eGovernment-Perspektiven Europäischer Standard für Records Management

Autor / Redakteur: Dr. Ulrich Kampffmeyer / Gerald Viola

MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records) ist der europäische De-facto-Standard für elektronisches Records Management. Dieser umfasst eine „formelle Spezifikation für funktionale und nichtfunktionale Anforderungen an Systeme zur Verwaltung von elektronischen Archiven (ERMS, engl. Electronic Records Management System) und gilt gleichermaßen für Organisa-tionen des öffentlichen und privaten Sektors, die ERMS-Fähigkeiten in einem europäischen Land anwenden, entwickeln oder beurteilen wollen“1. MoReq ist die wichtigste Spezifikation für elektronisches Dokumenten- und Records-Management (RM) in Europa.

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Dr. Ulrich Kampffmeyer
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( Archiv: Vogel Business Media )

Als Antwort auf eine Initiative des DLM-Forums wurde MoReq im Auftrag der Europäischen Kommission entwickelt und 2001 veröffentlicht. Seit Februar 2007 wird an einer Erweiterung des ursprünglichen MoReq-Standards gearbeitet, die zum einen die funktionale Erweiterung umfasst, und zum anderen die Nachweisfähigkeit und Zertifizierung der Implementierung von MoReq in Software-Produkten abdeckt. Bereits Ende 2007 sollen der neue Standard und die dazugehörigen Zertifizierungskriterien veröffentlicht werden.

MoReq liefert im Gegensatz zu anderen Standards (wie der ISO Norm 15489 „Records Management“) eine sehr detaillierte Anforderungsliste sowohl für funktionale Anforderungen an ein elektronisches und papierbasierendes RM-System, als auch für die dazugehörigen elektronischen Vorgangsbearbeitungs- und Dokumentenmanagementsysteme. MoReq schließt auch Richtlinien zur Betrachtung von operationalen und Managementsystemen ein und betrachtet neben der Aufbewahrung von elektronischen Aufzeichnungen auch andere dokumentenbezogene Funktionen wie Workflow, eMail und Elektronische Signaturen.

Inzwischen hat sich MoReq als Grundlage für verschiedene Standards für das elektronische Dokumenten-, Archiv- und Records-Management etabliert. Nationale Standards – wie der Luxemburger SEL ECM Standard, der NOARK-Standard in Norwegen und der niederländische Standard Remano – orientieren sich an der Spezifikation. Der TNA Standard in England soll vollständig durch MoReq2 ersetzt werden.

Das ursprüngliche Spezifikationsdokument – inzwischen als MoReq1 abgekürzt – wurde in elf Sprachen übersetzt, ist aber nicht in einer deutschen Version verfügbar.

Angesichts der ständigen Entwicklungen der Informationstechnologien und der zunehmenden Ausgefeiltheit elektronischer Archive wurde eine Überarbeitung von MoReq notwendig, um seinen Status als anerkanntes europäisches Referenzmodell zu wahren2. Die Arbeiten an der Nachfolgeversion sind weitgehend abgeschlossen und der Standard wird Anfang 2008 in der finalen Fassung veröffentlicht werden. An der Erweiterung der Spezifikation sind neben dem Autorenteam und dem Herausgebergremium eine Vielzahl von Herstellern, Archiven, Anwendern und Spezialisten in diversen Review-Ausschüssen beteiligt.

Wesentliche Inhalte der Erweiterungen sind eine flexiblere Struktur, die Erweiterung des Basismoduls, neue optionale Module, die Entwicklung eines MoReq-Compliance-Tests für Softwareprodukte sowie die Ergänzung um eine länderspezifische Einleitung, wie aus dem Scoping Report3 des DLM-Forum zu MoReq2 hervorgeht.

Insbesondere werden dabei Neuerungen in relevanten Quelldokumenten – wie beispielsweise in ISO-Normen 15489, 23081 oder 17421 – und nationalen Standards wie der DOMEA-Dokumentation berücksichtigt.

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(ID:2008543)