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Vom papiergebundenen Prozess zur digitalen Freigabe Ferrari electronic schafft mit NGDX digitale Workflows in Behörden

In den meisten Behörden gehört ein herkömmlicher Faxserver zur IT-Infrastruktur. Durch ein simples Software-Update können diese Faxserver in die IP-Welt migriert werden und ihr volles Potenzial entfalten. Das ermöglicht die OfficeMaster Suite 7DX des Berliner UC-Herstellers Ferrari electronic. Sie bietet mit Next Generation Document Exchange, kurz NGDX, ein innovatives Dokumentenaustauchverfahren. NGDX basiert auf dem Faxprotokoll und legt in IP-Umgebungen neue Standards für den digitalen und rechtssicheren Dokumentenaustausch.

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Dokumentenmanagement als Brücke zwischen analoger und digitaler Welt – die Ferrari-Lösungen machen es möglich
Dokumentenmanagement als Brücke zwischen analoger und digitaler Welt – die Ferrari-Lösungen machen es möglich
(© Vladimir Melnikov – stock.adobe.com)

Um Manipulationen zu vermeiden, laufen zahlreiche Behördenprozesse nach wie vor papiergebunden ab. NGDX schafft hier Abhilfe. Das Verfahren ist in der Lage, hybride – von Menschen und Maschine lesbare Dokumente – zu übertragen und verbindet so papiergebundene mit digitalen Prozessen.

Mit NGDX können valide PDF-Dokumente ohne aktive Inhalte und damit auch Rechnungen nach ZUGFeRD 2.0 und PDF/A übertragen werden – beste Voraussetzungen für die Umstellung auf die digitale Rechnungsübermittlung.

Wird NGDX mit einem BPM-System gekoppelt, lassen sich Dokumente automatisch erfassen, Inhalte extrahieren und weitere Prozessschritte – wie das Hinterlegen von Informationen in Datenbanken oder ERP-Systemen – anstoßen.

Fazit: Behörden profitieren von einer automatisierten Dokumentenverarbeitung und einem einheitlichen digitalen Bearbeitungs- bzw. Freigabeprozess und das auch im Home-Office.

NGDX: Farben, Formatierungen und Auflösung bleiben erhalten

In vielen Ämtern hat sich bei der Bearbeitung von Dokumenten das System der farbigen Kennzeichnung etabliert: Den einzelnen Stufen eines Freigabeprozesses werden bestimmte Farben zugeordnet. Dieses effiziente System gerät bei der Übermittlung per Fax an seine Grenzen, da die Übertragung nur in schwarz-weiß möglich ist.

NGDX schafft hier Abhilfe: Es überträgt sämtliche Farben, Formatierungen und selbst hohe Auflösungen. Farbige Kennzeichnungen bleiben erhalten, was die digitalen Freigabeprozesse erheblich erleichtert. Auf diese Weise ist der Bearbeitungsstatus auf einen Blick ersichtlich und die Zuordnung zu Sachgebieten, Abteilungen, Ansprechpartnern und die Ablage in die entsprechende Akte möglich.

Fazit: Behörden profitieren von einem Dokumentenaustauschverfahren, das die etablierten Kennzeichnungssysteme uneingeschränkt unterstützt und einen medienbruchfreien Abstimmungsprozess ermöglicht.

NGDX: Maximale Sicherheit beim Dokumentenaustausch

Behörden und öffentliche Verwaltungen sind zur Einhaltung strenger Datenschutzrichtlinien verpflichtet. Dies gilt auch für den Dokumentenaustausch.

NGDX sorgt für ein Höchstmaß an Sicherheit. Dokumente werden End-to-End, rechtssicher und verschlüsselt versendet und empfangen. Durch den optionalen Einsatz der Blockchain-Technologie besteht die Möglichkeit des revisionssicheren Dokumentenaustausches. Ist die Übertragung abgeschlossen, wird sie mit einem qualifizierten Sendebericht quittiert, der selbst vor Gericht Bestand hat.

Fazit: Behörden können die rechtskonforme und fristgerechte Bearbeitung von Vorgängen vollständig belegen und den Inhalt der übertragenen Unterlagen jederzeit verifizieren.

NGDX ebnet den Weg zum papierlosen Arbeiten. Dort wo heute Faxserver im Einsatz sind, wird nur ein Update auf die OfficeMaster Suite 7DX benötigt. Dann kann das volle Potenzial des elektronischen Dokumentenaustauschs ausgeschöpft werden.

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