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Hamburger Informations-Management Hansestadt startet Pilotprojekt

| Redakteur: Manfred Klein

Die Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg verwaltet den Haushalt und die Steuereinnahmen sowie Vermögen, Beteiligungen und Liegenschaften der Stadt. Neben der Verwaltung der Finanzen ist die grundlegende Reform der hamburgischen Verwaltung ein wichtiges Ziel der Behörde. Dabei legt die Finanzbehörde großen Wert auf eine effiziente Informations- und Kommunikationstechnologie.

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Hamburg baut Office 2010 in eGovernment ein
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( Archiv: Vogel Business Media )

Ein wichtiges Themenfeld ist in diesem Zusammenhang die Schriftgutverwaltung. Im Rahmen des Projekts „Hamburger Informations-Management“ (HIM) wurde nach einer Lösung gesucht, wie Entscheidungsvorgänge elektronisch vollzogen werden können, um Entscheidungen schneller herbeiführen und Laufzeiten verkürzen zu können. Es ging dabei auch darum, Microsoft-Office-Dokumente reibungslos in elektronische Akten zu integrieren. Das Projekt HIM wird auf der Basis der Standardfunktionalität von Microsoft SharePoint 2010 einen HIM-Workflow für elektronische Entscheidungsvorgänge realisieren. Dazu wird den Anwendern eine Dokumentenbibliothek zur Verfügung gestellt, in der für jeden Entscheidungsvorgang eine Mappe (document-set) angelegt werden kann. Alle für die Entscheidung relevanten Dokumente können dann in dieser Mappe abgelegt werden. An der Mappe kann dann der HIM-Workflow definiert und gestartet werden. Der Workflow-Ablauf wird in der Mappe protokolliert und nach Ablauf des Workflows als Dokument aufbereitet.

Der letzte Schritt im HIM-Workflow ist immer eine „Abschlussverfügung“. Dabei werden Dokumente der Mappe an die elektronische Akte übergeben. Da in der elektronischen Akte zukünftig im Format „PDF/A“ abgelegt werden soll, werden Dokumente der Mappe vor der Übergabe an die elektronische Akte in dieses Format umgewandelt. Die Funktionen der Abschlussverfügung sollen dabei so implementiert werden, dass sie auch außerhalb des HIM-Workflows genutzt werden können.

Die Finanzbehörde beschäftigt sich intensiv mit dem Einsatz von Microsoft-Lösungen in der Hamburger. Dabei stellte sich bei ersten Tests von Microsoft Office 2010 heraus, dass die sogenannte Backstage-Funktion – erstmalig in Microsoft Office 2010 verfügbar – die Ablage von Office-Dokumenten in elektronischen Akten unterstützt. Die Backstage-Ansicht ersetzt das Dateimenü in allen Kernanwendungen von Microsoft Office 2010. Die Erweiterbarkeit der Backstage-Ansicht wurde bereits in einer Machbarkeitsstudie für die Hamburger Finanzbehörde untersucht. Das Pilotprojekt zur Einführung von Microsoft Office 2010 und der Nutzung der Backstage-Ansicht im Rahmen des Projektes Hamburger Informations-Managements läuft bereits.

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