eGovernment-Perspektiven Europäischer Standard für Records Management

Autor / Redakteur: Dr. Ulrich Kampffmeyer / Gerald Viola

MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records) ist der europäische De-facto-Standard für elektronisches Records Management. Dieser umfasst eine „formelle Spezifikation für funktionale und nichtfunktionale Anforderungen an Systeme zur Verwaltung von elektronischen Archiven (ERMS, engl. Electronic Records Management System) und gilt gleichermaßen für Organisa-tionen des öffentlichen und privaten Sektors, die ERMS-Fähigkeiten in einem europäischen Land anwenden, entwickeln oder beurteilen wollen“1. MoReq ist die wichtigste Spezifikation für elektronisches Dokumenten- und Records-Management (RM) in Europa.

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Dr. Ulrich Kampffmeyer
Dr. Ulrich Kampffmeyer
( Archiv: Vogel Business Media )

Als Antwort auf eine Initiative des DLM-Forums wurde MoReq im Auftrag der Europäischen Kommission entwickelt und 2001 veröffentlicht. Seit Februar 2007 wird an einer Erweiterung des ursprünglichen MoReq-Standards gearbeitet, die zum einen die funktionale Erweiterung umfasst, und zum anderen die Nachweisfähigkeit und Zertifizierung der Implementierung von MoReq in Software-Produkten abdeckt. Bereits Ende 2007 sollen der neue Standard und die dazugehörigen Zertifizierungskriterien veröffentlicht werden.

MoReq liefert im Gegensatz zu anderen Standards (wie der ISO Norm 15489 „Records Management“) eine sehr detaillierte Anforderungsliste sowohl für funktionale Anforderungen an ein elektronisches und papierbasierendes RM-System, als auch für die dazugehörigen elektronischen Vorgangsbearbeitungs- und Dokumentenmanagementsysteme. MoReq schließt auch Richtlinien zur Betrachtung von operationalen und Managementsystemen ein und betrachtet neben der Aufbewahrung von elektronischen Aufzeichnungen auch andere dokumentenbezogene Funktionen wie Workflow, eMail und Elektronische Signaturen.

Inzwischen hat sich MoReq als Grundlage für verschiedene Standards für das elektronische Dokumenten-, Archiv- und Records-Management etabliert. Nationale Standards – wie der Luxemburger SEL ECM Standard, der NOARK-Standard in Norwegen und der niederländische Standard Remano – orientieren sich an der Spezifikation. Der TNA Standard in England soll vollständig durch MoReq2 ersetzt werden.

Das ursprüngliche Spezifikationsdokument – inzwischen als MoReq1 abgekürzt – wurde in elf Sprachen übersetzt, ist aber nicht in einer deutschen Version verfügbar.

Angesichts der ständigen Entwicklungen der Informationstechnologien und der zunehmenden Ausgefeiltheit elektronischer Archive wurde eine Überarbeitung von MoReq notwendig, um seinen Status als anerkanntes europäisches Referenzmodell zu wahren2. Die Arbeiten an der Nachfolgeversion sind weitgehend abgeschlossen und der Standard wird Anfang 2008 in der finalen Fassung veröffentlicht werden. An der Erweiterung der Spezifikation sind neben dem Autorenteam und dem Herausgebergremium eine Vielzahl von Herstellern, Archiven, Anwendern und Spezialisten in diversen Review-Ausschüssen beteiligt.

Wesentliche Inhalte der Erweiterungen sind eine flexiblere Struktur, die Erweiterung des Basismoduls, neue optionale Module, die Entwicklung eines MoReq-Compliance-Tests für Softwareprodukte sowie die Ergänzung um eine länderspezifische Einleitung, wie aus dem Scoping Report3 des DLM-Forum zu MoReq2 hervorgeht.

Insbesondere werden dabei Neuerungen in relevanten Quelldokumenten – wie beispielsweise in ISO-Normen 15489, 23081 oder 17421 – und nationalen Standards wie der DOMEA-Dokumentation berücksichtigt.

Flexiblere Struktur

Die beschriebenen Anforderungen kommen in diversen Umgebungen mit unterschiedlichsten Gesetzgebungen und RM-Kulturen zum Tragen, sodass sie flexibel nutzbar sein müssen, um diesen Ansprüchen gerecht zu werden. Vor diesem Hintergrund wird in MoReq2 eine flexiblere Struktur der Anforderungen geschaffen: Nationale Anforderungen werden in der Spezifikation berücksichtigt und eine Modularisierung der Anforderungen vorgenommen.

