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Erfolgsgeschichte elektronisches Abfallnachweisverfahren Gefährliche Stoffe, elektronische Prozesse: 100 Millionen Signaturen in zehn Jahren

Zu technisch, zu kompliziert und wenig genutzt: Die elektronische Signatur besitzt einen schlechten Ruf. Zu Unrecht, meint Christian Seegebarth, Signatur-Experte bei D-TRUST, einem Unternehmen der Bundesdruckerei. In einem Gastbeitrag verdeutlicht er die Vorteile und Praxisrelevanz der digitalen Unterschrift anhand des elektronischen Abfallnachweisverfahrens (eANV). Dort sorgen Signaturen seit einem Jahrzehnt lang für durchgängige elektronische Workflows. Zusätzlich informiert Seegebarth über die neuen mobilen Einsatzmöglichkeiten elektronischer Unterschrift.

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Die elektronische Signatur ist weder besonders kompliziert, noch besonders aufwendig in der Umsetzung, eröffnet jedoch gerade öffentlichen Verwaltungen völlig neue Geschäftsprozesse
Die elektronische Signatur ist weder besonders kompliziert, noch besonders aufwendig in der Umsetzung, eröffnet jedoch gerade öffentlichen Verwaltungen völlig neue Geschäftsprozesse
(© Bundesdruckerei)

Mit dem elektronischen Abfallnachweisverfahren (eANV) wird die ordnungsgemäße Entsorgung gefährlichen Abfalls überwacht. Auch wenn vor 20 Jahren bereits erste Schritte unternommen wurden, das Verfahren zu digitalisieren, blieben die Prozesse größtenteils papierbasiert. Die Folge: drei Millionen Papierdokumente pro Jahr, die erstellt, ausgedruckt und verwaltet werden mussten. So entstanden für alle Beteiligten – Erzeuger, Beförderer, Entsorger und Behörden – ineffiziente Arbeitsprozesse mit Medienbrüchen und hohen Kosten für die Archivierung.

Nur mit QES komplett elektronisch

Erst mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) ließ sich das Verfahren komplett auf einen digitalen Workflow umstellen. Die QES stellt das rechtsverbindliche Unterschreiben der Dokumente sicher. Erzeugt werden die elektronischen Unterschriften mit Signaturkarte und dazugehörigem Lesegerät. Auf der Signaturkarte befindet sich das sogenannte qualifizierte Zertifikat, das die Identität des Absenders bestätigt und den Signaturschlüssel für die Absicherung der Dokumente enthält. Das qualifizierte Zertifikat stammt von externen Vertrauensdiensteanbietern wie D-TRUST, die besonders strengen Sicherheitsvorschriften und Haftungsregeln unterliegen.

Im gesamten Prozess wird signiert

Die Signatur der Dokumente im elektronischen Abfallnachweisverfahren ist seit dem 1. April 2010 möglich und wurde am 1. Februar 2011 verpflichtend. Durch den Wegfall der Papierform gibt es seitdem keine unzähligen Durchschriften und Kopien mehr, sondern nur noch zwei zentrale Dokumente in digitaler Form: den elektronischen Begleitschein als Nachweis für die durchgeführte Entsorgung sowie den elektronischen Entsorgungsnachweis, der belegt, dass die Entsorgung auch zulässig ist.

Die Dokumente müssen vom Erzeuger, Beförderer, Entsorger und den Behörden bei allen Prozessschritten elektronisch signiert werden. Zusätzlich leisten alle Beteiligten einmalig eine elektronische Unterschrift bei der Registrierung im zentralen Verfahrens-Portal „ZKS-Abfall“.

Nach kleineren Anfangsschwierigkeiten verlief die Implementierung der Signaturlösungen reibungslos. Mittlerweile sind rund 30.000 Betriebe mit ihren Mitarbeitern an dem elektronischen Abfallnachweisverfahren beteiligt.

Fehlerquote bei Dokumenten unter einem Prozent

Aktuell werden zirka 85.000 Dokumente pro Tag über das Portal „ZKS-Abfall“ ausgetauscht, das sind mehr als 30 Millionen elektronische Begleitscheine und Entsorgungsnachweise pro Jahr. Pro Stunde werden im Portal rund 1.500 Signaturen von den Behörden geprüft. Und im gesamten Zeitraum seit Verfahrensstart sind mehr als 100 Millionen Signaturen geleistet worden.

Die Vorteile des Signatur-Einsatzes für den Abfallnachweis sind vielfältig und gelten auch für andere Behördenverfahren. Elektronisch unterschreiben:

  • senkt die Ausgaben für die Archivierung und den Versand von Papierdokumenten,
  • ermöglicht erstmals durchgängige elektronische Workflows,
  • optimiert behördliche Arbeitsprozesse und
  • erhöht die Zufriedenheit aller am Prozess Beteiligten.

Das elektronische Abfallnachverfahren zeigt zudem exemplarisch zwei weitere große Signatur-Nutzen: Mit einer QES unterschriebene Dokumente sind fälschungssicher, und der Absender ist eindeutig identifizierbar. Das senkt die Fehlerquote in den Dokumenten massiv. Beim eANV liegt diese unter einem Prozent. Bereits jetzt wird in der Abfallbranche darüber diskutiert, weitere Papierdokumente in elektronische Workflows zu überführen. Zudem wird aktuell an einer europäischen Lösung für das elektronische Abfallnachweisverfahren gearbeitet. Fazit: Die elektronische Signatur hat sich für den Abfallnachweis als Digitalisierungsbeschleuniger erwiesen.

Elektronische Unterschriften mobil auslösen

Dank des großen Erfolgs kann das eANV auch als Vorbild für den elektronischen Austausch von Frachtinformationen dienen. Der E-Frachtbrief soll in der EU 2025 kommen und pro Jahr schätzungsweise 100 Millionen Euro an Kosten einsparen.

Zusätzlich gibt es mit der Fernsignatur ein mobiles sowie hardwareunabhängiges, nutzerfreundliches Verfahren für die elektronische Unterschrift. Damit lassen sich elektronische Unterschriften jetzt auch aus der Ferne auslösen, zum Beispiel über mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets. Die notwendigen Signaturkomponenten für eine mobile QES befinden sich in der hochsicheren IT-Umgebung eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters. Die Bundesdruckerei und ihr Tochterunternehmen D-TRUST haben mit sign-me die erste deutsche Fernsignatur-Lösung auf den Markt gebracht.

Erste sign-me-Anwendungen werden bereits erfolgreich eingesetzt: Das Personalvermittlungs-Start-up Zenjob beispielsweise bietet Studenten die Möglichkeit, befristete Arbeitsverträge per Smartphone zu unterschreiben. Dank sign-me konnte Zenjob von Beginn an konsequent alle Arbeitsschritte digitalisieren. Das spart dem Unternehmen die teure Archivierung von Papierdokumenten und sorgt für eine hohe Kundenzufriedenheit.

Hier finden Sie weitere Informationen zur elektronischen Unterschrift und zu den Signaturlösungen der Bundesdruckerei.

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