Business Intelligence Für mehr Effektivität in Behörden, Städten und Kommunen

Autor / Redakteur: Nathan Jagoda / Susanne Ehneß

Moderne Software-Lösungen zur Analyse und Darstellung von Daten helfen nicht nur Unternehmen dabei Ressourcen effizient einzusetzen, Abläufe zu optimieren und eine umfassende Entscheidungsgrundlage auf der Basis von vorhandenen Daten zu erstellen. Auch Städte und Kommunen können profitieren.

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Vor der Effektivität steht eine sorgfältige Planung – auch bei öffentlichen Institutionen
Vor der Effektivität steht eine sorgfältige Planung – auch bei öffentlichen Institutionen
(iStock/Information Builders)

Business-Intelligence (BI)- und Informations-Management-Lösungen unterstützen Unternehmen dabei, effizienter und erfolgreicher zu werden, indem sie bessere Grundlagen für Prognosen und Entscheidungen schaffen und dabei helfen, Kunden besser zu verstehen sowie Abläufe und Prozesse optimieren. Der Einsatz von Software-Lösungen hilft, Daten zu sammeln, auszuwerten und darzustellen.

Diese Einsatzgebiete sind aber nicht nur in der Privatwirtschaft nützlich und sinnvoll. Der Einsatz von BI kann auch Behörden, Städte und Kommunen dabei unterstützen, die Bewältigung öffentlicher Aufgaben zu verbessern, Services für Bürger zu erhöhen und mit den öffentlichen Geldern effizienter zu arbeiten.

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Datensilos aufbrechen

Nahezu alle Verwaltungsprozesse werden heute mit IT durchgeführt. Entsprechend umfangreich ist das Datenvolumen, das täglich in den verschiedenen Abteilungen von Behörden produziert wird.

Doch meist bilden die einzelnen Behörden – oft sogar die verschiedenen Abteilungen einer Behörde – geschlossene Datensilos. Sie sammeln ihre eigenen Daten, tragen diese in ihre eigenen Excel-Listen ein und verwalten diese unabhängig voneinander.

Innerhalb eines Datensilos funktioniert diese Vorgehensweise meist relativ zufriedenstellend. Man bewegt sich in bekannten, oft über Jahre gewachsenen Strukturen. Dieses Prozedere stößt allerdings sehr schnell an seine Grenzen, sobald es darum geht, Daten mit anderen Abteilungen zu teilen. Statt einer 360-Grad-Sicht auf die eigenen Daten herrscht häufig ein wahres Excel-Chaos. Dadurch kann es vorkommen, dass die verschiedenen Datensätze innerhalb einer Behörde nicht miteinander kompatibel sind.

Die Folge sind langsame Prozessabläufe, die unnötig viel Zeit und Geld kosten. Darüber hinaus erschweren die vielen verschiedenen Formate und Dateien oftmals die Gewährleistung einer konsistenten und hohen Datenqualität, die nötig ist, um die richtigen Entscheidungen zu treffen. Denn oft fließen veraltete oder falsche Daten in den Informationspool mit ein, der die Grundlage für wichtige Entscheidungen ist.

Eine Antwort auf diese Problematik ist ein zeitgemäßer, ganzheitlicher BI-Ansatz also ein integriertes Konzept für komplexe Organisationseinheiten, integere und aktuelle Informationen zum richtigen Zeitpunkt und in der optimalen Form für Geschäftsanalyse und als Entscheidungsgrundlage zur Verfügung zu stellen, keine fragmentierten Insellösungen mit einzelnen, abteilungsrelevanten Dashboards.

Effizienter arbeiten mit geteilten Daten

Das Aufbrechen von Datensilos ist der erste Schritt zu einer effizienten Datennutzung. Die zentrale Speicherung von Daten erlaubt es, alle Abteilungen auf einen Wissenstand zu setzen. Gleichzeitig können die Zugriffsrechte von bestimmten Nutzergruppen eingeschränkt werden, sodass einerseits der Zugriff auf vertrauliche Daten, andererseits eine Überflutung mit unnötigen Informationen verhindert wird. Dadurch werden zeitraubende Datenabstimmungen zwischen den Abteilungen überflüssig.

Darüber hinaus werden die Daten durch die zentrale Speicherung auf dem neuesten Stand gehalten. Aktualisiert ein Mitarbeiter einen Datensatz, ist die Aktualisierung für alle sichtbar, die mit diesen Daten arbeiten.

