bol Formular-Management-System

Formulare im digitalen Rathaus

| Autor / Redakteur: Patrick Brauckmann | Advertorial / Susanne Ehneß

(Bild: kebox_Fotolia.com)

Die Wahrnehmung einer Verwaltung von „außen“ stellt sich oftmals in Formularen dar. Und diese Formulare werden häufig noch in ­Papierform weitergeleitet.

Für jeden Anlass gibt es ein Formular, das zu verwenden ist: von der Bewerbung über den Dienstreiseantrag bis zur Zuwendungsbestätigung. Die Digitalisierung von Formularen sorgt hingegen dafür, dass nicht nur die Formulare, sondern vor allem auch die Inhalte digital übergeben werden können. Damit eröffnet sich dann eine ganze Bandbreite an Möglichkeiten.

Zunächst einmal können die im Formular vorhandenen Daten direkt an Fachverfahren übergeben werden. Ohne mühseliges Abtippen: Das spart Zeit und minimiert Fehlerquellen. Außerdem können diese Daten verwendet werden, um einen kompletten Prozess digital abzuwickeln – ohne Medienbruch.

Diese Medienbruchfreiheit wird unter anderem dadurch sicher­gestellt, dass das bol Formular-­Management-System auch Hand in Hand mit Fachverfahren und Fremdsystemen wie etwa einem Dokumenten-Management-System arbeiten kann. Hierbei werden die bol Formulare und die erfassten Daten in bestehende Softwarelandschaften integriert und ermöglichen damit eine Weiterverarbeitung in über 70 verschiedenen Fachverfahren.

Zusätzlich kann eine Authentifizierung mit Hilfe des neuen Personalausweises (nPa) integriert werden. Auch die Einbindung eines elektronischen Bezahlsystems ist problemlos möglich. Der Clou dabei: die Behörde greift auf ein standardisiertes und 100-fach eingesetztes und erprobtes Formular-Management-System zu.

Gleichzeitig sind jedoch stark ­individualisierte Verfahren abbildbar sowie unterschiedliche Softwarearchitekturen realisierbar. Damit kann das Formular-Management der bol kostengünstig und trotzdem individuell genutzt werden. Durch die erprobten Prozesse können zudem Standardlösungen in vielen Bereichen genutzt und durch leichte Anpassungen nutzbar gemacht werden.

So wird aus digitalen Formularen dann tatsächlich ein „digitales Rathaus“ im Netz. Der Bürger hat die Möglichkeit, seine Behördengänge online zu erledigen und die Behörden können die Daten effizient weiter verarbeiten. Auf beiden Seiten wird Zeit gespart, während im selben Augenblick die Fehlerquote minimiert wird.

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