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Workshop eRechnung Erfolgreiche Einführung mit der XRechnung?

| Autor / Redakteur: Karen Lahmann, Josephine Bernickel, Marco Hasken, Rainer Heldt, Martin Rebs, Dr. Lars Rölker-Denker / Manfred Klein

Das Land Bremen hat im Rahmen der XÖV-Konferenz einen Workshop zur Einführung der elektronischen Rechnung bei Ländern und Kommunen durchgeführt. Unsere Autoren fassen in diesem Beitrag die wichtigsten Ergebnisse zusammen.

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So schön sie auch waren, beim Zahlunsgverkehr mit der Öffentlichen Verwaltung haben sie endgültig ausgedient
So schön sie auch waren, beim Zahlunsgverkehr mit der Öffentlichen Verwaltung haben sie endgültig ausgedient
(© pavelgulea - stock.adobe.com)

Der Stichtag zur Umsetzung der EU-Direktive 2014/55/EU am 18. April 2020 rückt immer näher. Ab diesem Tag müssen alle öffentlichen Auftragsgeber in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Die entsprechenden Umsetzungsprojekte befinden sich derzeit in der entscheidenden Phase. Zusätzlich verpflichten der Bund und die Freie Hansestadt Bremen ab November 2020 ihre Lieferanten zur Einreichung von elektronischen Rechnungen. Eine Einreichung von Papierrechnungen ist dann – von wenigen Ausnahmen abgesehen – nicht mehr möglich.

Mit Beschluss 2017/22 des IT-Planungsrates ist der Standard XRechnung das maßgebliche Format für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) veröffentlicht und pflegt den Standard XRechnung und bietet im Rahmen des Betriebs auch Supportleistungen an. Die nahende Umsetzungsfrist sowie das ansteigende Supportaufkommen in den letzten Monaten waren die Hauptgründe dafür, im Rahmen der diesjährigen XÖV-Konferenz einen Workshop mit dem Fokus der elektronischen Rechnungsstellung durchzuführen.

Zunächst wurde in den Standard XRechnung eingeführt und aktuelle Arbeitsfelder am Standard aufgezeigt. Im Mittelpunkt des Workshops stand dann die Auseinandersetzung mit den vielfältigen Fragen der konkreten Umsetzung nicht nur des medienbruchfreien Eingangs elektronischer Rechnungen, sondern auch der medienbruchfreien Verarbeitung. Impulsvorträge zu den Themen:

--> Wie bekomme ich die eRechnung ins Haus?

--> Elektronischer Workflow

--> Erfahrungen der Umsetzung

--> Einbindung der Mitarbeitenden

zeigten die ganze Palette erforderlicher Aktivitäten von der Vorbereitung der Lieferanten auf den Wechsel über die Entwicklung eines auf die jeweiligen Anforderungen zugeschnittenen elektronischen Workflows, Möglichkeiten und Erfordernisse der Zusammenarbeit mit Kammern und Verbänden bis zur Erarbeitung von Maßnahmen zur konsequenten Einbindung der Mitarbeitenden auf.

Entsprechend der inhaltlichen Bedarfe der Teilnehmenden wurden anschließend drei Gesprächskreise mit unterschiedlichen Themenschwerpunkten gebildet:

  • Neulinge: Hier trafen sich Personen, denen erste Schritte zur Implementierung der elektronischen Rechnung noch bevorstehen.
  • PEPPOL: Hier versammelten sich am Thema Transport elektronischer Rechnungen unter Nutzung von PEPPOL Interessierte.
  • Übergang: Hier diskutierten Fachleute unterschiedlicher Disziplinen Fragen, die sich in der Phase zwischen Einführung des medienbruchfreien Empfangs elektronischer Rechnungen und Einführung der medienbruchfreien Verarbeitung dieser Rechnungen ergeben.

Verfügbare Materialien

Für alle, die sich in den kommenden Monaten mit der komplexen Materie XRechnung befassen müssen, steht auf den Seiten der KoSIT vielfältiges Material zur Orientierung und explizit auch zur Nachnutzung zur Verfügung. Das Material umfasst:

  • das Architekturkonzept des Kooperationsprojektes Bund/Bremen,
  • einen Muster-Workflow, der auf Ebene der Fachprozesse erhoben ist,
  • die Formatspezifikation Leitweg-ID
  • sowie die Ländersynopse, die – regelmäßig aktualisiert – Auskunft über den Stand der Umsetzung in den Ländern.

Wie geht man mit Provisorien um?

Die Einführung eines elektronischen Rechnungsbearbeitungsworkflows bedeutet für jede Organisation eine umfangreiche und mithin auch gravierende Veränderung in altbekannten Arbeitsabläufen. In der Regel hat jeder Bereich mit Rechnungen zu tun, und muss somit auch beteiligt werden, was den Umfang dieses Organisationsprojektes verdeutlicht.

Aber nicht bei allen öffentlichen Auftraggebern kann bei der Umsetzung der EU-Richtlinie sofort durchgängig mit der elektronischen Rechnung gearbeitet werden, weil die technischen und organisatorischen Voraussetzungen noch nicht gegeben sind. Dabei ist zu bedenken, dass die strukturierten Daten, die vom Lieferanten übermittelt wurden, das Rechnungsoriginal darstellen und bei der Arbeit mit einer ausgedruckten Kopie der Originalrechnung viele rechtliche Vorgaben beachtet werden müssen. Daher empfehlen Projektleiter von Umsetzungsprojekten die Definition eines Enddatums für den Übergang zur elektronischen Rechnungsverarbeitung, um die Aktivitäten aller Mitwirkenden auf den nötigen Wechsel zu fokussieren und nicht im Provisorium stecken zu bleiben. Auch wäre Lieferanten und Auftragnehmern der öffentlichen Verwaltung nur schwer zu vermitteln, warum die elektronische Rechnung wieder ausgedruckt wird und so alle Vorteile von strukturierten Rechnungsdaten wieder verloren gehen.

Nutzung von PEPPOL

Als Netzwerk zur Übermittlung elektronsicher Rechnungen nicht nur in Europa, sondern auch weit über dessen Grenzen hinaus, ist PEPPOL bereits seit langem etabliert. Zum Beispiel im skandinavischen Raum ist die Rechnungsübermittlung via PEPPOL Alltag. Im Bundesgebiet ist die KoSIT als National Authority die Ansprechpartnerin für Anbieter sogenannter Access Points, über die Rechnungen in das Netzwerk und an die Adressaten übermittelt werden können.

Alle Folien des Workshops können Sie hier abrufen.

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