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Change Management beim eGovernment Erfolgsfaktor Mitarbeiterbeteiligung

| Autor / Redakteur: Claudia Langeheine, Konrad Kandziora / Gerald Viola

Akteninhalte in Ausländerbehörden sind so unterschiedlich wie die Antragsteller aus aller Welt. Sie enthalten die verschiedensten Dokumente und Formate. Je nachdem wie der Lebensabschnitt der Antragsteller in Berlin verläuft, können sie zudem sehr dünn sein oder auch mehrere Papierbände in Anspruch nehmen..

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( Archiv: Vogel Business Media )

Die unterschiedlichen Arten von Dokumenten erschweren den Wechsel von der papiergebundenen zur elektronischen Akte. Dennoch hat sich die Berliner Ausländerbehörde zu diesem Schritt entschlossen, denn die organisatorischen Probleme beim Bewältigen der hohen Papierberge überwogen.

Dicke Aktenstapel müssen täglich hin- und hergetragen werden, da häufig mehrere Kollegen – oder auch andere Institutionen, wie das Verwaltungsgericht Berlin – auf die gleichen Fälle zugreifen und für die Sachbearbeitung die Akten aus den Registraturen oder dem Archiv geholt werden müssen. Das erschwert nicht nur effektives Arbeiten, sondern ist auch körperlich belastend. Nicht zuletzt führt der hohe Platzbedarf für die Papierakten bereits zu Lagerproblemen.

Die Akzeptanz des Verfahrens steht im Vordergrund

Bereits in der Konzeptionsphase setzte die Berliner Ausländerbehörde auf eine umfassende Einbindung der rund 300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, denn die Akzeptanz des Verfahrens stand im Vordergrund. Wenn die elektronische Akte Prozesse beschleunigen und den Mitarbeitern ein effektiveres Arbeiten ermöglichen soll, ist die Zustimmung zum System ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Jahrelange Vorarbeit kann an der Skepsis gegenüber neuer Technik scheitern.

Darüber hinaus ist die Einbindung auch eine organisatorische Notwendigkeit, wenn man Wert darauf legt, gleich im ersten Schritt eine runde Lösung zu finden, die nicht ständig nachgebessert werden muss, da sie den Anforderungen im Berufsalltag nicht standhält.

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