Die OZG-Umsetzung am Beispiel „Aufenthaltstitel“ Erfolgsfaktoren des Efa-Prinzips

Von Dr. Philipp Richter und Christian Mohser*

Der Online-Dienst „Aufenthaltstitel“ aus dem OZG-Themenfeld „Ein- und Auswanderung“ ist bereits im Oktober 2020 in einigen Ausländerbehörden Brandenburgs als Pilot online gegangen – zunächst mit dem Antrag zur Ausübung einer Erwerbstätigkeit als eine von insgesamt sechs Antragsstrecken zu dieser OZG-Leistung.

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Die Umsetzung des Online-Dienstes „Aufenthaltstitel“ erfolgt bisher und auch zukünftig im Zusammenspiel mehrerer Akteuren auf Landes- und Kommunalebene sowie verschiedenen Dienstleistern
Die Umsetzung des Online-Dienstes „Aufenthaltstitel“ erfolgt bisher und auch zukünftig im Zusammenspiel mehrerer Akteuren auf Landes- und Kommunalebene sowie verschiedenen Dienstleistern
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Weitere Antragsstrecken sind über ein standardisiertes Umsetzungsverfahren entweder bereits vollständig erstellt oder befinden sich in der Finalisierung, damit sie künftig alle Ausländerbehörden in Deutschland als „Einer-für-Alle-Leistung“ nachnutzen können. Derzeit wird der Aufenthaltstitel in 57 Pilotkommunen aus zehn Bundesländern für fünf verschiedene Fachverfahren ausgerollt.

Prozess der Nachnutzung für den Aufenthaltstitel
Prozess der Nachnutzung für den Aufenthaltstitel
(© Moysies)

Den Weg der erfolgreichen Umsetzung bereiten dabei die Organisation mit den Beteiligten aus Verwaltung und spezialisierten Dienstleistern sowie der Einsatz „OZG-konformer“ Kommunikationsplattformen und Nachnutzungselemente.

Ergänzendes zum Thema
Retrospektive
Lessons Learned bis heute

In der Retrospektive zeichnen sich bis zum heutigen Zeitpunkt insbesondere folgende Empfehlungen für die Umsetzung von EfA-Leistungen im Rahmen des OZG ab:

  • Umfangreiches und proaktives Kommunikations- und Stakeholdermanagement zur Koordination und Vermittlung unterschiedlicher Anforderungen (politisch, organisatorisch, rechtlich, technisch)
  • Setzen auf etablierte fachliche Standards (XAusländer) und frühestmöglicher Beginn deren OZG-konformen Weiterentwicklung unter Rückgriff auf etablierte Redaktionsprozesse
  • Frühzeitige Organisation des Zusammenspiels zwischen der Verwaltung und den Projektpartnern
  • Größtmögliche Standardisierung der Entwicklungsprozesse der Antragsstrecken einer OZG-Leistung (Konzeption – Klick-Dummy – Entwicklung – Bereitstellung – Rollout)
  • Bereitstellung und laufende Aktualisierung einer Informations- und Kollaborationsplattform, unter anderem zur Sicherstellung der Transparenz über die laufende Umsetzung, zur schnellen Klärung offener Fragen zwischen allen Beteiligten und zur komfortablen Verwaltung einer Vielzahl von Pilotkommunen in den Ländern
  • Ebenen- und Ressortübergreifende Kooperation und Abstimmung über technische sowie fachliche Standards als Basis jeglicher IT-Anwendungs- und Infrastrukturentwicklung.

Erfolgsfaktor arbeitsteilige Organisation

Zur Umsetzung des „Aufenthaltstitels“ und seiner einzelnen Antragsstrecken wurde seitens des Ministeriums des Innern und für Kommunales von Anfang an ein standardisiertes Umsetzungsverfahren verfolgt, mit dem die einzelnen Leistungen einfach und schnell umgesetzt und für die Nachnutzung bereitgestellt werden konnten. Die Umsetzung des Online-Dienstes „Aufenthaltstitel“ erfolgt bisher und auch zukünftig im Zusammenspiel mehrerer Akteuren auf Landes- und Kommunalebene sowie verschiedenen Dienstleistern.

