Suchen

EDV-Outsourcing: IT-Hilfe „all inclusive“ Flatrate macht in Seniorenheimen Krefeld die EDV-Kosten planbarer

| Redakteur: Gerald Viola

Plötzlich streikt der Drucker, ein Mitarbeiter ruft den externen Fachmann an. Das Ergebnis: 100 Euro Kosten für fünf Minuten Arbeit, Papierstau beseitigen und Toner wechseln. Derartig unberechenbare Ausgaben sind die große Gefahr bei der Auslagerung der IT-Verwaltung – zumal Dienstleister auf Stundenlohnbasis oft nicht an dauerhaften Problemlösungen interessiert sind.

Firmen zum Thema

Bis 2010 war ein externer Fachmann zuständig (Quelle: Kneissle, pixelio.de)
Bis 2010 war ein externer Fachmann zuständig (Quelle: Kneissle, pixelio.de)
( Archiv: Vogel Business Media )

Dennoch stellt Outsourcing vor allem für kommunale Institutionen mit ihrem hohen Leistungs- und Kostendruck oft die einzige Option dar. Um die Aufwendungen für die IT überschaubar zu halten und gleichzeitig die Zuverlässigkeit von Servern und Endgeräten zu verbessern, stellte die gemeinnützige Städtische Seniorenheime Krefeld GmbH ihr System daher Mitte 2010 auf eine Service-Flatrate um.

Bildergalerie

Das Dienstleistungsangebot der Heymanns IT-Solutions GmbH reicht von der strukturellen Beratung über Hardware- und Software-Installationen bis zum 24-Stunden-Notfalldienst – zu einem festen monatlichen Pauschalpreis.

Über 350 Bewohner leben in den vier Seniorenheimen der Krefelder Gesellschaft. Betreut werden hier Menschen von den Pflegestufen I bis III, aber auch besondere Härtefälle und Personen, die nach aktueller Gesetzgebung keine Pflegestufe haben. Entsprechend groß ist der tägliche Organisationsaufwand. Buchhaltung, Arbeitszeiterfassung und Personalwirtschaft, Bewohnerverwaltung und Abrechnung der Pflegeentgelte liefen bislang aus den vier Häusern in einer zentralen Serverlandschaft zusammen.

Um langfristige Ausfälle zu verhindern, wurde für größere Maßnahmen und bei Störungen ein externer Experte hinzugezogen – auf Stundenbasis. „Die Kosten schwankten dadurch aber von Monat zu Monat stark“, berichtet Michael Küppers, Teamleiter der Buchhaltung bei den Krefelder Seniorenheimen, der sich zusammen mit dem Geschäftsbereichsleiter Verwaltung nebenher um die interne IT-Struktur kümmert.

„Teilweise war das für die IT eingeplante Jahresbudget schon im August erschöpft, weil Kollegen den Dienstleister bei jedem Fehler gerufen haben.“ Zwar wurden die Ausfälle zeitnah behoben, Wochenend- und Nachtzuschläge trieben die Kosten aber weiter in die Höhe. „Insgesamt gesehen stiegen sie in den letzten fünf Jahren konstant an.“

Nächste Seite: Ausgangssituation – Viel Geld für weniger Wartung

(ID:2052258)