Grundlage für zentrale Rechnungsbearbeitung für mehrere Behörden

Kürzere Durchlaufzeiten, eine höhere Prozess-Sicherheit sowie eine papierlose Rechnungsbearbeitung inklusive einer vollständigen Dokumentation – diese Vorteile erhofft sich das Bundesverwaltungsamt (BVA) in Köln von der webbasierenden Anwendung MACH-Rechnungsworkflow, mit der der zentrale Dienstleister des Bundes künftig arbeiten wird.

Damit will die Bundesoberbehörde Einsparpotenziale nutzen, wie Horst Flätgen, Direktor beim Bundesverwaltungsamt, mit einem Blick auf die Rechnungsbearbeitung deutlich macht: „Rechnungen werden häufig von mehreren Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen bearbeitet, die in unterschiedlichen Standorten tätig sein können. Häufig müssen differenzierte Genehmigungs- und Informationsverfahren durchlaufen und spezielle Anforderungen, wie das Mehr-Augen-Prinzip, erfüllt werden. Hierfür ist eine zielgerichtete IT-Unterstützung notwendig.“

Im BVA werden Rechnungsbelege künftig gescannt und in der zentralen Buchhaltung auf die Haushaltsstellen des kameralen Haushalts, die Sachkonten der Finanz- und Anlagenbuchhaltung und die Abrechnungsobjekte der KLR kontiert. Gleichzeitig wird ein Auszahlungsbeleg angelegt. Anschließend durchlaufen die Geschäftsvorfälle ein vorkonfiguriertes Mitzeichnungsverfahren bis zur abschließenden Rechnungsfreigabe.

Jeder Beteiligte wird über seine Bearbeitungsliste automatisch in den Prozess eingebunden und mit den notwendigen Informationen und Fristen versorgt. Die sachliche und rechnerische Richtigkeit der Rechnung lässt sich auf diese Weise komfortabel prüfen und revisionssicher dokumentieren. Die sogenannten Titelverwalter sind in den elektronischen Zeichnungsprozess eingebunden und erhalten über die webbasierende Anwendung zudem die Möglichkeit, die Verfügbarkeit der zugewiesenen Haushaltsmittel zu überwachen und Belege zu recherchieren.

Die Installation im BVA dient auch als Pilotbetrieb für einen möglichen Roll-out des Verfahrens. Um Verwaltungskosten einsparen und Abläufe effizienter gestalten zu können, soll der Rechnungseingang von insgesamt 17 Behörden aus dem Geschäftsbereich des Bundesministeriums des Inneren beim BVA zentralisiert werden. Das heißt: Alle Rechnungsbelege gehen zentral beim BVA ein und werden dort gescannt und anschließend über die Mitzeichnung in den jeweiligen Behörden elektronisch freigegeben.

In einem ersten Schritt sollen 2009 zunächst vier Behörden angeschlossen werden, bis Ende 2010 sind die weiteren 13 Behörden vorgesehen.