eGovernment im Land Berlin Hauptstadt will raus aus der Servicewüste

Redakteur: Manfred Klein

Das Land Berlin steht bei der Einführung von eGovernment vor großen Herausforderungen. eGovernment Computing sprach mit dem Landes-CIO, Staatssekretärin Sabine Smentek, über den aktuellen Projektstand.

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Berlins langer Weg zur Digitalisierungshauptstadt
Berlins langer Weg zur Digitalisierungshauptstadt
(Bild: ©Stefan Yang - stock.adobe.com)

Frau Smentek, im Koalitionsvertrag heißt es über die Umsetzung von eGovernment, dass schon 2017 alle erforderlichen personellen und finanziellen Voraussetzungen für die Steuerung und Umsetzung des Prozessmanagements in allen Behörden geschaffen und Organisationsbereiche entsprechend gestärkt werden sollen ...

Smentek: Um die Voraussetzungen für ein erfolgreiches landesweites Geschäftsprozessmanagement und die Digitalisierung unserer Prozesse voranzutreiben, arbeiten wir derzeit in mehreren Handlungsfeldern parallel.

Unser im vergangenen Jahr verabschiedetes eGovernment-Gesetz legt Wert auf die Optimierung und Digitalisierung von Arbeitsprozessen der Berliner Verwaltung. Ein gesamtstädtisch koordiniertes Geschäftsprozessmanagement gab es in der Vergangenheit nicht. In diesem Jahr haben wir nach einem intensiven Austauschprozess mit den Behörden des Landes das Einführungskonzept für ein gesamtstädtisches Geschäftsprozessmanagement beschlossen, das ganz klare Aufgaben und Rollen für die einzelnen Behörden für die Definition von Arbeitsprozessen im Zusammenhang mit der Digitalisierung definiert. Neben dem Aufbau von Geschäftsprozessmanagementbereichen in den Senatsverwaltungen wird auch in jedem der zwölf Bezirksämter eine Organisationseinheit für Geschäftsprozessmanagement und Digitalisierung eingerichtet.

Hierzu gehört auch die Schaffung der personellen und finanziellen Voraussetzungen. Wir reden hier nicht über eine Stärkung der entsprechenden Organisationsbereiche, sondern es geht in den meisten­ Behörden überhaupt erst einmal um den Aufbau von Organisations- und Prozessmanagementkompetenz. Der Entwurf des Senats von Berlin für den Doppelhaushalt 2018/2019 beinhaltet hierfür die ersten personellen und finanziellen Ressourcen. Bereits Ende des vergangenen Jahres konnten wir uns mit der Senatsverwaltung für Finanzen auf eine Anschubfinanzierung für den personellen Aufbau des gesamtstädtischen Geschäftsprozessmanagements verständigen.

Wenn das Abgeordnetenhaus zustimmt, werden künftig in den Senats- und Bezirksverwaltungen über 50 Stellen mit Fachleuten für die Verbesserung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen besetzt sein.

Der Anfang ist also gemacht. Meine Aufgabe wird es sein, die Arbeit methodisch und technisch zu unterstützen sowie die Fortschritte und Ergebnisse in den Behörden zu bewerten, um hier bei Bedarf noch nachzujustieren.

Im Zuge der Digitalisierung der Berliner Verwaltung soll auch die Rolle des IT-Dienstleistungszentrum ITDZ gestärkt werden. Wie soll das im Einzelnen erreicht werden?

Smentek: Dem ITDZ kommt nach dem Berliner eGovernment-Gesetz eine zentrale Rolle zu. Es stellt allen Behörden und Einrichtungen der Berliner Verwaltung die verfahrensunabhängige IKT sowie IT-Basisdienste zur Verfügung. Hierfür besteht eine Abnahmepflicht für fast alle Berliner Behörden. Dies bedeutet für alle Beteiligten eine erhebliche Veränderung, denn bisher ist der IKT-Betrieb dezentral organisiert. Natürlich kann dieser nicht von heute auf morgen zum ITDZ migriert werden. Dies wird ein längerer Prozess sein, der stufenweise angelegt ist. Wir werden hierzu im Senat noch in diesem Jahr ein IKT-Migrationsprogramm beschließen, damit alle Beteiligten sich rechtzeitig auf die notwendigen Veränderungen und Vorarbeiten einstellen können.

