Gewerkschaft der Polizei stoppt Papierakten-Flut

Gewerkschaft punktet mit On-demand-Auskunft

30.10.2008 | Redakteur: Gerald Viola

Überquellende Ordner und ein Aktenarchiv, das am Ende seiner physischen Kapazität war: Dies waren die Gegebenheiten bei der Gewerkschaft der Polizei (GdP) in Bayern vor der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems. Die viel zu langwierige Suche nach Informationen und die verbesserungswürdige Auskunftsfähigkeit gegenüber den Mitgliedern führten schließlich zum Umdenken: Die Umstellung von der konventionellen auf die elektronische Dokumentenverwaltung war beschlossene Sache.

Mit über 15.000 Mitgliedern ist die Bayerische Gewerkschaft der Polizei mit Sitz in München einer der größeren Landesbezirke Deutschlands. Nach ihrer Gründung im Jahr 1953 entwickelte sich die Berufsvertretung zum Sprachrohr der Polizeibeschäftigten im Freistaat. Zu ihrem Aufgabenspektrum gehören sowohl die kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsbedingungen und Laufbahnstrukturen als auch die intensive Vertretungs- und Betreuungsarbeit. Außerdem führt die GdP mit Kompetenz und Sachkenntnis Verhandlungen und Gespräche im Sinne ihrer Mitglieder – so zum Beispiel mit politischen Mandatsträgern sowie den Verantwortlichen der Ministerien. Darüber hinaus vertritt sie mit einer umfassenden Medienarbeit sowie mit Aktionen in der Öffentlichkeit und nicht zuletzt auch mit Demonstrationen die Interessen ihrer Mitglieder.

Die GdP in Bayern ist in neun Bezirksgruppen unterteilt und macht sich für mehr als 15.000 Mitglieder stark. Dies erfordert außergewöhnliches Organisationsgeschick: Täglich landeten unzählige Anfragen, Anträge oder Anregungen in zumeist gedruckter Papierform bei den Mitarbeitern der GdP Landesgeschäftsstelle auf dem Tisch. All diese Dokumente mussten gesichtet, verarbeitet, beantwortet oder weitergeleitet werden.

Um der steigenden Papierflut Herr zu werden, hat die GdP Bayern daher im Februar 2001 beschlossen, ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen. Dazu Alexander Baschek, IT-Leiter der GdP im Landesbezirk Bayern: „Nach umfassenden Recherchen und Gesprächen mit verschiedenen Systemanbietern sowie letztendlich eingehender Tests hat uns die Lösung des Stuttgarter DMS-Anbieters ELO Digital Office überzeugt. Den Ausschlag für unsere Entscheidung hat vor allem das intuitive Arbeiten mit der DMS-/Archiv-Software ELOprofessional gegeben, aber auch deren Flexibilität und Skalierbarkeit.“ Dank der vielseitigen, bereits serienmäßig integrierten Funktionalitäten konnten sich die Stuttgarter gegenüber den Mitbewerbern durchsetzen. Vor allem Anforderungen wie das Workflow-Management deckt ELO standardmäßig ab, sodass zusätzlicher Programmieraufwand auf ein Minimum beschränkt werden kann.

Selbstverständlich sollte sich die Lösung der Wahl auch nahtlos an die im Hause vorhandenen IT-Systeme anbinden lassen, um die Prozesse optimal miteinander zu verknüpfen. Bereits wenige Wochen nach der Evaluierungsphase begann im April 2001 die Implementierung des Systems, zunächst im Landesbezirk Bayern, dann sukzessive in den Bezirken Brandenburg, Baden-Württemberg, Berlin, Thüringen und Mecklenburg-Vorpommern. Mitte 2005 folgten der GdP Bundesvorstand sowie die GdP Bundespolizei.

 

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