Thema: Vier Erfolgsfaktoren für die elektronische Akte

erstellt am: 03.08.2016 08:08

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Kommunale Verwaltung
Vier Erfolgsfaktoren für die elektronische Akte


Die elektronische Akte (eAkte) kann Verwaltungen dabei unterstützen, ihre Effizienz zu steigern, Arbeitsabläufe zu beschleunigen und ein revisionssicheres Archiv aufzubauen.

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nicht registrierter User


Kommentar zu: Vier Erfolgsfaktoren für die elektronische Akte
03.08.2016 08:08

Sehr geehrte Frau Ehneß,
ihr Artikel ist soweit sehr interessant, jedoch interessiert uns vorallem die Thematik des Echtheitsnachweis von schriftlichen Willenserklärungen (z. B. Steuererklärungen), wenn die Dokumente nach dem Scannen vernichtet werden.

Mit freundlichen Grüßen
Tamara Janle

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nicht registrierter User


RE: Vier Erfolgsfaktoren für die elektronische Akte
03.08.2016 17:07

Sehr geehrte Frau Janke,

zunächst muss ich voraussetzen, dass ich kein Rechtsanwalt bin und daher keine Rechtsberatung
geben kann und darf. Dennoch hier der Versuch eine mögliche Lösung des Problems zu skizzieren.

Wenn die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben ist, wird man um das Original wohl nur schwer herumkommen. Ansonsten kann der Schlüssel zur Lösung in der qualifizierten elektronischen Signatur liegen, d.h. in der der Unterschrift gleichgestellten digitalen Form der Signatur. Die qualifizierte elektronische Signatur ersetzt die Unterschrift des Signierenden und identifiziert ihn eindeutig.

Beim von Ihnen erwähnten Scanvorgang von Dokumenten wird aber die qualifizierte elektronische
Signatur der handelnden Behörde genutzt, nicht die des originär Unterzeichnenden.
Es ist daher im Einzelfall zu prüfen, ob die Signatur ausreicht, um z.B. die Echtheit der Steuererklärung zu belegen. Der Scan macht zudem nur dann Sinn, wenn das Dokument in eine elektronische Akte und später in ein Langzeitarchiv wandert. Die Signatur ist dabei auch notwendige Bedingung, um die Unverfälschtheit des Scans zu belegen. Was ein Vorteil an sich ist.
Ich empfehle Ihnen sich auf den Seiten des BSI über Ersetzendes Scannen - RESISCAN zu informieren. Diese enthält umfassende(!) Vorgaben zur schutzbedarfsgerechten Durchführung des Scannens, meines Wissens nach auch bei Steuerunterlagen.

