Strategische Entscheidung beim EU Publications Office

EU: Veröffentlichungen nur noch im PDF/A-Format

Seite: 2/3

Anbieter zum Thema

Einheitliches, vollständiges und digitales Archiv

Um der rasch steigenden Nachfrage nach den PDF nachzukommen und ein vollständiges digitales Archiv sämtlicher Veröffentlichungen aufzubauen, das über den EU Bookshop bereitgestellt wird, entschied man sich im Herbst 2007 für die Durchführung eines Digitalisierungsprojektes. Hierfür mussten zunächst die rund 130.000 papierbasierenden Publikationen digitalisiert werden, die aus den Jahren 1952 bis 2002 stammten und in elf Sprachen vorlagen.

Projektkoordinator Anton Zagar vom EU Publications Office erinnert sich: „Insgesamt handelte es sich bei diesen heterogenen Inhalten um rund elf Millionen Seiten, die im Kellerarchiv des Hauptgebäudes lagerten. Diese sollten in ihrer digitalen Zukunft drei Anforderungen erfüllen: die langfristig sichere Archivierbarkeit, die Möglichkeit des Print-on-Demand sowie die webgerechte Online-Präsentation.“

Die Format-Frage

In puncto Format kam man zu dem Schluss, dass die Qualität aller im elektronischen Archiv gespeicherten PDF-Dateien standardisiert werden sollte, ebenso alle zukünftigen Veröffentlichungen. Der Erfahrungsaustausch mit anderen Bibliotheken und Archiven sowie die Informationen der Konferenz des PDF/A Competence Center im Frühjahr 2008 in Amsterdam führten zu einer Entscheidung für den PDF/A-1b ISO-Standard.

Die Spezifikationen sahen vor, beim Scannen TIFF 6.0 zu produzieren und deren Images dann in PDF/A-1b einzubetten. Für die Print-on-Demand-Fähigkeit war außerdem die Unterstützung des ISO-Standards PDF/X-3 gefordert. Ein weiteres wichtiges Kriterium war die Bereitstellung von XMP-Metadaten.

Anton Zagar erklärt: „Ziel war es, am Projektende für jede Veröffentlichung eine einzige Datei zu haben, die den Buchdeckel und den Text enthält, durchsuchbare Text-Layer, Lesezeichen, eine Miniaturansicht des Einbands sowie ausreichende, eingebettete Metadaten, um eine minimale bibliografische Angabe, eine gute Indizierung sowie entsprechende Suchen zu ermöglichen.“

Quasi als „Nebenprodukt“ sollte das Archiv inventarisiert und bereinigt werden. Dabei waren die dort stets in zweifacher Ausfertigung vorgehaltenen Exemplare, die allerdings bisher nebeneinander im Regal standen, aus Sicherheitsgründen räumlich zu trennen sowie versehentlich nicht duplizierte Einzelexemplare zu identifizieren und zu sichern.

Nächste Seite: Externe Spezialisten für den Großauftrag gesucht

(ID:2048109)