Strategische Entscheidung beim EU Publications Office

EU: Veröffentlichungen nur noch im PDF/A-Format

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Externe Spezialisten für den Großauftrag

Der Luxemburger Digitalisierungsspezialist Infotechnique SA unterstützte das Vorhaben und scannte das Papierarchiv ein. Dazu Dr. Silke Stapel: „Wir verfügten durch unseren Scan-on-Demand-Service zwar über einige interne Scan-Kapazitäten und -Erfahrungen, doch hatte sich durch den Erfolg dieses Service ein erheblicher Bearbeitungsstau gebildet.

Dadurch dauerte es oft Monate, bis wir ein gewünschtes Dokument bereitstellen konnten. Auch der enorme Umfang und die Einmaligkeit des Projektes waren entscheidend dafür, dass wir uns für die Outsourcing-Variante entschieden.“

Gemeinsam mit Infotechnique führte das EU Publications Office zunächst ein Pilotprojekt durch, bei dem auch verschiedene PDF/A-Werkzeuge getestet wurden. Hinsichtlich Performance und Funktionalität konnte hier der pdfaPilot von callas software punkten, insbesondere, da nur er die geforderte PDF/X-Unterstützung für das Print-on-Demand bot.

Zusätzlich zeichnete er sich – neben seinen Validierungsfähigkeiten für PDF/A-Dokumente – auch durch weitreichende Konvertierungsmöglichkeiten und umfassende Funktionalitäten aus, mit denen sich unternehmensweite Archivierungsstrategien nach ISO-Standard umsetzen lassen.

Auch das Bearbeiten von XMP-Metadaten gehört zu den funktionalen Schwerpunkten des pdfaPilot, worauf das EU Publications Office besonderen Wert legte. XMP steht für „Extensible Metadata Platform“ und ist also eine erweiterbare Plattform für beliebige eigene Metadaten.

Der PDF/A-Standard verlangt, dass alle eigenen Metadaten in XMP-Schemas organisiert werden, die ebenfalls in die PDF/A-Datei eingebettet werden müssen.

Sie sind somit die Voraussetzung für die Erweiterbarkeit der Metadaten in PDF/A. Die dadurch erzielte Flexibilität von XMP-Metadaten erlaubt es, sie in beliebigen unternehmens- oder branchenspezifischen Zusammenhängen zu verwenden. Außer einem Programm zur Einbettung solcher eigenen XMP-Metadaten-Strukturen war daher Software-Unterstützung bei der Erstellung und Einbettung eines entsprechenden Schemas erforderlich. Auch hier konnte pdfaPilot punkten.

„Für uns war aber nicht nur die Qualität und der Funktionsumfang des Produktes ausschlaggebend, sondern auch der hervorragende Support von callas software“, begründet Anton Zagar die Entscheidung für den pdfaPilot.

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