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IBM propagiert die smarte Verwaltung Gerade in der Krise die Verwaltung modernisieren

Autor / Redakteur: vio / Gerald Viola

Die „smarte Verwaltung“ ist schlank, service- und prozess-orientiert, arbeitet organisationsübergreifend zusammen und ist auf den schonenden Umgang mit den natürlichen Ressourcen ausgerichtet. Und Dienstleister für Bürger und die Wirtschaft sind die eGovernment-Amtsstuben natürlich allemal. IBM zeigte auf der CeBIT im Public Sector Parc, was hinter dem Schlagwort steckt.

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( Archiv: Vogel Business Media )

Michael A. Maier, IBM-Geschäftsbereichsleiter Öffentlicher Dienst: „Nicht zuletzt vor dem Hintergrund der Wirtschafts- und Finanzmarktkrise werden öffentliche Investitionen in eine nachhaltige Verwaltungsmodernisierung zu einem entscheidenden Faktor im nationalen und internationalen Standortwettbewerb. Wer dabei einen der vorderen Ränge besetzen will, kommt an einer Neuorganisation seiner Prozesse mit IT nicht vorbei.“

Deshalb sieht Maier auch in den Mitteln aus dem Konjunkturpaket II vor allem für die öffentlichen Dienstleister in den Kommunen eine Chance, sich in Zukunft mit einer smarten Verwaltung von Mitbewerbern zu differenzieren – getreu dem Merkel-Motto: gestärkt aus der Krise hervorgehen. Die Öffentliche Verwaltung werde wettbewerbsfähiger: „Eine smarte Verwaltung ist eine wettbewerbsfähige Verwaltung. Sie arbeitet mit Gesamtlösungen, die über die Grenzen der Fachbereiche hinweg die Prozesse im Sinne des Kunden auslöst.“

Der IBM-Manager sieht positiv in die Zukunft: „Wir spüren, dass sich das Ausgabeverhalten der Öffentlichen Hand nicht verändert und sich dadurch azyklisch verhält. Der Public Sector wird deshalb noch wichtiger. Wir erwarten hier ein deutliches Wachstum und werden in diesem Bereich mehr investieren.“ Eine Einstellung, die auf der CeBIT alle Großen der Branche teilten, sodass der Öffentliche Sector wohl in diesem Jahr zum Treiber des IT-Fortschritts werden kann.

Portallösungen für die Regionen

Wohin der Weg für eGovernment führen kann, demonstrierten IBM und regio iT aachen in Hannover: Portaltechnologie für das erste Regionsmodell in Nordrhein-Westfalen (NRW). Zum Start der StädteRegion Aachen sollen auch der Internetauftritt und das Intranet des Kreises komplett überarbeitet werden.

Die StädteRegion Aachen ist ein kommunaler Zweckverband, der ab Oktober Rechtsnachfolger des Kreises Aachen wird. Der Kreis selbst wird zeitgleich aufgelöst. Doch nicht allein mit dem Modell der StädteRegion werden Weichen gestellt – auch technisch werden mit der künftigen Internetpräsenz neue Wege eingeschlagen. Denn deren technologischer Kern basiert auf Portaltechnologie. „Die StädteRegion ist ein Stück Zukunft. Die Portaltechnologie für die meisten Kommunen auch“, so Projektleiter Frank Terhaag von der regio iT aachen, die mit der Konzeption und Umsetzung des Projektes beauftragt ist.

Portale kenne jeder Internetnutzer, zum Beispiel eBay oder Amazon. Man melde sich an, könne sich informieren, etwas bestellen und schließlich den Status seines Bestellvorgangs verfolgen. Technisch gesehen ermögliche ein Portal über Web-Technologien den zentralen Zugriff auf personalisierte Inhalte und Prozesse, die themengenau angeboten werden.

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StädteRegion: Die Plattform ist zukunftssicher

So soll es künftig auch beim Portal der StädteRegion Aachen sein: Für die Bürger sei das Portal der zentrale Zugang zu Dienstleistungen der StädteRegion – erreichbar über anonyme oder authentifizierte Zugänge. Dabei könnten die Eingaben der Nutzer direkt in den entsprechenden Fachverfahren der Verwaltung weiterverarbeitet werden. Aber auch für die Mitarbeiter der StädteRegion stelle das neue Portal einen großen Mehrwert dar.

