Integrierte IT-Organisation in Behörden Facharchitekturen geben Behörden das Steuer in die Hand

Autor / Redakteur: Michael Brons, Tim Schmarbeck / Gerald Viola

Behörden wenden erhebliche Summen für ihre Informationstechnik auf. Rund drei Milliarden Euro gibt nach eigenen Angaben allein der Bund jährlich für seine IT aus – Tendenz steigend. Denn nahezu jedes neue politische Großprojekt enthält im Kern auch ein IT-Projekt. Diese Entwicklung stellt gleichermaßen die fachliche Leitung wie auch Chief Information Officers (CIO) vor vielschichtige Aufgaben.

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Bei wachsenden Anforderungen und gleichzeitig steigender technologischer Komplexität müssen sie wirtschaftliche und qualitativ hochwertige, anpassungsfähige und sichere IT-Lösungen hervorbringen. Dies setzt voraus, dass sich Fachseite und IT als strategische Partner begreifen, um dauerhaften Erfolg zu erzielen. Hierfür muss die Planungs- und Steuerungsfähigkeit gestärkt werden. Den Rahmen einer gemeinsamen Zielbildungs- und Planungsgrundlage stellt der Aufbau einer Facharchitektur dar.

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Mit zunehmender elektronischer Unterstützung von Verwaltungsaufgaben steigt sowohl die Spezialisierung des IT-Einsatzes als auch die Abhängigkeit von funktionierenden IT-Systemen. Die Entwicklung und Planung dieser Behörden-IT setzt aufgrund der erheblichen Investitionsvolumina eine strategische Perspektive voraus. Häufig hat die IT jedoch Schwierigkeiten, ihre Maßnahmen und Strategien inhaltlich auf den Bedarf der Fachseite abzustimmen. Sie sieht sich damit dem Vorwurf ausgesetzt, eine rein technologische und systembedingte Sichtweise zu verfolgen.

Um den wachsenden Anforderungen der Politik und damit auch der Fachseite gerecht zu werden, sollten die begrenzten finanziellen IT-Ressourcen sowie das IT-Personal so effizient wie möglich in Aufgaben und Projekten eingesetzt werden. Eine strategische IT-Entwicklung, die die langfristigen Gesamtziele einer Organisation im Blick behält, zieht allerdings tiefgreifende Transformationsvorhaben nach sich. Planung und Steuerung dieser Vorhaben bedürfen demzufolge einer gemeinsamen methodischen Grundlage. Hierbei ist von besonderer Bedeutung, Anforderungen im richtigen Detaillierungsgrad und entlang der fachlichen Funktionen zu erheben und zu spezifizieren.

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IT und Fachseite arbeiten aneinander vorbei

In der Praxis ist die Entwicklung der IT häufig nicht auf die strategischen Behördenziele abgestimmt. Grund hierfür ist mangelnde Transparenz zwischen IT und Fachseite hinsichtlich der Gesamtstrategie, der spezifischen Bedarfslage und den technischen Möglichkeiten und Perspektiven. Ist dies der Fall, kann die IT-Planung nur auf relativ unscharfe Kriterien zurückgreifen, sodass ein effektiver Einsatz des Budgets erschwert wird. Dies führt zu einer eher kurzfristigen Planungsperspektive, die oftmals in einer Umsetzung „auf Zuruf“ endet und die Heterogenität der Systemlandschaft nicht entschärft. Hier schließt sich der Kreis: Um eine langfristige IT-Perspektive und -Planung entwickeln zu können und Investitionen bedarfsgerecht zu verteilen, muss die Informationsqualität zwischen Fach- und IT-Seite erhöht werden.

Versteckte Funktionen transparent machen

Damit stellt sich die Frage, wie sich die IT-Planung und der Bedarf der Fachseite am besten verknüpfen lassen. Zunächst gilt es, die Anforderungen beider Seiten zu objektivieren und transparent zu machen. Reflexartig mag man nun auf ein Organigramm verweisen.

