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Noch Zukunftsmusik: Shared Services über Ländergrenzen hinweg

Der systematische, länderübergreifende Austausch von Dienstleistungen und Ressourcen zwischen den EU-Verwaltungen ist allerdings noch keine gängige Praxis, wie das Beratungsunternehmen Steria Mummert Consulting herausgefunden hat. Zwar arbeiten die öffentlichen Einrichtungen der EU national und lokal daran, ihre Daten und IT-Infrastruktur miteinander zu teilen. Eine Kooperation über Ländergrenzen hinweg, beispielsweise beim Archivieren von Daten, befindet sich dagegen noch am Anfang.

Vor dem Hintergrund, Kosten zu reduzieren, haben viele EU-Verwaltungen so genannte Shared Service Center eingerichtet. Diese bieten die Möglichkeit, bestimmte, immer wiederkehrende Verwaltungsabläufe effizient an einer zentralen Stelle abzuwickeln. Nach Angaben der Steria-Gruppe nutzen in Deutschland bereits 60 Prozent der Verwaltungen Shared Sevice Center, auch in Großbritannien und Frankreich wurden große Investitionen in diesen Bereich getätigt.

Nächster Schritt: Länderübergreifende Basis-Dienste

Ein länderübergreifendes Teilen von Dienstleistungen sei zwar der nächste Schritt, ist aber derzeit noch Zukunftsmusik. Technisch denkbar wären beispielsweise Basisdienste, zum Beispiel auf dem Gebiet der E-Akte oder der Langzeitarchivierung von Daten. Diese Ansätze lassen jedoch noch auf sich warten.

"Neben rechtlichen Hürden stehen die EU-Verwaltungen aktuell noch vor der Aufgabe, den Nutzen ihrer nationalen Projekte zu steigern. Es geht beispielsweise darum, mehr Behörden dazu zu bewegen, die zentralen Dienste immer dort, wo es auch unter fachlichen Gesichtspunkten tatsächlich möglich ist, in Anspruch zu nehmen", sagt Axel Drengwitz, Experte für E-Government bei Steria Mummert Consulting.

So seien in Großbritannien die Shared Services zum Beispiel vielfach nicht ausgelastet, weil deren Nutzung freiwillig ist. Zudem haben viele Behörden mit Shared-Service-Center-Anschluss ihre alten Abläufe beibehalten. "Damit verlagern die Verwaltungen viele individuelle Prozesse an einen zentralen Ort, anstatt ein gemeinsames Verfahren zu nutzen und erschließen leider nicht das organisatorische Nutzenpotenzial von Shared Services", so Drengwitz.

Die erzielten Einsparungen halten sich deshalb bislang in Grenzen. Bei der britischen Verwaltung stehen bislang 160 Millionen Britische Pfund an operativen Einsparungen zu Buche.

Nach Ansicht der Europäischen Kommission sollte bis Ende 2013 geklärt sein, ob weitere Maßnahmen oder Rechtsvorschriften zur Förderung des Cloud Computing notwendig sind. Bleibt abzuwarten, wieviel bis dahin von dem aktuellen EU-Vorhaben umgesetzt sein wird.

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