Denn mit dem aufgabenbezogenen Arbeitsplatz stünden ihnen genau die Informationen und Anwendungen zur Verfügung, die sie zur täglichen Arbeit benötigen – und zwar organisationsübergreifend. Terhaag: „Das erleichtert den Austausch untereinander und die Zusammenarbeit miteinander erheblich. Über rollenabhängige Zugriffsrechte sieht jeder nur das, was er sehen soll und wirklich braucht.“

IBM stellt für das Projekt die Portal- und Prozesstechnologie zur Verfügung und unterstützt die regio iT aachen mit erfahrenen Experten bei der Planung und Umsetzung von Portalen im Öffentlichen Sektor: Die Anforderungen der StädteRegion Aachen wurden von IBM und der regio iT gemeinsam mit dem Kreis Aachen auf der Basis eines in der Praxis bewährten Beratungskonzeptes erarbeitet und der Nutzen bewertet.

„Ein besonderer Mehrwert dieser Plattform liegt in ihrer Zukunftssicherheit – vor allen Dingen mit Blick auf Themen wie die EU-Dienstleistungsrichtlinie, die bis Jahresende umgesetzt werden muss, und einem verbesserten Service für die Bürger,“ so Andreas Kießling, Leiter des Vertriebsbereichs Länder und Kommunen bei der IBM Deutschland.

Verwaltung goes Web 2.0

Web-2.0-Technologien gewinnen nicht nur in der Kommunikation von Unternehmen an Bedeutung. Auch im politischen Umfeld werden Chats, Blogs und Podcast verstärkt eingesetzt, wie US-Präsident Obama und Kanzlerin Merkel unter Beweis stellen. Auch die Öffentlichen Verwaltungen brauchen eine moderne und auf schnellen Informations-und Wissensaustausch ausgerichtete Kommunikationsstruktur.

Mit der von IBM entwickelten „Pressestelle 2.0“ können Behördensprecher auf die Anforderungen der relevanten Meinungsmacher im Tagesgeschäft schneller und effektiver reagieren. Die mit dem Web-2.0-Ansatz erweiterten Dialogmöglichkeiten und der abteilungs- und referatsübergreifende Informations-und Wissensaustausch setzen das in einer Behörde verteilte Know-how frei und führen es zusammen.

Bei einer Presseanfrage chatten Pressesprecher, die auf die „Pressestelle 2.0“ zugreifen können, mithilfe von IBM Lotus Sametime in Echtzeit mit ihrem internen Expertennetzwerk und können die Journalisten „just-in-time“ bedienen – ortsunabhängig. Nicht zuletzt Ministerien, auf Länder- und Bundesebene, sind in Zeiten der Finanzmarktkrise in Krisen-Kommunikation besonders gefordert.

Nächste Seite: Vorher wissen, was gefragt sein könnte

„Journalisten wollen in der Regel schnell Zahlen, Daten, Fakten,“ sagt Markus Tofote, Pressesprecher und Business Development Executive bei der IBM Deutschland – unabhängig davon, ob der Pressesprecher an seinem Arbeitsplatz sitzt oder den Minister auf einem Termin begleitet. „Bei einem Ministertermin, in der Bundes- oder Landespressekonferenz, sehen die Mitarbeiter der Pressestelle auf ihrem Handheld Device sofort, welcher Experte ihres Hauses zu der Fragestellung online und erreichbar ist,“ so Marco Schrader, IBM Lotus-Experte.

Mit IBM Lotus Quickr kann beispielsweise ressortübergreifend in einem elektronischen Teamraum eine gemeinsame Pressemitteilung erstellt werden. Innerhalb der Pressestelle, aber auch abteilungs- und referatsübergreifend können Inhalte im Team elektronisch bearbeitet werden. Zeitgleich werden alle relevanten oder befugten Multiplikatoren eines Ministeriums und der nachgeordneten Behörden über die aktuelle Sprachregelung informiert.

Vorher wissen, woher der Wind weht

Entlastung verspricht die „Pressestelle 2.0“ auch bei der täglichen Pressearbeit: Die Antworten auf häufig gestellte Fragen oder den entsprechenden Experten in ihrem Haus finden die Pressesprecher durch eine einfache Suche über die unterschiedliche Informationsquellen – wie elektronische Bibliotheken, Mitarbeiter-Blogs oder Wikis – stets aktuell. Ein weiteres Feature der „Pressestelle 2.0“ ist die Integration einer Suchfunktion zur Analyse von externen Blogs.

Marco Schrader: „Mit dieser Funktion lassen sich frühzeitig Themen identifizieren, die das Stimmungsbild in der Bevölkerung oder in Teil-Öffentlichkeiten widerspiegeln. Auf diese Art und Weise kann ich als Pressesprecher im Idealfall meine eigene Agenda setzen und ein Thema steuern.“

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