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ELO E-Akte und ELO Analytics Erfolgreiches Datenmanagement in der digitalen Verwaltung

Die zunehmende Datenflut stellt auch die Verwaltungsarbeit vor wachsende Herausforderungen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Dokumente klassisch auf Papier, als digitale Unterlagen oder per E-Mail vorliegen. Die Anforderungen an ein effizientes Verwaltungshandeln werden immer größer. Nur wer diese Informationen digital und automatisiert verarbeitet, kann die Herausforderungen der Zukunft bewältigen. Die ELO E-Akte in Kombination mit dem Datenmanagement ELO Analytics nimmt hierzu eine Schlüsselrolle ein.

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Prozessbeispiel E-Akte
Prozessbeispiel E-Akte
(© ELO)

Elektronische Vorgangsbearbeitung leicht gemacht

Mit der Digitalisierung werden Schriftgutobjekte und Vorgänge in einer elektronischen Akte im Enterprise-Content-Management-System ELO angelegt. Über vorkonfigurierte elektronische Geschäftsgänge können die Objekte dann mit Hilfe der ELO Vorgangsbearbeitung gemäß den fachlichen und funktionalen Anforderungen weitergegeben werden. Dabei behalten die Anwender jederzeit den Überblick über die gerade ablaufenden Prozesse. Auch die Konformität zum Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit ist hierbei sicher­gestellt.

Einen schnellen Überblick aller vorhandenen Daten einer Akte liefert die Analysekomponente ELO Analytics. Mit ihr lassen sich komplexe Zusammenhänge übersichtlich visualisieren. So kann jeder im Handumdrehen individuelle Balken-, Linien- oder Tortendiagramme erstellen. Mit übersichtlichen Dashboards finden sich die Anwender in der komplexen Welt der kombinierten Auswertungsmöglichkeiten leicht zurecht.

Gesteigerte Anforderungen an die Datensicherheit und den Datenschutz

Bereits bei der Anlage einer elektronischen Akte wird gewährleistet, dass nur berechtigte Anwender Einsicht und Zugriff auf Daten erhalten. Für die Einhaltung dieser Anforderung sorgt ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept mit Benutzergruppen und Rollenfunktionen. Dieses berücksichtigt auch die Steuerung der Geschäftsgänge. ELO Analytics stellt sicher, dass der Anwender nur für ihn zugängliche Daten auswertet. Damit greift das Rechtekonzept sowohl auf Benutzerebene als auch dokumenten- bzw. aktenbasiert.

Die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO), die im Mai 2018 in Kraft tritt, stellt die Verwaltungsarbeit vor neue Herausforderungen. Die Entwicklung der ELO E-Akte berücksichtigt die neuen gesetzlichen Rahmenbedingungen bereits heute. ELO Digital Office stellt hierzu Funktionen und Lösungsbausteine zur Verfügung, die die besten Voraussetzungen für ein rechtskonformes Datenmanagement gemäß der EU-DSGVO-Richtlinien mitbringen.

„Wir sehen die neue Datenschutzverordnung nicht nur als Last, sondern vor allem auch als Chance für unsere Kunden, die Digitalisierung in ihrer Organisation voranzutreiben“, so Karl Heinz Mosbach, ­Geschäftsführer der ELO Digital Office GmbH in Stuttgart. „Mit der ELO E-Akte sind Verwaltungs­organisationen in Bezug auf die neuen gesetzlichen Rahmenbedingungen beim Thema Datenschutz bestens aufgestellt.“

Flexible und mobile ­Verwaltungsarbeit ohne Grenzen

Mobile Geräte wie Smartphones und Tablets haben unsere Informationsverarbeitung revolutioniert. Sie sind gleichzeitig die Basis für flexibleres Arbeiten. Diese Plattformen sind heute sowohl in Unternehmen als auch in der ­Verwaltung selbstverständlich geworden.

Gerade in der Verwaltungsarbeit braucht es für mobiles Arbeiten aber hohe Datensicherheit und auf die Prozesse optimal abgestimmte Lösungen. Nur so sind Effektivität und Sicherheit für die Verwaltungsprozesse gewährleistet. Ob formularbasierte Vorgangs­steuerung, Verschlüsselung oder Offline-Betrieb – all dies bietet ELO mit seinen Lösungen in der ELO E-Akte auch für die mobilen Endgeräte.

Über spezialisierte Apps verbindet sich der Anwender mit dem zen­tralen ECM-Server im Intranet und erhält – gemäß seinen individuellen Berechtigungen – Zugriff auf die gewünschten Daten. Die Vertraulichkeit der Daten ist hierbei zum einen über den Passwortschutz, zum anderen aber auch über speziell abgesicherte Übertragungsprotokolle gegeben. Nicht nur der Zugriff auf Dokumente und Akten ist mobil möglich. Auch die Steuerung von Geschäftsgängen und Aufgaben in Freigabeprozessen können über Smartphone und Tablet erledigt werden. Auf diese Weise bleiben Verwaltungsabläufe im Fluss und Unterbrechungen werden auf ein Minimum reduziert.

Auch organisationsübergreifendes Handeln ist mit der ELO E-Akte einfach umsetzbar. Über temporäre Dokumenten-Links können Sachbearbeiter externen Mitarbeitern und Bürgern den Zugriff auf wichtige Informationen gezielt ­bereitstellen. Selbstverständlich können solche Links zeitlich limitiert oder die Anzahl der Zugriffe begrenzt werden.

