werden, um mögliche Differenzen zu ermitteln und mit geeigneten Maßnahmen zu begegnen. Ausgehend von diesen Ergebnissen kann sich die Behörde für die bevorstehende Betriebskonsolidierung rüsten.

Konkret stellt die bevorstehende Migration die Behörden vor diverse Herausforderungen:

1. Vordefinierte Rollen

Über den gesamten Verlauf der Überführung des IT-Betriebs sind die benötigten Rollen zur erfolgreichen Durchführung des Migrationsprozesses auf Basis von Kenntnissen, Fähigkeiten, Aufgaben und Verantwortlichkeiten definiert. Das zugehörige Konzept liefert ferner erweiterte Empfehlungen für die Besetzung vereinzelter Rollen. Aufgabe der Behörde wird es sein, diese Rollen rechtzeitig mit geeignetem Personal zu besetzen.

2. Aufbau von qualifiziertem Personal

Die Behörden kämpfen bereits heute mit fehlendem Personal beziehungsweise nicht ausreichend besetzten Rollen innerhalb Ihrer IT-Organisation. Zukünftig wird dieser Zustand durch die Notwendigkeit weitere Rollen in Vorbereitung auf die IT-Konsolidierung des Bundes durch qualifiziertes Fachpersonal zu besetzten, verstärkt.

3. Durchschreiten der Q­uality Gates

Verteilt über den Migrationsprozess sieht das Konzept für die Betriebskonsolidierung vereinzelte Quality Gates vor. Das Durchschreiten der Quality Gates wird jeweils durch einen festgelegten Satz qualitativer Prüfkriterien gewährleistet. Ein notwendiges Bewusstsein für die mit den Quality Gates verbundenen Prüfkriterien muss zum einen bereits zu Beginn der Überführung geschaffen werden. Zum anderen obliegt es der jeweiligen Behörde, die Entwicklung des Projektes entlang des Migrationsprozesses anhand der jeweils bevorstehenden Prüfkriterien zu bewerten.

4. Beteiligung aller Behördenabteilungen

Neben der Betrachtung überführungsfähiger IT-Leistungen müssen darüber hinaus Bereiche wie „Personal“ im Rahmen von Ist-Erhebungen beurteilt werden. In Folge dessen ist es wichtig, alle Abteilungen der Behörde außerhalb der eigenen IT-Organisation in den Prozess der Vorbereitung zu integrieren. Die Transformation wird sich nicht nur auf die gelebten Prozesse und IT-Organisationstrukturen auswirken, sondern wird auch einen nachhaltigen Kulturwandel in den Verwaltungen mit sich bringen.

5. Vorbereitung auf den ­Regelbetrieb

Nach erfolgreichem Abschluss des Projektes stehen die Behörden dem Leistungsverbund zukünftig als Auftraggeber gegenüber und müssen sich somit während der Migration auf Ihre Position als Auftraggeber vorbereiten. Analog zu den Rollen für das Behördenprojekt kommen für den späteren Regelbetrieb gleichermaßen notwendige Rollen zur Steuerung des IT-Dienstleisters zum Tragen. Dieser konkrete Wandel des Rollenumfangs muss ebenfalls bereits zu Beginn des Projektes bewusst geplant werden.

Es zeigt sich, dass Behörden bereits vor Beginn der Betriebskonsolidierung anstehende Aufgaben bewältigen müssen. Basierend auf der Begleitung erster Projekte empfiehlt sich dazu die Planung einer „Ausrichtungsphase auf das Behördenprojekt“. Kulturwandel, Quality Gates als auch eine mehrstufige Veränderung des Rollenumfangs im Behördenprojekt bedürfen einer frühzeitigen Vorbereitung. Nur so kann ein hoher Grad an Planungssicherheit mit Blick auf das Behördenprojekt und den nachfolgenden Regelbetrieb gewährleistet werden und die Überführung des IT-Betriebes bestmöglich gelingen.

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