Gemeinsam mit dem Bundesinnenministerium und dem Auswärtigen Amt leitet Brandenburg, vertreten durch das Ministerium des Innern und für Kommunales (MIK BB), das Themenfeld „Ein- und Auswanderung“. Es wird hierbei von der PD – Berater der öffentlichen Hand unterstützt. Das Themenfeld umfasst unter anderem die OZG-Leistung „Aufenthaltstitel“, für die das MIK BB Leistungsverantwortlicher im Sinne des OZG-Programmmanagements ist. Neben der Projektleitung für den „Aufenthaltstitel“ verantwortet das MIK BB in Zusammenarbeit mit anderen Kommunen und Behörden die fachliche Konzeption und Testung der einzelnen Antragsstrecken des Online-Dienstes sowie die Erstellung von OZG-Referenzinformationen und FIM-Stamminformationen.

Das MIK BB hat als Auftraggeber den zentralen Brandenburgischen IT-Dienstleister (ZIT-BB) als Auftragnehmer mit der technischen Umsetzung des Vorhabens beauftragt. Die technische Projektumsetzung erfolgt in Kooperation mit der Anstalt für kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB). Im Rahmen dieser Kooperation hat die AKDB externe, für einzelne Leistungsbereiche der OZG-Umsetzung spezialisierte Partner eingebunden. Die externen Partner unterstützen im Projekt-, Anforderungs-, Informations- und Rolloutmanagement (Moysies & Partner), in der Visualisierung und User Experience der Antragsstrecken (FH Würzburg/Schweinfurt) sowie in der Entwicklung (H&D Unternehmensberatung). Die Unternehmen agieren im Rahmen ihrer jeweiligen Expertisen in gemeinsamen Umsetzungsteams mit der Projektleitung und Fachlichkeit des Ministeriums und stellen somit die schnelle und qualitativ hochwertige Bereitstellung der Antragsstrecken über standardisierte Prozesse sicher.

Der Einsatz einer Informations- und Kollaborationsplattform ist ein wichtiger Baustein für die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen den vielen Beteiligten innerhalb des Umsetzungsteams sowie außerhalb mit den Zuständigen der Länder und Kommunen, die für die Nachnutzung verantwortlich sind.

Dafür werden im Projekt die Software „Jira“ sowie „Confluence“ eingesetzt. Beide Werkzeuge sind vielseitig einsetzbar – und können miteinander kombiniert werden. Im Kern werden „Jira“ und „Confluence“ einerseits für die interne Projektarbeit und andererseits für die Kommunikation mit nachnutzenden Ländern bzw. Kommunen sowie den Rollout eingesetzt. In der Kombination der beiden Werkzeuge mit regelmäßigen Abstimmungsterminen entsteht Transparenz innerhalb und außerhalb des Projektes. Das Rollout- und Anforderungsmanagement wird beispielsweise mithilfe von „Jira“ dokumentiert und abgewickelt. Die Wiki-Software „Confluence“ nutzen die Projektbeteiligten für die Erarbeitung, die Dokumentation und den Austausch von Projektinhalten. Darüber hinaus wird in Kürze eine Website basierend auf „Confluence“ als sogenannte Nachnutzungsplattform gelauncht. Hier können sich nachnutzende Länder und Kommunen unter anderem informieren, wie sie die bereitgestellten Online-Dienste des MIK BB nachnutzen und einbinden können.

Die OZG-Leistungen „Aufenthaltstitel“ (OZG-ID 10255) und „Aufenthaltskarten und aufenthaltsrelevante Bescheinigungen“ (OZG-ID 10596) sind grundsätzlich nachnutzungsbereit. Zur Nachnutzung sind – wie in allen EfA-Projekten – rechtliche, finanzielle, technische und organisatorische Schritte notwendig:

