Business Intelligence

Für mehr Effektivität in Behörden, Städten und Kommunen

| Autor / Redakteur: Nathan Jagoda / Susanne Ehneß

Vor der Effektivität steht eine sorgfältige Planung – auch bei öffentlichen Institutionen
Vor der Effektivität steht eine sorgfältige Planung – auch bei öffentlichen Institutionen (iStock/Information Builders)

Moderne Software-Lösungen zur Analyse und Darstellung von Daten helfen nicht nur Unternehmen dabei Ressourcen effizient einzusetzen, Abläufe zu optimieren und eine umfassende Entscheidungsgrundlage auf der Basis von vorhandenen Daten zu erstellen. Auch Städte und Kommunen können profitieren.

Business-Intelligence (BI)- und Informations-Management-Lösungen unterstützen Unternehmen dabei, effizienter und erfolgreicher zu werden, indem sie bessere Grundlagen für Prognosen und Entscheidungen schaffen und dabei helfen, Kunden besser zu verstehen sowie Abläufe und Prozesse optimieren. Der Einsatz von Software-Lösungen hilft, Daten zu sammeln, auszuwerten und darzustellen.

Diese Einsatzgebiete sind aber nicht nur in der Privatwirtschaft nützlich und sinnvoll. Der Einsatz von BI kann auch Behörden, Städte und Kommunen dabei unterstützen, die Bewältigung öffentlicher Aufgaben zu verbessern, Services für Bürger zu erhöhen und mit den öffentlichen Geldern effizienter zu arbeiten.

Datensilos aufbrechen

Nahezu alle Verwaltungsprozesse werden heute mit IT durchgeführt. Entsprechend umfangreich ist das Datenvolumen, das täglich in den verschiedenen Abteilungen von Behörden produziert wird.

Doch meist bilden die einzelnen Behörden – oft sogar die verschiedenen Abteilungen einer Behörde – geschlossene Datensilos. Sie sammeln ihre eigenen Daten, tragen diese in ihre eigenen Excel-Listen ein und verwalten diese unabhängig voneinander.

Innerhalb eines Datensilos funktioniert diese Vorgehensweise meist relativ zufriedenstellend. Man bewegt sich in bekannten, oft über Jahre gewachsenen Strukturen. Dieses Prozedere stößt allerdings sehr schnell an seine Grenzen, sobald es darum geht, Daten mit anderen Abteilungen zu teilen. Statt einer 360-Grad-Sicht auf die eigenen Daten herrscht häufig ein wahres Excel-Chaos. Dadurch kann es vorkommen, dass die verschiedenen Datensätze innerhalb einer Behörde nicht miteinander kompatibel sind.

Die Folge sind langsame Prozessabläufe, die unnötig viel Zeit und Geld kosten. Darüber hinaus erschweren die vielen verschiedenen Formate und Dateien oftmals die Gewährleistung einer konsistenten und hohen Datenqualität, die nötig ist, um die richtigen Entscheidungen zu treffen. Denn oft fließen veraltete oder falsche Daten in den Informationspool mit ein, der die Grundlage für wichtige Entscheidungen ist.

Eine Antwort auf diese Problematik ist ein zeitgemäßer, ganzheitlicher BI-Ansatz also ein integriertes Konzept für komplexe Organisationseinheiten, integere und aktuelle Informationen zum richtigen Zeitpunkt und in der optimalen Form für Geschäftsanalyse und als Entscheidungsgrundlage zur Verfügung zu stellen, keine fragmentierten Insellösungen mit einzelnen, abteilungsrelevanten Dashboards.

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