  • Das Basismodul umfasst das Minimum an Anforderungen, das notwendig ist, um ein zuverlässiges RM zu garantieren, und beschreibt unter anderem die Zugriffsverwaltung, Aufbewahrungsfristen und Langzeitarchivierung sowie das mit der ISO 23081 und dem OAIS kompatible Metadatenmodell.
  • MoReq befasst sich nicht nur mit RM, sondern berücksichtigt auch andere Systeme und Verfahren, die für den gesamten Lebenszyklus von Information relevant sind. Die Integration anderer Applikationen wie Content-Management-Systeme oder Vorgangsbearbeitung wird in den optionalen Modulen definiert. ?
  • Req-Conformance-Tests.?

Die Nachweisbarkeit und Zertifizierung der Implementierung von MoReq in Softwareprodukten ist ein wichtiger Bestandteil der MoReq2-Initiative. Daher werden standardisierte Testkriterien und Testskripte entwickelt, um die Einhaltung der definierten Produktanforderungen zu evaluieren. Diese Testsuite wird die Grundlage für ein Zertifizierungsverfahren durch das DLM Forum/DLM Network EEIG sein.

Die einzelnen Sprachversionen von MoReq2 sollen um länderspezifische Einleitungen ergänzt werden – im Scoping Report als „Chapter 0“ bezeichnet. Der Einleitungstext soll auf besondere Begebenheiten im Bereich des RM des jeweiligen Landes eingehen und den Begriff der „Records“ und dessen Kontext in der entsprechenden Kultur sowie das Verhältnis zu nationalen Standards und Gesetzen verdeutlichen.

Bedeutung für Anbieter und Anwender

Mit MoReq ist ein etablierter Standard für das elektronische RM geschaffen worden, der in der zweiten Phase den Anforderungen aller Beteiligten entsprechend weiterentwickelt wird:

  • Anbieter müssen zukünftig ihre Produkte nur noch auf einen europäischen Standard ausrichten, und nicht mehr für jedes Land einen eigenen Standard und aufwendige Test- und Zertifizierungsverfahren berücksichtigen. So werden die Aufwände für die Hersteller reduziert und erstmals die Möglichkeit geschaffen, Standardprodukte für einen größeren Markt zu erstellen.
  • Anwender erhalten gleichzeitig durch MoReq2 Anwendungen, die als standardisierte, austauschbare und kompatible Produkte der Anbieter zur Verfügung stehen werden. Die Spezifikation kann als Grundlage für die Systemauswahl oder die die Überprüfung existenter Systeme verwendet werden.?

In Bezug auf Investitionen und strategische Ausrichtung ist MoReq2 gleichermaßen von Bedeutung für internationale und nationale Institutionen der Öffentlichen Verwaltung, für Archive und für Unternehmen der freien Wirtschaft. Besonders international aufgestellte Wirtschaftsunternehmen werden von dem europaweiten Standard profitieren.

Weder der Begriff RM noch MoReq haben bisher in der Bundesrepublik Deutschland eine größere Bekanntheit erreicht. Dies ist zum Teil auf die sprachliche Dimension des Begriffes und seine Übersetzung zurückzuführen. In Deutschland spricht man nicht von Records und RM, sondern von Dokumenten sowie Archivierung, elektronischen Akten und Dokumentenmanagement. So spielte MoReq bislang in Deutschland noch keine größere Rolle.

Ein Grund dafür ist sicherlich, dass das Spezifikationsdokument nicht ins Deutsche übersetzt wurde. Ein weiterer Grund scheint zu sein, dass mit DOMEA und dem zugehörigen Zertifizierungsverfahren in der Öffentlichen Verwaltung ein Konzept vorliegt, dass sich in Teilen mit MoReq überschneidet und dementsprechend durch seine nationalen Verfechter in den Vordergrund gestellt wird.

MoReq ist jedoch nicht dazu gedacht DOMEA zu ersetzen, vielmehr sollte es eine Kombination der Basisanforderungen mit den deutschen Unterlagen geben, vielleicht sogar eine spezifische Anpassung an die Öffentliche Verwaltung und deren Arbeitsweise. Nur so können auch die Anwender in Deutschland von einer zunehmenden Standardisierung im RM-Markt und der internationalen Standardisierungsarbeit profitieren.

Bleibt zu hoffen, dass es diesmal eine deutsche Übersetzung von MoReq geben und das „Chapter 0“ dazu genutzt wird, die Begrifflichkeiten für den deutschen Sprach- und Rechtsraum sowie die Verhältnisse von MoReq zu anderen Standards in der Öffentlichen Verwaltung zu erläutern.

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(ID:2008543)