Auf diese große Herausforderung muss sich auch das ITDZ vorbereiten. Es befindet sich also selbst in einem Transformationsprozess. Um die neuen Aufgaben bewältigen zu können, standardisiert und optimiert das ITDZ seine Betriebsprozesse und baut die Kapazitäten seiner Rechenzentren und der IKT-Infrastruktur insgesamt aus. Das ITDZ wird wachsen – hierfür benötigen wir auch in fast allen Bereichen mehr Personal. Das ITDZ bildet daher selbst aus und weitet seine Kooperation mit Hochschulen – derzeit schon im Rahmen eines dualen Studienganges – im nächsten Jahr aus. Die erforderlichen Investitionsmaßnahmen finanziert das Land Berlin.

Die Berliner IKT-Steuerung muss auch in die Bezirke getragen werden. Wie sieht die dazu gehörende Kommunikations- und Change-Management-Strategie aus?

Smentek: Sie haben Recht; dasselbe gilt aber auch für Senatsverwaltungen und nachgeordnete Einrichtungen. Auch diesem wichtigen Aspekt trägt das Berliner eGovernment-Gesetz Rechnung: Im IKT-Lenkungsrat, der zur Unterstützung der Umsetzung des eGovernment-Gesetzes eingerichtet wurde, sind Staatsekretärinnen und Staatssekretäre aller Ressorts und Bezirksamtsmitglieder aller Bezirke – überwiegend die Bezirksbürgermeisterinnen und Bezirksbürgermeister – sowie beratend der Hauptpersonalrat, die Hauptschwerbehindertenvertretung und auch die Berliner Datenschutzbeauftragte vertreten. Hier werden alle strategischen Konzepte und Projekte für IKT, eGovernment und Veraltungsmodernisierung beraten und abgestimmt.

„Unterhalb“ dieses IKT-Lenkungsrats wurden ebenfalls ressort- und bezirksübergreifende vorbereitende Gremien und Arbeitskreise zu den Themen IT- und Geschäftsprozessmanagement gebildet. Auf dieser Grundlage hat sich eine tragfähige und akzeptanzstiftende Kommunikationskultur etabliert, die sowohl Top-Down als auch Bottom-Up funktioniert.

Im Laufe dieses Jahres haben meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Rahmen einer groß angelegten „Roadshow“ in bislang mehr als 30 Vor-Ort-Terminen in fast allen Senatsverwaltungen und allen Bezirken die aus dem eGovernment-Gesetz resultierenden Veränderungen vorgestellt und diskutiert. So wurde ein breites Spektrum von Führungskräften erreicht. Bestandteil aller Umsetzungsprojekte ist darüber hinaus die breite Kommunikation und Mitwirkung möglichst vieler Beschäftigter in den Veränderungsprozess. Gleichzeitig setzen wir bei allen Maßnahmen und Aktivitäten auf größtmögliche Transparenz und unterhalten hierzu im allen Beschäftigten der Berliner Verwaltung zugänglichen Intranet Bereiche zu den Themen „Geschäftsprozessmanagement“ und „Digitalisierung“.

Die Struktur der Berliner Verwaltung ist komplex, so ist der Wirtschaftssenat für die Smart-CityProjekte zuständig, während die Verwaltungsdigitalisierung im Innensenat angesiedelt ist. Hinzu kommt die eben angesprochene Situation in den Bezirken. Inwiefern wäre also für eine Umsetzung der Digitalisierungs- und eGovernment-Strategie eine zentrale Stelle für Digitalisierung im Berliner Senat sinnvoll?

Smentek: Ich möchte nicht, dass hier Missverständnisse entstehen: die Koordination aller Handlungsfelder der Berliner Smart-City-Strategie liegt bei der Senatskanzlei. Der www.berlin.de/rbmskzl/medien/digitalisierung/ veröffentlichte Bericht der Senatskanzlei zur „Digitalen Hauptstadt Berlin“ macht die Vielfalt der Handlungsfelder deutlich. Insgesamt zielt das Smart-City-Konzept darauf ab, die Attraktivität und Lebensqualität Berlins zu bewahren und möglichst zu steigern.

