Von Papierbergen zu digitalen Unterlagen

Essen erteilt Baugenehmigungen bald online

| Redakteur: Ira Zahorsky

Über eine Plattform auf Basis von cit intelliForm können Bauanträge in Essen künftig eingereicht werden.
Über eine Plattform auf Basis von cit intelliForm können Bauanträge in Essen künftig eingereicht werden. (Bild: cit GmbH)

Die cit GmbH, Spezialist für eGovernment und formularbasierte Prozesse, setzt im Projekt „Baugenehmigung online“ gemeinsam mit dem Essener Systemhaus (ESH) die Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens für die Stadt Essen um.

Die Stadt Essen nutzt für die Bearbeitung von Baugenehmigungsverfahren im Amt für Stadtplanung und Bauordnung die Software „ProBAUG” der Prosoz Herten GmbH. Aktuell werden eingehende Bauanträge weitgehend noch analog bearbeitet. Sowohl die Anträge und Planungsunterlagen, als auch die Dokumente für die verfahrensbegleitenden Abstimmungsprozesse werden zu Stellungnahmen und Mitzeichnungen klassisch in Papierform in der Verwaltung weitergereicht. Nach Abschluss des Bearbeitungsprozesses werden diese Papierunterlagen dauerhaft in den Hausakten archiviert.

Ziel des Projektes BG-Online ist es, den kompletten Antragsprozess vom Eingang der Antrags- und Planunterlagen bis zur Archivierung medienbruchfrei auf eine rein elektronische Vorgangsbearbeitung mit ausschließlich digitalen Unterlagen umzustellen.

cit intelliForm stellt dabei die Plattform zur Verfügung, über die die Bauanträge angenommen werden, bevor sie in das Fachverfahren zur Bearbeitung übernommen werden. Über die Plattform sollen die Antragsteller, die Entwurfsverfassenden und die Fachplaner künftig gemeinsam die Bauvorlagen zusammenstellen können und somit immer Zugriff auf einen aktuellen Planungsstand haben.

Austausch von Informationen zwischen verschiedenen Systemen

Als eines der ersten Projekte bundesweit setzt die Stadt Essen für „Baugenehmigung online“ auf den neuen XBau-2.0-Standard für den Austausch von Informationen zwischen den verschiedenen Systemen, um die Zukunftsfähigkeit der Lösung sicherzustellen und Synergien schneller nutzen zu können.

XBau 2.0 ist ein XML-basierter Standard für den Datenaustausch der Bauaufsichtsbehörden mit ihren Kommunikationspartnern. Dazu gehören auf Seiten des Bauherrn beispielsweise Architekten, Prüfsachverständige und Fachplaner, in der Verwaltung verschiedene Ämter und als dritte Gruppe Fachbehörden. Letztere werden mit XBau in die Lage versetzt, ihre Prozesse ämterübergreifend und medienbruchfrei auszuführen. Das führt zu erheblichen Effizienzgewinnen und beschleunigt den Entscheidungsprozess: Vom Antragsteller eingehende XBau-konforme Daten und Unterlagen können beispielsweise bei Prüfungen der Bauaufsicht sofort einbezogen werden. An Dritte im Prozess können Daten maßgeschneidert geliefert werden. Fachbehörden, die von der Bauaufsicht zur Stellungnahme beteiligt werden, profitieren ihrerseits, weil sie effizienter mit der Bauaufsicht zusammenarbeiten können.

Der Kommunikationsstandard XBau 2.0 wurde im Herbst 2017 vom IT-Planungsrat verbindlich verabschiedet. Jede Lösung für die Baugenehmigung online, die den XBau-2.0-Standard nicht vollumfänglich nutzen würde, hätte unweigerlich in eine Sackgasse mit Mehrkosten und mangelnder Effizienz geführt. Auch wenn das Projektteam auf die Verabschiedung und Ausgestaltung des Standards warten musste, zahlt sich die Verzögerung nun aus. Die neue Lösung konnte so von Beginn an auf den neuen Standard des Planungsrats und der Bauministerkonferenz hin konzipiert werden.

XBau 2.0 sichert Zukunftsfähigkeit

„Im Baugenehmigungsverfahren gibt es besonders viele verwaltungsinterne als auch externe Beteiligte, es erfordert deshalb eine intensive Kommunikation und einen umfassenden Datenaustausch zwischen den Akteuren“, erklärt Thilo Schuster, geschäftsführender Gesellschafter der cit GmbH. „Wir empfehlen deshalb allen Kommunen, die ihr Baugenehmigungsverfahren ebenfalls digitalisieren wollen, die umfassende Nutzung des Standards XBau 2.0. Er sichert nicht nur die Zukunftsfähigkeit der Lösung, sondern erhöht auch die Flexibilität in der Nutzung verschiedener Systeme bei den unterschiedlichen Akteuren und steigert letztlich die Effizienz in der Projektumsetzung.“

„Besonders Baugenehmigungsverfahren sind sehr umfangreich und komplex. Eine übergreifende Dokumentation der Sollprozesse im Vorfeld und die praktischen Hinweise der cit haben dazu beigetragen, dass wir die Umsetzung der Lösung sehr effektiv planen konnten und jetzt strukturiert angehen können”, erklärt Ralf Zientkowski vom Amt für Stadtplanung und Bauordnung der Stadt Essen.

In Essen arbeitet das Projektteam derzeit an der Integration in das städtische Netzwerk und der Entwicklung der Prozesse im Fachverfahren. Im nächsten Schritt ist eine interne Testphase angesetzt, die dann in eine Pilotphase mit Anträgen ausgewählter Antragsteller übergeht.

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