Erfolgspotenziale in der öffentlichen Beschaffung

Ein Erfahrungs- und Wissensaustausch zwischen Einkäufern öffentlicher Auftraggeber kann zahlreiche Synergiepotenziale erschließen und die Vergabe öffentlicher Aufträge wesentlich erleichtern. Die Nutzung moderner Internet-Technologien spielt hierbei eine entscheidende Rolle.

Wie die im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie erstellte Studie „Kostenmessung der Prozesse öffentlicher Liefer-, Dienstleistungs- und Bauaufträge aus Sicht der Wirtschaft und der öffentlichen Auftraggeber“ zeigt, führt die Vergabe öffentlicher Aufträge in Deutschland jährlich zu Prozesskosten von 19 Milliarden Euro, wovon 8,8 Milliarden auf öffentliche Auftraggeber entfallen. Dies macht nicht zuletzt deutlich, dass der Prozesskostenreduzierung ein wichtiger Stellenwert im Rahmen der Verwaltungsmodernisierung beizumessen ist.

Problemfelder im öffentlichen Einkauf

Öffentliche Beschaffungsvorgänge stellen viele Verwaltungen vor große Herausforderungen, da für eine wirtschaftliche und rechtskonforme Abwicklung des Vergabeprozesses umfangreiches technisches, rechtliches und kaufmännisches Know-how benötigt wird. Da öffentliche Auftraggeber eine große Bandbreite unterschiedlicher Leistungen beschaffen und gleichzeitig nur in wenigen Ausnahmefällen Spezialisten für alle anfallenden Bedarfe innerhalb einer Verwaltung verfügbar sind, sind Auftragsvergaben häufig mit großem personellen und finanziellen Aufwand verbunden. Um benötigte Leistungen ausreichend genau spezifizieren und vergaberechtskonform beschreiben zu können, müssen immer wieder Informationen recherchiert oder Teile des Vergabeprozesses an Projektanten (das heißt, Berater, Ingenieure oder Architekten) ausgelagert werden, wodurch die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter erhöht und die Kosten der Auftragsvergabe gesteigert werden.

Effizienzsteigerungen durch Wissensaustausch

Da öffentliche Ausschreibungen häufig individuelle Projekte sind, ist der Erfolg von Beschaffungsmaßnahmen oftmals von Erfahrungswissen abhängig, das nur durch einen langfristigen Umgang mit Problemen im öffentlichen Auftragswesen erworben werden kann. Insbesondere dann, wenn Erfahrungswissen – beispielsweise aus Zeitmangel – nicht selbst aufgebaut werden kann, kommt dem Erfahrungsaustausch mit anderen öffentlichen Auftraggebern besondere Bedeutung bei der Vorbereitung und Durchführung öffentlicher Auftragsvergaben zu. Auf diese Art lassen sich verlässliche Informationen erwerben und zahlreiche Synergiepotenziale erschließen.

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