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Best Practice: Softphone Gut gerüstet für Corona

| Redakteur: Susanne Ehneß

Mit großem Bedacht hatte man im Landratsamt Traunstein eine neue Kommunikationslösung ausgewählt, denn man wollte für die Zukunft gerüstet sein und die Basis für moderne Arbeitsplatzkonzepte schaffen. Dann kam Corona – und die Investition in die Zukunft entpuppte sich als wertvolles Rüstzeug für die Pandemie.

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An nur einem Wochenende wurden für 600 Mitarbeiter Softphones eingerichtet – ohne einen einzigen Arbeitsplatz-Rechner anzufassen
An nur einem Wochenende wurden für 600 Mitarbeiter Softphones eingerichtet – ohne einen einzigen Arbeitsplatz-Rechner anzufassen
(© C4B)

Als sich der Lockdown abzeichnet, ist die erste Frage an die IT: „Können wir die Kollegen ins Homeoffice schicken?“ Eine Frage, die Peter Frimmel und seine Kollegen aus der IT-Abteilung schnell beantworten können: „Ja, wir bekommen das hin.“ Das IT-Team aus dem Landratsamt Traunstein hatte in der Vergangenheit bereits viele Erfahrungen mit Heimarbeitsplätzen gesammelt. Aber durch die Corona-Krise nimmt das Thema „Homeoffice“ schlagartig ganz neue Dimensionen an: Innerhalb von kürzester Zeit mussten viele Prozesse umgestellt werden.

Hintergrund: Aufgrund der Abstandsregelungen durfte in jedem Büro nur noch ein Mitarbeiter sitzen. Dies war nur möglich, wenn ein Drittel der Belegschaft ins Homeoffice zieht. Für die IT bedeutet das nicht nur, dass jeden Tag rund 200 Mitarbeiter am heimischen Schreibtisch arbeiten. Da die Mitarbeiter sich abwechseln, müssen auf einen Schlag rund 600 Arbeitsplätze „Homeoffice-fit“ gemacht werden.

Digitale Akte

Dadurch, dass das Amt fast flächendeckend bereits mit der digitalen Akte arbeitet, ist eine wichtige Voraussetzung bereits erfüllt. Das drängendste Thema ist nun die Sicherstellung der Kommunikation: „Als Landratsamt ist unsere Telefonlast zu jeder Zeit überdurchschnittlich hoch“, berichtet Frimmel. „Aber in Krisenzeiten ist die Verwaltung ganz besonders gefordert, ein offenes Ohr für die Bürger zu haben.“ An nur einem Wochenende stellte die IT Abteilung die gesamte Kommunikation der Verwaltung auf Softphone um.

„Der Vorteil vom Softphone ist klar: Jeder Mitarbeiter ist unabhängig von seinem Arbeitsort immer unter seiner Durchwahl erreichbar“, erklärt Frimmel. So merken die Bürger keinen Unterschied, ob ihr Anruf im Amt oder im Homeoffice entgegengenommen wird. „Dank Softphone reichen im Homeoffice Headset und PC zum Telefonieren. Und auch im Büro können sich die Kollegen praktisch an jeden beliebigen Schreibtisch setzen“, so Frimmel. „Das gibt uns die nötige Flexibilität, um die Abstandsregeln einzuhalten.“

Flexibilität

Tatsächlich war Flexibilität auch das Ziel, weswegen sich Frimmel ursprünglich für das Softphone stark gemacht hatte. Bei der Auswahl einer neuen Kommunikations-Lösung entschied sich das Landratsamt für die Unified Communications-Software „XPhone Connect“. „Für uns waren zwei Punkte ausschlaggebend: Das extrem flexible Softphone, das XPhone an Bord hat. Und dass der Hersteller C4B aus der Region kommt“, betont Frimmel. „Der direkte Draht zum Hersteller ist für uns ein großer Gewinn: Viele unserer Anforderungen wurden direkt umgesetzt.“

Das Softphone war zum einen gedacht, um „Außenposten“ des Landratsamtes anzubinden: So telefonieren dank Softphone auch Kollegen, die 40 Kilometer entfernt an der Landkreisgrenze sitzen, mit der gleichen Amtsvorwahl. Zum anderen verteilen sich die Amtsstellen des Landratsamtes aktuell auf mehrere Gebäude. Teilen sich mehrere Mitarbeiter, die beispielsweise in Teilzeit sind oder regelmäßig im Homeoffice arbeiten, einen Schreibtisch, lassen sich so perspektivisch die Kosten deutlich senken.

Eine Strategie, die sich nun viel schneller auszahlt als gedacht. Dank XPhone kann Peter Frimmel allen Mitarbeitern in kurzer Zeit ein Softphone einrichten – und das, ohne einen einzigen Arbeitsplatz-Rechner anfassen zu müssen. „Der XPhone Client war bereits bei fast allen Mitarbeitern installiert“, so Frimmel. „Wir mussten nur noch in der Administrations-Oberfläche die Berechtigung freischalten.“

Live-Betrieb

Nach einer einwöchigen Testphase geht das Landratsamt Traunstein in den Live-Betrieb. Und der bringt in Zeiten von Corona ganz neue Herausforderungen mit sich. „Im Gesundheitsamt haben uns zwischenzeitlich Mitarbeiter aus anderen Fachbereichen und Medizin-Studenten unterstützt, um die Nachverfolgung der Corona-Infektionen zu bearbeiten“, berichtet Frimmel. Dank der „AnyDevice Only“-Option brauchen XPhone-User keine CTI-Leitung: So lassen sich die zusätzlichen Mitarbeiter komplett ohne Hardware-Telefon einrichten und diese können direkt loslegen.

Präsenzmanagement: Die Kollegen trotzdem im Blick

Aber nicht nur eine funktionierende Telefonie ist entscheidend. Durch die neue Arbeitssituation ersetzt das Präsenzmanagement den schnellen Blick ins Nachbarbüro: So sehen die Mitarbeiter zum Beispiel im Team-Panel, ob ein Kollege aktuell im Termin ist oder telefoniert. „Als ich den Kollegen gezeigt habe, dass sie sich automatisch via Popup informieren lassen können, wenn ein Kollege wieder erreichbar ist, waren sie hellauf begeistert“, freut sich Frimmel.

Ein weiteres Feature, das das Teamwork trotz räumlicher Trennung entscheidend erleichtert, ist das Screen-Sharing. Mit einem Klick lässt sich der eigene Bildschirm teilen und bei Bedarf auch die Maus- und Tastatursteuerung übergeben. Eine Funktion, die das IT-Team bislang für den Helpdesk genutzt hatte – und die nun dazu beiträgt, dass Kollegen, die kein Büro mehr teilen dürfen, einen gemeinsamen Blick auf den Bildschirm werfen können. Ebenso hilfreich ist die Chat-Funktion für schnelle Abstimmungen im Team.

Natürlich hofft man auch in Traunstein auf eine möglichst baldige Rückkehr zu einem „normalen“ Arbeitsbetrieb. Aber dank digitaler Akte und einer modernen Kommunikations-Lösung können die Mitarbeiter des Landratsamtes auch in Krisenzeiten für den Bürger da sein.

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