Mit freundlichen Grüßen

Ralf Oehlmann

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martin.winter@bmi.bund.de





dabei seit: 10.08.2016

Beiträge: 2

RE: Vier Erfolgsfaktoren für die elektronische Akte
10.08.2016 11:18

Liebe Frau Ehneß,
Ihr Artikel bietet leider nicht viel Neues. Ich glaube es hat sich mittlerweile bei jedermann herumgesprochen, dass man bei der Einführung der elektronischen Akte mit einer Bestandsaufnahme der zu unterstützenden Prozesse beginnen sollte. Den für das Ende des letzten Jahrhunderts typischen Fehler, papiergebundene Prozesse einfach eins zu eins zu elektrifizieren, sollte heute eigentlich auch niemand mehr machen. Monolithische Verfahren werden nach meiner Beobachtung ebenfalls seit Jahren nicht mehr neu entwickelt und sind von modularen serviceorientierten Architekturen abgelöst worden. Monolithen werden nur in den seltensten Fällen neu eingeführt, außer es gibt gewichtige fachliche Argumente für spezielle Anwendungsbereiche. Aus meiner Sicht gibt es andere Faktoren, auf die man das Augenmerk legen sollte:
Schriftformerfordernis
Nach §10 VwVfG ist „das Verwaltungsverfahren … an bestimmte Formen nicht gebunden, soweit keine besonderen Rechtsvorschriften für die Form des Verfahrens bestehen.“ Damit besteht zunächst mal kein gesetzlicher Zwang, Schriftform (oder qualifizierte Signaturen als Pendant in der digitalen Welt) zu fordern. Selbst Gesetze sind hier nicht sakrosankt, wie Aktivitäten in Bund und Ländern zeigen. (https://normenscreening.bmi.bund.de/) Andererseits kann aus dem Art. 20 Abs. 3 GG und aus dem Rechtsstaatprinzip die Verpflichtung zur Führung einer Akte hergeleitet werden, was traditionell gerne mit Schriftlichkeit gleichgesetzt wird. Allzu schnell wird hieraus die Notwendigkeit zum Einsatz qualifizierter Signaturen hergeleitet. Die hiermit verbundene Komplexität, die damit einhergehenden Kostensteigerungen und Akzeptanzprobleme sind nicht zu unterschätzen. Damit besteht ein kritischer Erfolgsfaktor in der kritischen Hinterfragung vermeintlicher Schriftformerfordernisse und der Änderung entsprechender interner Vorschriften (oder gar Gesetze s.o.) vor Start eines Projektes.
Aussonderung
Bei der Einführung der elektronischen Akte wird häufig intensiv über die Koexistenz mit oder die Überführung aus der Papierakte nachgedacht, seltener aber über die Aussonderung alter Akten. Fallakten sind hier relativ unkritisch, da sie im allgemeinen schon aus Datenschutzgründen festen Aussonderungsfristen unterliegen und daher meist einfach gelöscht werden können. Bei den Sachakten sieht die Situation deutlich anders aus. Bei Papierakten waren die Registratoren sehr darauf bedacht, alleine schon aus Raumgründen ihre Akten so schnell wie möglich loszuwerden. In der elektronischen Welt ist dieser Zwang weggefallen, die Kapazitäten moderner Speichersysteme wachsen i.A. schneller als der Aufwuchs der Dokumente bei der Akte.
Darüber hinaus hat der Nutzer einen Anspruch, „seine“ alten Vorgänge zu Recherchezwecken zu behalten. Dies kontrastiert mit dem Anspruch der Schriftgutverwaltung, die elektronischen Akten in einer handhabbaren Größenordnung zu halten. Kümmert man sich nicht beizeiten um das Problem, so wird nach einigen Jahren entweder ein Großteil der elektronischen Akte aus „Karteileichen“ bestehen, oder der Nutzer – sofern alte Vorgänge zentral gelöscht werden – wird sich außerhalb der zentralen Verwaltung – „Privatarchive“ anlegen. Es bietet sich daher an, sich Gedanken über ein Altaktenarchiv zu machen, das in einem geeigneten Format (PDF/A) alte Vorgänge read-only volltextrecherchierbar bereitstellt.
Vollständigkeit der Akte
Ein großes Problem sind die heute üblichen Email-gestützten Geschäftsprozesse. Es sind Überlegungen anzustellen, wie sichergestellt werden kann, dass zumindest der relevante elektronische Schriftverkehr vollständig bei der Akte ist. Wenn dies nicht gelingt, so wird der Nutzer die Erfahrung machen, dass sein Postfach die eigentliche weil vollständige Akte ist. Dienstanweisungen reichen hier erfahrungsgemäß nicht aus. Mindestens muss die Hürde für den Nutzer durch geeignete Addins in seinem Emailclient so gering wie möglich sein, um ihm auch unter Druck und hoher Arbeitsbelastung zu ermöglichen, einfach und schnell zu verakten. Besser noch sind automatische Prozesse, die garantieren, dass nichts nur im Postfach verbleibt.
Schlussbemerkung
Gestatten Sie mir noch eine kritische Anmerkung zu Ihrem Satz bzgl. Revisionssicherheit und Compliance. Dieser Satz ist für die öffentliche Verwaltung inhaltsleer, da die Begrifflichkeiten auf HGB, CoBD zurückgehen bzw. auf Unternehmen Anwendung finden. Die öffentliche Verwaltung gehorcht anderen Regelungen wie z.B. dem VwVfG und der GGO und deren Entsprechungen in den Landesregierungen. Hierdurch ergeben sich im Einzelfall deutlich andere Anforderungen an die einzusetzenden Systeme, eine Betrachtung der Eignung von für international operierende Unternehmen entwickelte Systeme mit den Anforderungen der Verwaltung wäre mal interessant.

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