E-Mail-Management ­perfekt integriert

Nach wie vor stellt die E-Mail auch in der Verwaltung ein zentrales Mittel des Informationsaustauschs dar. Daher ist die optimale Verzahnung des E-Mail-Managements in die Vorgangsbearbeitung Grundvoraussetzung für rechtssicheres Verwaltungshandeln. Mit den ­serverbasierten E-Mail-Komponenten der ELO E-Akte können ­E-Mails automatisiert verarbeitet werden. So lassen sich wichtige Inhalte gezielt und vorgangsbezogen in die laufenden Prozesse einbeziehen.

Die ELO ECM-Lösungen stellen hierzu alle notwendigen Funktionalitäten für ein umfassendes ­E-Mail-Lifecycle-Management (ELM) bereit. Das zentrale E-Mail-Management der ELO E-Akte senkt Kosten und spart Zeit. Je nach Anforderung ermöglicht ELO die Kombination von zwei E-Mail-­Archivierungsstrategien, client- oder serverbasiert. Über effiziente Zugriffsmechanismen können die Anwender jederzeit auch aus dem E-Mail-System heraus auf ihre archivierten Dokumente und Daten zugreifen.

Die Integration der ELO Funktionalität ist dabei in gleichem Maße sowohl für Microsoft Outlook/­Exchange als auch für IBM Notes verfügbar. Beide Integrationen ermöglichen ein nahtloses Arbeiten aus der gewohnten Umgebung ­heraus und den Zugriff auf die ­vorhandenen ELO Archiv- und ­Dokumentenprozesse.

Um mehr über dieses Thema zu erfahren, lesen Sie bitte auf der nächsten Seite weiter.

Zusammenarbeit auf allen Ebenen

Je nach Anforderung lässt sich das Zusammenspiel der ELO E-Akte mit weiteren Fachanwendungen individuell anpassen. So kann zum Beispiel eine Microsoft SharePoint-Lösung jederzeit mit einer E-Akte-­Lösung verknüpft werden, damit sich die Collaboration-Fähigkeiten des SharePoint und das digitale Aktenmanagement von ELO integ­riert nutzen lassen.

Doch auch auf Dokumentenebene nimmt das Thema Collaboration einen hohen Stellenwert ein. Innerhalb der ELO E-Akte kann über den ELO Feed direkt am Dokument kommuniziert werden. Damit sind alle Adressaten auf dem aktuellen Wissensstand und Verwaltungsvorgänge lassen sich deutlich effizienter gestalten. Wo früher aufwändig per E-Mail über einen Vorgang diskutiert wurde, eröffnet ELO Collaboration neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit.

Ganzheitliches Informationsmanagement mit ELO Analytics

Mit der zunehmenden Digitalisierung der Verwaltungsprozesse steigt das zu verarbeitende Datenvolumen drastisch an. Die hohe Menge an E-Mails, Dokumenten und anderen Daten ist jedoch nicht nur ein Fluch – sie kann auch ein Segen sein: In den riesigen Datenmengen schlummern unzählige wertvolle Informationen und Erkenntnisse, die mit einer Analysekomponente wie ELO Analytics entsprechend analysiert und in der Verwaltungsarbeit effizient genutzt werden können.

Dabei liegt der Fokus gezielt auf einer ganzheitlichen Auswertung von strukturierten und unstrukturierten Daten aus unterschiedlichen Quellen. Ziel ist es, Auswirkungen, Wechselwirkungen und daraus resultierende Folgen aus Prozessereignissen besser bewerten zu können.

In der ELO E-Akte werden nahezu alle wichtigen Daten, Korrespondenzen und Verträge sowie Prozess- und Feed-Daten zentral verwaltet. Eine umfassende Analyse dieser Daten hilft dabei, die richtigen Schlüsse zu ziehen und wichtige Entscheidungen zu treffen, die die Verwaltungsarbeit noch effizienter gestalten.

Vorhandene Einzelanalysen können mit Hilfe von ELO Analytics zu einer übersichtlichen Darstellung und einer ganzheitlichen ­Visualisierung in so genannten Dashboards zusammengefasst werden. So stehen den Anwendern ­jederzeit wichtige Informationen und Erkenntnisse auf einen Blick zur Verfügung. Als Ergänzung zur ELO E-Akte bietet ELO Analytics vor allem den Vorteil, wechselseitige Auswirkungen zu erkennen und die richtigen Schlüsse zu ziehen. So werden gerade in komplexeren Verwaltungsabläufen Ursachen für mögliche Probleme schneller erkannt und es kann entsprechend gegengesteuert werden. Damit wird das gesamte ECM-System zu einem wertvollen Werkzeug für ein ganzheitliches Informationsmanagement in der Verwaltungsarbeit.

Wenn Sie mehr über die ELO E-Akte und ELO Analytics wissen wollen und sich über weitere ELO-Lösungen informieren möchten, erfahren Sie hier mehr über die kostenlosen Veranstaltungen des ELO Digital Office rund um das Thema ECM.

Weitere Informationen über die Webseminare von ELO zu vielen spannenden Themen rund um das Thema Enterprise-Content-Management erhalten Sie hier.

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