Gerade Berlin als wachsende Stadt, deren Einwohnerzahl für das Jahr 2030 auf ca. 4 Millionen prognostiziert wird, steht vor der Aufgabe, auf verschiedenen Handlungsfeldern – und mithin in allen Ressorts – intelligente Strategien zu entwickeln und umzusetzen, die der Erfüllung der öffentlichen Aufgaben dienen und gleichzeitig im Einklang mit Berlins „Smart-City“- Konzept stehen.

Jedes Fachressort verantwortet dabei die Umsetzung seiner Handlungsfelder, weil hier die Fachkompetenz vorhanden ist. Deshalb liegt die Verantwortung für die Umsetzung der Digitalisierungs- und eGovernment-Strategie innerhalb der Berliner Verwaltung bei der Senatsverwaltung für Inneres und Sport, der IKT-Staatssekretärin. Mir obliegt also die Steuerungsverantwortung zur Sicherung der zwei wesentlichen Ziele des Berliner eGovernment-Gesetzes: Wir sorgen zum einen für mehr, nutzerfreundliches und sicheres eGovernment für Bürgerinnen, Bürger und Wirtschaft, und gewährleisten zum anderen innerhalb der Verwaltung eine standardisierte IKT-Ausstattung für mehr Leistungsfähigkeit, Wirtschaftlichkeit und IT-Sicherheit.

Mit Blick auf Ihre Fragestellung: Ich stehe in einem ständigen Austausch mit meinem Kollegen, Herrn Staatsekretär Rickerts von der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe. Mein Kollege ist u.a. für die Umsetzung der Berliner Open-Data-Ziele verantwortlich, die ja vor allem für die Wirtschaft erhebliche Potenziale bietet. Hier stimmen wir uns eng ab. Eine konkrete Zusammenarbeit erfolgt darüber hinaus zum Beispiel mit den Kammern (IHK und HWK Berlin), die die Interessen der Berliner Wirtschaft bei der Modernisierung der Berliner Verwaltung vertreten.

Ich glaube, die Ziele der Rot-Rot-Grünen Landesregierung lassen sich in der derzeitigen Struktur gut umsetzen. Jetzt stehen in Berlin Inhalte und Ergebnisse im Vordergrund und keine Zuständigkeitsdebatten. Das erwarten die Berlinerinnen und Berliner zu Recht von der Politik.

Eines der zentralen Projekte in Berlin – wie in anderen Bundesländern auch – ist die Einführung der elektronischen Akte. Wie sehen die nächsten Projektschritte aus?

Smentek: Die Einführung der elektronischen Akte in allen Berliner Verwaltungen mit rund 65.000 Arbeitsplätzen ist nur vordergründig ein Technik-Projekt. Die Erfahrungen aus den Berliner Pilotprojekten zeigen, dass vor dem praktischen Einsatz viele arbeitsorganisatorische Vorbereitungen in den jeweiligen Behörden erforderlich sind.

Nach der aktuellen Planung wird die angestrebte standardisierte und verwaltungsweit einsetzbare eAkten-Lösung im 4. Quartal 2020 verfügbar sein. Auf dieser Basis soll dann in parallelen Prozessen die Einführung der elektronischen Aktenführung mithilfe zentraler und externer Unterstützung – aber letztlich in Eigenverantwortung der Berliner Behörden – erfolgen.

Neben der Beschaffung von Lizenzen für eine landesweite eAkten-Software ist auch die Vergabe externer Dienstleistungen, etwa zur Erstellung von Konzepten zum Aufbau des IKT-Basisdienstes sowie insbesondere zur Organisationsberatung bei der Einführungsunterstützung der eAkte in den einzelnen Behörden vorgesehen. Die Gesamtsteuerung des Prozesses übernimmt die IKT-Steuerung in der Senatsverwaltung für Inneres.

