Die elektronische Akte (eAkte)

Erfolg mit dem richtigen Ansatz

| Autor / Redakteur: Ulrich Gerke / Gerald Viola

DMS-Anforderung: eAkte-Bedienfunktionen

Ebenso erfordert das Arbeiten mit der eAkte spezifische Anwendungsfunktionen, die dem Endanwender zur Verfügung zu stellen sind. Bei der Produktauswahl ist insbesondere auf Ergonomie und effiziente Bedienbarkeit der Anwendung zu achten:

Komplizierte, langwierige Anwendungsfunktionen werden von Anwendern nicht genutzt und führen zu Unzufriedenheit über den gewählten Produktansatz. Bisweilen erschweren gerade unzureichender Bedienkomfort und eine komplexe Benutzer­ergonomie die Einführung einer eAkte. Der Endanwender muss wie heute seine Akten anhand eines Aktendeckels schnell und einfach finden und identifizieren können.

Ebenso muss es für ihn möglich sein, zügig und auf einfachem Wege die notwendigen Dokumente (eMails, Mail-Anhänge, Office-Dokumente, gescannte Papierunterlagen etc.) in die entsprechende Akte schnell und unkompliziert einzupflegen. Auch können diese Dokumente über Vorlageverwaltungsfunktionen bereits im DMS abgelegt sein und sind vom Anwender (lediglich) noch auszufüllen und der entsprechenden Akte zuzuordnen.

Da der Zugriff auf Dokumente aus unterschiedlichen Sichten erforderlich sein kann (beispielsweise soll der Zugriff auf eine Baurechnung sowohl über die Bauakte als auch über die Akte aus dem Umweltamt ermöglicht werden), besteht die Notwendigkeit, Dokumente mehrfach Akten und Registern zuordnen zu können.

Die Vielzahl unterschiedlicher Dateiformate innerhalb einer einzigen elektronischen Akte erfordert den Einsatz besonders formatflexibler Dokumentenanzeigefunktionen, um möglichst alle Dokumentformate schnell (zum Beispiel durch die Pfeil-Tasten auf der Tastatur) in einem einzigen Anzeigefenster präsentieren zu können.

Die Anzeige der einzelnen Dokumente in der jeweiligen Quellanwendung (Word für .doc, Excel für .xls etc.) ist zwar für gelegentliche Dokumentenzugriffe ausreichend, jedoch für solche Anwender eher hinderlich, die einen schnellen Überblick über alle Dokumenteninhalte benötigen und zügig in der Akte blättern müssen.

Neuerdings werden mobile Zugriffe auf eine eAkte oder auf einen Freigabeprozess über Technologien wie Smartphones oder Tablets immer interessanter. Eines ist schon jetzt abzusehen: im Rahmen des mobilen Computing werden zukünftig weitere funktionale Anforderungen im Hinblick auf eAkte-Lösungen notwendig.

Auch wenn die Einführung einer eAkte kein leichtes Unterfangen ist, so gibt es bereits viele erfolgreiche Umsetzungserfolge zu melden. Wichtig ist eine ganzheitliche und im Vorfeld durchdachte Einführungsstrategie, die individuell auf die jeweilige Verwaltung zugeschnitten sein muss.

Als Basisinfrastruktur für die eAkte dient häufig ein DMS. Auf den ersten Blick scheinen sich die DMS-Produkte kaum zu unterscheiden. Bei oberflächlicher Betrachtung sind die Systeme vermeintlich identisch: A­lle bieten mit wenigen Unterschieden denselben Satz an Kernfunktionen an.

Doch der zweite Blick offenbart nicht nur konzeptionelle, sondern auch architektonische und vor allem fundamentale funktionale und ergonomische Unterschiede, insbesondere im Hinblick auf elektronische Aktenfunktionen, die für die Akzeptanz des Systems bei den Anwendern von grundlegender Bedeutung sind und deutlichen Einfluss auf den Projekterfolg haben.

Um bereits vorzeitig diese Unterschiede zu erkennen und ein eAkte-Projekt erfolgreich durchzuführen, ist es durchaus sinnvoll, auf Expertenwissen und bewährte Projektwerkzeuge zurückzugreifen. Hier gilt das Motto: Know-how spart mehr Geld, als es kostet.

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