Business Intelligence

Für mehr Effektivität in Behörden, Städten und Kommunen

| Autor / Redakteur: Nathan Jagoda / Susanne Ehneß

Effizienter arbeiten mit geteilten Daten

Das Aufbrechen von Datensilos ist der erste Schritt zu einer effizienten Datennutzung. Die zentrale Speicherung von Daten erlaubt es, alle Abteilungen auf einen Wissenstand zu setzen. Gleichzeitig können die Zugriffsrechte von bestimmten Nutzergruppen eingeschränkt werden, sodass einerseits der Zugriff auf vertrauliche Daten, andererseits eine Überflutung mit unnötigen Informationen verhindert wird. Dadurch werden zeitraubende Datenabstimmungen zwischen den Abteilungen überflüssig.

Darüber hinaus werden die Daten durch die zentrale Speicherung auf dem neuesten Stand gehalten. Aktualisiert ein Mitarbeiter einen Datensatz, ist die Aktualisierung für alle sichtbar, die mit diesen Daten arbeiten.

Auch kommunale Berichte sind mit BI-Tools nicht mehr auf den Input der einzelnen Abteilungen angewiesen, sondern können sich direkt aus dem gemeinsamen Datenpool bedienen, oder erhalten die notwendigen Daten automatisch so aufbereitet, dass sie unkompliziert weiterverarbeitet werden können. Bei Bedarf lassen sich die automatischen Auswertungen, im Sinne der Self-Service BI, über intuitiv gestaltete Dashboards individuell an die jeweiligen Anforderungen anpassen. Das spart Zeit und schafft Kapazitäten, die für andere wichtige Aufgaben im Behördenalltag eingesetzt werden können.

Mit der Umsetzung einer Self-Service-BI-Lösung können Behörden und Kommunen schließlich auch Nutzer aller Ebenen ermächtigen, eigenständig und unabhängig von der IT-Abteilung Analysen durchzuführen und Reports zu erstellen. Dabei steht die individuelle Anforderung des Anwenders im Vordergrund. Die Daten werden exakt auf seine Bedürfnisse hin aufbereitet und auch der Zugang zu den Daten ist genau auf seine Anforderungen hin zugeschnitten.

Entscheidungsfindung auf breiter Basis

Eine der wichtigsten Aufgaben öffentlicher Institutionen ist die Planung. Schon heute müssen Entscheidungen getroffen werden, die die Weichen für morgen stellen: Wie viele Plätze werden im Kindergarten benötigt, lohnt sich der Bau einer neuen Schule, wie viele neue Mitarbeiter benötigt das Kreisverwaltungsreferat, um einen reibungslosen Ablauf der Geschäfte aufrechtzuerhalten?

Bisher werden viele Entscheidungen getroffen, ohne dass sich die Verantwortlichen ein umfassendes Bild aus allen zur Verfügung stehenden Informationen machen können. Ohne einen zentralen Datenpool werden schnell wichtige Informationen übersehen – andere Informationen gehen dafür doppelt in die Überlegungen ein.

Die Folge: Je mehr Abteilungen involviert sind, desto schwieriger wird es, eine sichere Datengrundlage für nachhaltige Entscheidungen zu schaffen. Sind die beteiligten Abteilungen jedoch durch eine moderne BI-Lösung verknüpft, verbessert sich die Informationsgrundlage sogar, wenn die Informationen vieler Abteilungen mit einfließen. Umso wichtiger ist es, Daten zu haben, die miteinander kompatibel sind und eine verlässliche, ausreichende Basis für wichtige Entscheidung bilden.

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