Zentral alle Clients im Griff Erfolgreiche Migration von Novell ZenWorks auf Microsoft Windows 7

Autor / Redakteur: Hadi Stiel / Susanne Ehneß

Bei der Ärztlichen Verrechnungsstelle Büdingen ist ein reibungsloser Ablauf der Geschäftsprozesse im hohen Maße von der Qualität der Betreuung der IT-Arbeitsplätze abhängig. Durch den Einsatz einer Materna-Lösung hat das Unternehmen die Qualität der IT-Arbeitsplatzbetreuung und seiner Dienstleistungen gesteigert.

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Ärztliche Verrechnungsstelle in Büdingen
Ärztliche Verrechnungsstelle in Büdingen
(Foto: ÄV Büdingen)

Bis Mitte 2012 erfolgte die Betreuung der IT-Arbeitsplätze der Ärztlichen Verrechnungsstelle Büdingen, insgesamt über 350, noch über „Novell ZenWorks“ als zentrales Client-Lifecycle-Managementsystem. Die PCs stehen, außer in Büdingen, verteilt in den Geschäftsstellen der Ärztlichen Verrechnungsstelle in Weimar, Kassel, Gießen, Mainz, Frankfurt und München.

Pro Jahr werden 2,2 Millionen Rechnungen für mehr als 6.000 Kunden – Ärzte, Belegärzte, Chefärzte, Gemeinschaftspraxen, Kliniken, medizinische Versorgungszentren und Notdienstzentralen – erstellt und abgewickelt. Daneben übernimmt die Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen für ihre Kunden die honorar- und gebührenrechtliche Beratung, Korrespondenzbearbeitung mit den unterschiedlichen Leistungsträgern, Buchhaltung bis hin zur elektronischen Vorhaltung der Dokumente für die nachweisliche Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Das Team rund um den IT-Leiter Helmut Glas, zusammen elf Experten, steht für die Betreuung der verteilt installierten Arbeitsplätze sowie den reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse bei der Ärztlichen Verrechnungsstelle Büdingen in der Pflicht. Zum Verantwortungsbereich des Teams gehören zudem die Beantwortung technischer Fragen, die Behebung von Störungen und die Entwicklung eigener Softwarelösungen. Die Datenbankinfrastruktur und das komplette Backup-Rechenzentrum fallen ebenfalls unter die Verantwortung von Glas und seines IT-Teams.

Migration

Als Mitte 2012 ein aufwendiges und umfassendes Upgrade von ZenWorks anstand, mit dem gleich mehrere Versionen übersprungen werden sollten, stellte sich der Teamleiter die Sinnfrage: „Ist es für das Unternehmen nicht besser, statt auf Novell, für ein effektiveres und effizienteres Client-Lifecycle-Management auf ein anderes Pferd zu setzen?“

Zu dieser Zeit war Glas in seinem elektronischen Postfach bei der Sichtung der Produktinfos auf eine Offerte der IDS Software und Hardware in Berlin gestoßen. „Das angebotene Client- und Server-Managementsystem DX-Union von Materna schien laut der Beschreibung gut zu unserem Anforderungsprofil zu passen“, erinnert sich Glas. Über das neue Werkzeugset sollte nicht nur die Qualität der IT-Arbeitsplatzbetreuung verbessert werden. „Auch bei der unternehmensweiten Ausrollung von Windows-7-Arbeitsplätzen und bei der Einführung von Office 2010 – bis dato war das teils unkomfortable Open Office im Einsatz – sollte uns das Client- und Server-Managementsystem wirkungsvoll unterstützen“, so der IT-Leiter.

Letzte Zweifel daran, ob DX-Union mit zentraler Softwareverwaltung und -verteilung sowie zentralem Benutzer-, Drucker- und Device-Management die passende Lösung ist, wurden beim DX-Union-Anwendertreffen in Dortmund bei Materna ausgeräumt. Marian-Marcus Suchanek und Stefan Pietz, beides Systemadministratoren bei der Ärztlichen Verrechnungsstelle Büdingen, hatten daran teilgenommen und dieses Forum für einen intensiven Erfahrungsaustausch mit bereits bestehenden DX-Union-Anwendern genutzt. Danach stand endgültig fest: Das Client- und Server-Managementsystem ist auch für die Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen aufgrund seines breiten Funktionsumfangs die passende Lösung, sowohl für die tägliche Administrationsarbeit als auch für die Durchführung der anstehenden Migrationsprojekte.