  • Rechtliche Dimension: Die OZG-Leistungen „Aufenthaltstitel“ und „Aufenthaltskarten und aufenthaltsrelevante Bescheinigungen“ wurden am 12. Oktober 2021 als erste OZG-Leistungen überhaupt in den FIT-Store eingestellt. Seitdem können die Länder ihre Interessensbekundung für die Nachnutzung dieser Leistungen abgeben. Die rechtliche Ein- und Anbindung der kommunalen Ebene über den FIT-Store ist von der jeweiligen Landesstrategie abhängig. Die FAQs des FIT-Stores, die sich auf der Website der FITKO befinden, erläutern mögliche Optionen.
  • Finanzielle Dimension: Die Bereitstellung der Online-Dienste zu den oben genannten OZG-Leistungen erfolgt bis zum 31. Dezember 2022 unentgeltlich. In diesem Zeitraum finanziert das Land Brandenburg diese Maßnahme als umsetzendes Land aus Mitteln des Konjunkturpaketes des Bundes. Ab dem 1. Januar 2023 wird ein Entgelt für nachnutzende Länder fällig. Eine Kostenschätzung (Richtwerte) mit einem Kostenverteilungsmechanismus für den Betrieb sowie die Wartung und Pflege ab dem jahr 2023 liegt den nachnutzungsinteressierten Ländern vor. Inwieweit diese Kosten durch das jeweilige Land selbst getragen werden oder an die einzelnen kommunalen Gebietskörperschaften weitergereicht werden, ist von der Nachnutzungsvoraussetzungen und strategien des jeweiligen Landes abhängig.
  • Technische Dimension: Der Online-Dienst wird mit einem JavaScript-Framework entwickelt, das eine einfache Erstellung von Komponenten erlaubt. Mittels „Web Components Standard“ werden die Online-Dienste „Aufenthaltstitel“ und „Aufenthaltskarten und aufenthaltsrelevante Bescheinigungen“ als in sich geschlossene Antragsverfahren in den Webauftritt der Behörden eingebunden. Der aus dem Online-Dienst im XAusländer-Standard erzeugte Antrag wird Ende zu Ende verschlüsselt, über eine Kommunikationskomponente via DVDV/OSCI auf dem jeweiligen OSCI-Intermediär bereitgestellt und durch das Fachverfahren der jeweiligen Behörde zur Weiterverarbeitung abgeholt. Voraussetzung für die technische Nachnutzung ist die Schnittstellenanbindung der Fachverfahren auf Basis von XAusländer. Da das XAusländer-OZG-Kapitel zum 1. Mai 2022 mit der XAusländer-Spezifikation 1.17.0 verpflichtend umzusetzen ist, sind ab diesem Zeitpunkt die technischen Nachnutzungsvoraussetzungen für den „Aufenthaltstitel“ und die „Aufenthaltskarten und aufenthaltsrelevante Bescheinigungen“ vollumfänglich gegeben.
  • Organisatorische Dimension: Zur Abstimmung der bundesweiten Nachnutzung findet seit November 2020 einmal im Monat der „Steuerungskreis mit an Nachnutzung interessierten Bundesländern” (SK Nachnutzung) statt. In diesem sind Vertreter:innen aus der Fachlichkeit sowie der OZG-Koordination aller Länder beteiligt. In diesem Gremium werden Fragen zur länderübergreifenden Nachnutzung auf Ebene der Länder behandelt. Mit den von den Ländern gemeldeten Nachnutzungspiloten findet seit Mai 2021 zusätzlich einmal im Monat ein operativer Projekttermin statt. Operative Fragen der Nachnutzung werden in diesem Termin unmittelbar mit den Pilotkommunen besprochen.

Die mittlerweile über 57 Pilotkommunen aus zehn Ländern nutzen für die Integration des Aufenthaltstitels einen in der laufenden Umsetzung standardisierten Prozess (siehe auch folgende Abbildung):

Nächste Schritte

Die Organisation der Nachnutzung in den Ausländerbehörden der Länder wird neben der Finalisierung der noch ausstehenden Antragsstrecken in 2022 den größten Raum einnehmen. Allein in Bayern haben sich 98 Prozent der Ausländerbehörden für die Integration des Online-Dienstes „Aufenthaltstitel“ entschieden.

Die Anbindung des Nutzerkontos an die Antragsstrecken soll noch in diesem Jahr mit mehreren Pilotkommunen in Brandenburg durchgeführt werden. Zusätzlich wird die Integration des Rückkanals vom Fachverfahren zu den Antragstellenden weiter konzipiert, um XAusländer-konform unter anderem die Zusendung von Mitteilungen durch die Behörde an die Antragstellenden zu ermöglichen. Dabei soll auch geprüft werden, welche Möglichkeiten bestehen, damit die Antragstellenden bidirektional zum Beispiel fehlende Nachweise an die Ausländerbehörde versenden können („Rückkanal vom Rückkanal“).

* Dr. Philipp Richter ist Referent des Ministerium des Innern und für Kommunales des Landes Brandenburg und
Christian Mohser ist Geschäftsführender Partner der Moysies & Partner IT- und Managementberatung mbB

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