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Zusammenspiel aus UC-Lösung und Scanner Fax und Scanner in die eAkte integrieren

Der Weg zum papierlosen Büro fällt vielen Behörden und Verwaltungen schwer. Um den digitalen Dokumentenaustausch, Workflows und Freigabeprozesse im papierlosen Büro voranzutreiben, sind innovative Lösungen gefragt.

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Das weiterentwickelte FerrariFax-Verfahren ermöglicht die elektronische Weiterverarbeitung von Dokumenten und die Integration in BPM- oder ERP-Systeme
Das weiterentwickelte FerrariFax-Verfahren ermöglicht die elektronische Weiterverarbeitung von Dokumenten und die Integration in BPM- oder ERP-Systeme
(© Ferrari)

Die Verwaltung einer Großstadt wie München hat einen geschätzten Jahresverbrauch von über 260 Millionen Blatt Papier. In vielen Ämtern sind analoge Aktenordner noch immer die Realität. Nach wie vor verbreitet ist auch der Versand von Dokumenten per Fax, über den allerdings wichtige Informationen verloren gehen können. Hier setzt Ferrari electronic an.

Mit der OfficeMaster Suite 7DX und dem Kernfeature Next Generation Document Exchange (NGDX) können Dokumente digital, im Original, in Farbe und angereichert um durchsuchbare Metadaten, rechtssicher versendet werden. Mit dieser Weiterentwicklung des FerrariFax-Verfahrens wird das volle Potenzial dieser Technologie in IP-Umgebungen ausgeschöpft. Gleichzeitig unterstützt sie die durchgängige elektronische Weiterverarbeitung der Dokumente und die Integration in BPM- oder ERP-Systeme.

Digitale Workflows etablieren

NGDX ist in der Lage, hybride – also von Menschen und Maschinen lesbare – Dokumente zu übertragen und verbindet damit papiergebundene mit digitalen Prozessen. Wird NGDX mit einem BPM-System gekoppelt, lassen sich Dokumente, auch ZUGFeRD 2.1 Dateien, automatisch erfassen, Inhalte extrahieren und weitere Prozessschritte, wie das Hinterlegen von Informationen in Datenbanken oder ERP-Systemen, anstoßen. Das Ergebnis ist eine automatisierte Dokumentenverarbeitung und ein einheitlicher digitaler Bearbeitungsprozess.

Maximale Sicherheit beim Dokumentenaustausch

Behörden und öffentliche Verwaltungen sind zur Einhaltung strenger Datenschutzrichtlinien gesetzlich verpflichtet. Dies gilt auch für den Dokumentenaustausch. NGDX versendet Dokumente End-to-End, rechtssicher und verschlüsselt. Ist die Übertragung abgeschlossen, wird sie mit einem qualifizierten Sendebericht, der selbst vor Gericht Bestand hat, quittiert. Damit können Behörden die rechtskonforme und fristgerechte Bearbeitung von Vorgängen vollständig belegen und den Inhalt der übertragenen Unterlagen jederzeit verifizieren.

Den Weg zum papierlosen Büro beschreiten

Möglich wird dieses Szenario durch eine gemeinsame Lösung von Panasonic und Ferrari electronic. Der Panasonic Scanner KV-N 1058X scannt bis zu 70 Blatt duplex pro Minute in Farbe und erstellt PDF/A-Dokumente, die dann optional im Zusammenspiel mit der Software von Ferrari electronic verschlagwortet werden können und somit bearbeitbar sind – das Papierdokument liegt also in veredelter digitaler Form vor.

Durch die Anbindung der OfficeMaster Suite 7DX an den netzwerkfähigen Panasonic Scanner übernimmt NGDX den direkten rechtssicheren Versand der digitalen Dokumente aus dem Scanner heraus. Hierbei bleiben nicht nur die vollständigen Dokumenteninhalte Eins zu Eins erhalten, sondern auch die Zusatz-Metainformationen für die digitale Weiterverarbeitung. Die Dokumente können dann vom Empfänger bearbeitet oder in ERP-Systeme übernommen werden. Dadurch lassen sich zum Beispiel Rechnungen automatisiert verbuchen.

Digitale Dokumentenaustauschverfahren verschlanken und beschleunigen behördeninterne Prozesse, reduzieren Papierberge und ersetzen die zeitaufwendige manuelle Datenerfassung. Gleichzeitig bleiben im papierlosen Büro Workflows und Freigabeprozesse standortunabhängig erhalten.

Weitere Informationen

zur Technologiepartnerschaft von Ferrari electronic mit Panasonic finden Sie unter anderem hier

*Der Autor: Stephan Leschke,Vorstandsvorsitzender Ferrari electronic

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