Auch kommunale Berichte sind mit BI-Tools nicht mehr auf den Input der einzelnen Abteilungen angewiesen, sondern können sich direkt aus dem gemeinsamen Datenpool bedienen, oder erhalten die notwendigen Daten automatisch so aufbereitet, dass sie unkompliziert weiterverarbeitet werden können. Bei Bedarf lassen sich die automatischen Auswertungen, im Sinne der Self-Service BI, über intuitiv gestaltete Dashboards individuell an die jeweiligen Anforderungen anpassen. Das spart Zeit und schafft Kapazitäten, die für andere wichtige Aufgaben im Behördenalltag eingesetzt werden können.

Mit der Umsetzung einer Self-Service-BI-Lösung können Behörden und Kommunen schließlich auch Nutzer aller Ebenen ermächtigen, eigenständig und unabhängig von der IT-Abteilung Analysen durchzuführen und Reports zu erstellen. Dabei steht die individuelle Anforderung des Anwenders im Vordergrund. Die Daten werden exakt auf seine Bedürfnisse hin aufbereitet und auch der Zugang zu den Daten ist genau auf seine Anforderungen hin zugeschnitten.

Entscheidungsfindung auf breiter Basis

Eine der wichtigsten Aufgaben öffentlicher Institutionen ist die Planung. Schon heute müssen Entscheidungen getroffen werden, die die Weichen für morgen stellen: Wie viele Plätze werden im Kindergarten benötigt, lohnt sich der Bau einer neuen Schule, wie viele neue Mitarbeiter benötigt das Kreisverwaltungsreferat, um einen reibungslosen Ablauf der Geschäfte aufrechtzuerhalten?

Bisher werden viele Entscheidungen getroffen, ohne dass sich die Verantwortlichen ein umfassendes Bild aus allen zur Verfügung stehenden Informationen machen können. Ohne einen zentralen Datenpool werden schnell wichtige Informationen übersehen – andere Informationen gehen dafür doppelt in die Überlegungen ein.

Die Folge: Je mehr Abteilungen involviert sind, desto schwieriger wird es, eine sichere Datengrundlage für nachhaltige Entscheidungen zu schaffen. Sind die beteiligten Abteilungen jedoch durch eine moderne BI-Lösung verknüpft, verbessert sich die Informationsgrundlage sogar, wenn die Informationen vieler Abteilungen mit einfließen. Umso wichtiger ist es, Daten zu haben, die miteinander kompatibel sind und eine verlässliche, ausreichende Basis für wichtige Entscheidung bilden.

Die Qualität von Informationen

Jahrelang lag der Fokus hauptsächlich darauf, Kosten einzusparen. Mittlerweile hat diesbezüglich ein Umdenken eingesetzt: Statt eines eisernen Sparkurses, gilt es heute vor allem vorhandene Ressourcen möglichst effektiv einzusetzen. Zusätzlich setzt sich nach und nach die Erkenntnis durch, dass Informationen einen eigenen Wert haben. Dieser kommt dann voll zum Tragen, wenn die Informationen auf breiter Basis eingesetzt und geteilt werden.

Viele Kommunen scheuen oft die Startinvestition und die Umstellung auf ein modernes IT-System. Doch die Investition amortisiert sich meist schnell durch die Zeitersparnisse der Mitarbeiter und die Möglichkeit, bessere, kosteneffizientere Entscheidungen zu treffen, wie sie moderne BI-Lösungen ermöglichen.

Für optimale Ergebnisse, benötigen Städte und Kommunen eine Kombination aus leistungsfähigen Business-Intelligence-, Integrations- und Datenintegritätslösungen. Durch die nahtlose Integration der Daten aus allen Abteilungen, bei gleichzeitiger Sicherung von Qualität und Vollständigkeit sowie der geeigneten Bereitstellung der Daten für alle Nutzer, sind Behörden dann in der Lage, das Potenzial ihres Informationskapitals bestmöglich zu erschließen.

Das Resultat sind nicht nur tiefere Einsichten in interne Strukturen, die dabei helfen Chancen aufzudecken und Prozesse und Abläufe zu optimieren. Auch die Analyse von Trends sowie die Erstellung zuverlässiger Prognosen wird deutlich vereinfacht.

Nathan Jagoda, Country Manager Germany bei Information Builders in Eschborn
Nathan Jagoda, Country Manager Germany bei Information Builders in Eschborn
(Bild: Information Builders)

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