Case Study: Advanced Debtor Control von Ciber

Gießener Stadtwerke implementieren neue ADC-Lösung

| Autor: Ira Zahorsky

Matthias Acker (Leiter Kundenservice, SWG), Ingolf Romeike (Ciber) und Rüdiger Hahn (Leiter Forderungsmanagement, SWG)
Matthias Acker (Leiter Kundenservice, SWG), Ingolf Romeike (Ciber) und Rüdiger Hahn (Leiter Forderungsmanagement, SWG) (Bild: Stadtwerke Gießen)

Debitorische Außenstände verringern, rechtzeitig reagieren, wenn Kunden Rechnungen nicht pünktlich bezahlen – die Software-Lösung Advanced Debtor Control (ADC) sorgt für den nötigen Überblick und bietet ein komplettes Forderungsmanagement.

Ciber, System- und Lösungspartner für SAP-basierte IT-Services, hat 2015 Advanced Debtor Control (ADC) bei den Stadtwerken Gießen implementiert. Im Rahmen einer Entwicklungspartnerschaft hat das Beratungshaus die Lösung an die vielfältigen Bedürfnisse der Stadtwerke mit über 800 Mitarbeitern angepasst.

Seit 1. Juli 2015 ist ADC bei den Stadtwerken Gießen (SWG) live im praktischen Einsatz und auch in Zukunft wird die SWG von möglichen Produktverbesserungen aufgrund ihrer Lizenzvereinbarungen profitieren. Das gemeinsame Projekt wurde exakt im vorgesehenen Zeit- und Budgetplan umgesetzt.

Die Stadtwerke der Universitätsstadt versorgen rund 190.000 Menschen in Gießen und Mittelhessen mit Strom, Erdgas und Fernwärme. Das Aufgabengebiet der SWG umfasst jedoch auch den Nahverkehr, die Trinkwasserversorgung und Bäder.

Die Herausforderungen

„Eine große Herausforderung war für uns, zunächst eine gemeinsame Sprachregelung für die technischen Begriffe zu finden“, berichtet Bodo Schmitt, interner SAP-Berater der Stadtwerke Gießen „Daher haben wir uns zu Projektbeginn zusammengesetzt und zunächst die Begriffe genau definiert. Dies hat uns die weitere Arbeit erheblich erleichtert.“

Ciber ADC unterstützt die Stadtwerke Gießen dabei, eine Minimierung der Debitoren-Außenstände und eine kontinuierliche Verbesserung des Debitoren-Controlling-Prozesses zu gewährleisten. „Zuvor war es schwierig, bei Kunden mit vielen Einzelanschlüssen den Überblick zu bewahren“, sagt Rüdiger Hahn, Leiter Forderungsmanagement bei den Stadtwerken Gießen.

Leistungsumfang

Die auf Basis von SAP FI/CA (Vertragskontokorrent) und SAP IS-U (Versorgungsindustrie) laufende ADC-Lösung umfasst drei Bereiche:

  • Die Aging-Analyse dient zur Auswertung und Darstellung offener Posten per Stichtag zum Vergleichstag, die in Kategorien unterteilt sind.
  • Das Alert-Cockpit benachrichtigt bei fachlich definierten Klärfällen in Form von Alerts (Warnmeldungen). Der Anwender verfügt über eine standardisierte Bearbeitungsfunktion, die den Nutzer führt. Diese orientiert sich soweit möglich am SAP-Standard.
  • Der Report-Container besteht aus einem Katalog mit zahlreichen Auswertungsreports in einer fachlichen Themenunterteilung.

Ergebnisse und Ausblick

Die Gießener Stadtwerke können seit der Einführung von Ciber ADC Forderungsausfälle minimieren. ADC bietet ein vollständiges Forderungsmanagement und Revisionsreporting. Damit lässt sich die Zahl der überfälligen Forderungen und der offenen Posten sowie der Forderungsverluste verringern. Bereits kurz nach der Einführung zeichnet sich eine Verringerung der Days Sales Outstanding (DSO) ab.

„Vor allem bei Altforderungen hatten wir teilweise nicht immer gleich im Blick, welche Konditionen wir einzelnen Kunden bisher eingeräumt hatten“, erinnert sich Rüdiger Hahn. „Mit Ciber ADC gelingt es uns leichter, Fall-abhängig zu agieren und so letztlich auch besser auf den konkreten Fall zugeschnittene Angebote zu erstellen.“ Dadurch sei auch ein besserer Kundenservice als zuvor möglich.

Ein geschlossener Regelkreis für die Geschäftsprozesse hilft zudem zukünftig, Schwachstellen im System zu identifizieren.

Die angestrebte Zusammenarbeit mit weiteren Anbietern mit ähnlichen Aufgabenstellungen in Form von regelmäßigen Anwendertreffen ab 2016 ist auch für die SWG wichtig. Matthias Acker, Abteilungsleiter bei den Stadtwerken Gießen: „Wir freuen uns auf den Erfahrungsaustausch, denn davon profitieren alle Beteiligten.“

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