Workshops

Marian-Marcus Suchanek, Systemadministrator bei der Ärztlichen Verrechnungsstelle Büdingen
Marian-Marcus Suchanek, Systemadministrator bei der Ärztlichen Verrechnungsstelle Büdingen
(Foto: ÄV Büdingen)
Für die richtige Einstimmung auf das Vorhaben wurden die Systemadministratoren im Rahmen eines fünftägigen Installations-Workshops von einem Materna-Experten geschult. „Learning bei Doing“ sollte fortan im Verlauf des Projekts eine wichtige Rolle spielen, um sich zügig mit den Funktionen von DX-Union vertraut zu machen, die für den Einsatz im Unternehmen gebraucht werden. Besonders überzeugt haben die Systemadministratoren unter anderem die ausgefeilten Service-Desk-Funktionen von DX-Union. „Die breite Spanne der Funktionen kam uns sehr gelegen“, resümiert Suchanek. „Wir konnten darüber fast alle Anforderungen abdecken, die typisch für einen leistungsfähigen und zentral geführten Service Desk sind.“ Zum Funktionsvorrat des Service Desk gehört auch ein detailliertes Reporting.

Für IT-Leiter Glas kam die umfassende Reporting-Funktionalität im doppelten Sinne wie gerufen. „Parallel zur Windows-7-Einführung bereiteten wir uns auf eine Zertifizierung unserer IT nach ISO 9001 vor. Die integrierte Reporting-Funktionalität erwies sich also auch in diesem Kontext für das Unternehmen als äußerst hilfreich.“ Zuvor, in Zeiten von ZenWorks, hatte das Team um Glas die Software für notwendige Dokumentationen kostspielig selbst entwickeln, danach über die Zeit kostenaufwändig pflegen müssen. Als kostenaufwändig erwies sich damals auch die Dokumentation, weil die eigenentwickelte Software mit dem Client-Managementsystem von Novell kaum vernetzt war.

Glas lobt außerdem das in DX-Union integrierte Workflow-Management, das Changes automatisch an die jeweiligen Backend-Systeme weiterleitet. „Dieses integrierte Workflow-Management ist ein entscheidender Schritt in Richtung kostensparender Prozessautomatisierung“, freut er sich. Obwohl bei der Beschaffung der Hardware weitgehend auf eine einheitliche Ausstattung von einem Hersteller geachtet wurde, gab es dennoch systembedingte Veränderungen. In der Konsequenz fielen unterschiedliche Images an. Aber auch diese Unterschiede in der Ausstattung der Arbeitsplätze war für DX-Union keine zu hohe Hürde.

Das Einspielen und die Wartung von Software geht bei der Ärztlichen Verrechnungsstelle Büdingen nahezu barrierefrei über die Bühne. Denn das neue Client- und Server-Managementsystem erweist sich in der Handhabung als weitgehend treiberunabhängig und macht so aufwandarme, standardisierte Installationen und Wartungen möglich. Fast alle Unterschiede in der Hardware werden bei der Paketierung und beim Roll-out automatisch erkannt und ebenso selbsttätig angeglichen. Als hoch flexibel erweist sich DX-Union darüber hinaus gegenüber dem Novell eDirectory, das vorerst für die Authentisierung beibehalten werden soll. „Zurzeit fahren wir noch zweigleisig und synchronisieren die Verzeichnisdienste von Novell und Microsoft. Eine direkte Single-Sign-on-Authentisierung parallel über das eDirectory, das von DX-Union voll unterstützt wird, ist somit für das Unternehmen unverzichtbar“, erläutert IT-Administrator Suchanek.

Dort, wo im Projektverlauf vereinzelt funktionale Lücken auftraten, konnte IT-Leiter Glas meist auf ein schnelles Entgegenkommen von Materna zählen. „Sofern möglich, hat der DX-Union-Hersteller diese Lücken umgehend gefüllt.“ Dort, wo dies nicht so schnell realisierbar war, insbesondere bei größeren Änderungen, hat Materna die Funktionslücken in seiner Feature-Liste für kommende Versionen des Client- und Server-Managementsystems vermerkt. Soviel Kundennähe kommt bei Glas gut an: „Sie bestätigt uns zusätzlich darin, mit Materna und DX-Union die richtige Entscheidung getroffen zu haben.“ Er spricht als Resultat dieser kundenfreundlichen Herangehensweise von einem „lebendigen Produkt“, das sich außerdem durch Deutschsprachigkeit auszeichne. „Für uns als mittelständisch geprägtes Unternehmen ist beides extrem wichtig“, hebt er heraus.

Helmut Glas, IT-Leiter bei der Ärztlichen Verrechnungsstelle Büdingen
Helmut Glas, IT-Leiter bei der Ärztlichen Verrechnungsstelle Büdingen
(Foto: ÄV Büdingen)

Das Migrationsprojekt war nicht nur eine technische, sondern auch eine organisatorische/fachliche Herausforderung. So definierten die Systemadministratoren mit Unterstützung eines Materna-Experten rund 100 Softwarepakete, um darin die speziellen Anforderungen der einzelnen Fachbereiche aufzunehmen.

Im Frühjahr 2013 war es so weit: Das Projektteam schloss die Migration der Clients auf Windows 7 ab. Die Migration der Citrix-Farm auf DX-Union läuft bereits an. Mit dem Abschluss dieses Projekts werden in allen Geschäftsstellen der Ärztlichen Verrechnungsstelle Büdingen sowohl die PCs und Notebooks als auch die Server in die zentrale und einheitliche Verwaltung von DX-Union integriert sein.

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