Im Vorfeld werden wir landesweite Regelungen, wie zum Beispiel die gemeinsame Geschäftsordnung (GGO) anpassen. Und wir erarbeiten derzeit ein Umsetzungskonzept, das wir den Berliner Behörden zur Verfügung stellen werden. Hierbei werden auch die Erfahrungen der bisher durchgeführten eAkten-Pilotprojekte der Berliner Verwaltung berücksichtigt. So können sich alle Berliner Verwaltungen organisatorisch – mit der notwendigen externen Unterstützung – auf die Einführung der elektronischen Akte vorbereiten. Dieses im Ergebnis handlungsleitende Umsetzungskonzept „eAkte-Ready“ wird Anfang 2018 vorliegen.

Welches sind die nächsten großen Projekte in Berlin und die dazugehörende Roadmap?

Smentek: Neben der eAkte arbeiten wir gerade mit Hochdruck an der Einführung eines Service-Kontos für die einheitliche Identifizierung der Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen zu den Online-Angeboten der Berliner Verwaltung. Das Motto hier ist – wie zum Beispiel beim Online-Banking: einmal anmelden, identifizieren und dann loslegen! Dabei werden wir zunächst vier Online-Dienste mit hohen Fallzahlen an das zentrale Service-Konto anbinden: die Beteiligungsplattform mein.berlin.de, den Gewerbeservice des Einheitlichen Ansprechpartners unter ea.berlin.de die Online-Beantragung von Kita-Gutscheinen sowie die Online-Bestellung von Parkvignetten für die in den Bezirken ausgewiesenen Anwohnerparkzonen. Der Start dieses den personalisierten Zugang eröffnenden Service-Kontos ist zum Jahreswechsel 2017/18 vorgesehen. Auf dieser Basis werden wir sukzessive unser „Online-Portfolio“ unter dem Dach des zentralen Service-Portals erweitern, welches bereits heute rund 75 Online-Verfahren unterschiedlicher Art und Qualität bereithält.

Im Fokus steht dabei eine im Wesentlichen nach den Dimensionen „Kundennutzen“ und „Wirtschaftlichkeit“ priorisierte „TOP-100-Liste“ von Verwaltungsleistungen. Zur effizienten Umsetzung von gebührenpflichtigen Verwaltungsleistungen steht uns dabei auch ein verwaltungsweit einsetzbares ePayment-Verfahren zur Verfügung. Damit erreichen wir sukzessive unser Ziel, künftig viele Verwaltungsbesuche überflüssig zu machen.

Darüber hinaus entwickeln wir derzeit ein digitales Antragsmanagement, das künftig die einheitliche technische Schnittstelle vom Serviceportal zu den jeweiligen Fachverfahren sein wird. Dieser technische Dienst wird auch die Barrierefreiheit, die Nutzerfreundlichkeit und die standardisierte Abwicklung formularbasierter Prozesse sicherstellen. Dieses, auf der Basis einer bereits beim Einheitlichen Ansprechpartner eingesetzten Prozessplattform weiterentwickelte System wird im 1. Quartal 2019 zur Verfügung stehen.

Insgesamt bilden Service-Portal, Service-Konto, ePayment und Antragsmanagement die wesentlichen verfahrensunabhängigen Bausteine zur Umsetzung der gesetzlich ab 1. Januar 2020 vorgeschriebenen elektronischen Verfahrensabwicklung.

Sie sehen also, wir haben arbeiten an allen Baustellen gleichzeitig für die Umsetzung des E-Government-Gesetzes, um die gesetzlichen Fristen zu erreichen und vor allem die Servicequalität der gesamten Berliner Verwaltung zu erhöhen.

Insgesamt denke ich, dass das Land Berlin mittlerweile gut aufgestellt ist; auch vor dem Hintergrund des Online-Zugangsgesetzes, welches ja bekanntermaßen Bund und Länder verpflichtet, innerhalb von 5 Jahren ihre Verwaltungsleistungen online über Portale anzubieten und darüber hinaus die Portale zu einem Portalverbund mit einheitlichen, interoperablen Nutzerkonten zu verknüpfen.

Wir haben die letzten 11 Monate seit Beginn der Legislaturperiode gut genutzt. Die Roadmap steht, die Rahmenbedingungen stimmen – und wir legen jetzt richtig los!

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