Doch gerade in der Ministerialverwaltung und in den meisten Oberbehörden ist der fachliche Zuschnitt von Referaten oftmals historisch gewachsen und umfasst weit auseinander liegende Aufgabengebiete. Erst der Aufbau einer Facharchitektur und die funktionale Perspektive, welche das Zusammenspiel von Elementen der IT und der „geschäftlichen“ Tätigkeit darstellt, ermöglicht es, im Organigramm nicht ersichtliche Funktionen aufzuzeigen und zu analysieren. Wer in welcher fachlichen Funktion mit welchen Ressourcen, Systemen und Leistungsbeziehungen tätig ist, gehört dabei zu den zentralen Fragestellungen.

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Aus diesem ganzheitlichen Blickwinkel lassen sich die Anforderungen der Fachseite an die IT erfassen, priorisieren, bündeln und umsetzen. Darüber hinaus macht die funktionale Perspektive sichtbar, an welchen Stellen Redundanzen, Abhängigkeiten und Synergien bestehen und welche fachlichen Anforderungen zukünftig an welchen Stellen der Organisation an die IT gestellt werden.

Management und IT sollten eine gemeinsame Sprache sprechen – oder einen guten Übersetzer haben: Die strategische IT-Planung beinhaltet eine Beschreibung vom Ist- zum Soll-Zustand. Dabei erfolgt im ersten Schritt eine gründliche Analyse der Ausgangssituation hinsichtlich Funktionen, Geschäftsobjekten, Leistungen und Informationssystemen.

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Diese werden in einer Facharchitektur spezifiziert. Analog hierzu lässt sich ein Soll-Zustand beschreiben. Dieser veranschaulicht beispielsweise, an welcher Stelle welche Funktionen hinzukommen, wie sie mit anderen Funktionen in Verbindung stehen und welche IT-Bedarfe und Konsequenzen für die Systemlandschaft hieraus entstehen.

Dies ist für Fach- wie IT-Seite gleichermaßen wichtig – umso entscheidender ist, dass eine gemeinsame methodische Plattform zum Einsatz kommt.

In jedem Fall gilt: Formulierte Informationen und Anforderungen müssen die richtige „Flughöhe“ aufweisen.

Detaillierte Prozessbeschreibungen sind für diesen Zweck nicht hilfreich und zudem aufwandsintensiv. Die Facharchitektur leistet durch ihre funktionale Perspektive hingegen die geeignete Übersetzung. Die fachliche Leitung und das IT-Management werden in die Lage versetzt, die jeweiligen Planungsobjekte zu verknüpfen, kurz gesagt: Management und IT sprechen im Idealfall eine gemeinsame Sprache.

Für die Leitungsebene ergibt sich die Perspektive, IT als Chefsache zu behandeln, sie frühzeitig in strategische Überlegungen zu integrieren und schließlich die Umsetzung der IT-Strategie aktiv zu steuern.

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Vom Dienstleister zum strategischen Partner

Dieses Planungsinstrumentarium führt perspektivisch zu einem neuen Rollenverständnis von IT und Fachseite. Gilt die IT vielerorts als reiner Kostenfaktor, der standardisierte Dienstleistungen bereitstellt, ergeben sich durch das Instrument der Facharchitektur neue Zusammenarbeitsmodelle.

Die IT wird vom Dienstleister zum strategischen Partner, der durch die gestalterische Beteiligung im Planungsprozess einen gewichtigen Beitrag zur Umsetzung der Behördenstrategie leistet. Die Offenlegung der Abhängigkeit von Fach- und IT-Entscheidungen verdeutlicht den gerne unterschätzten Wertbeitrag der IT zur behördlichen Aufgabenwahrnehmung.

eGovernment-Verantwortlichen dient die Methode als umfassendes Analyse- und Modernisierungsinstrument, das dazu beitragen kann, die Fachseite und die IT besser miteinander zu vernetzen und das eGovernment-Angebot nachhaltig zu entwickeln. Die Finanzverwaltungen einzelner Bundesländer erproben inzwischen das Potenzial dieser Methodik.

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