Die elektronische Akte (eAkte)

Erfolg mit dem richtigen Ansatz

| Autor / Redakteur: Ulrich Gerke / Gerald Viola

DMS-Anforderung: Aktenplan-Pflegefunktion

Auch bietet längst nicht jedes DMS eine grafische Bedienoberfläche zur Definition eines Aktenplans; hier ist häufig noch projektspezifische Programmierarbeit notwendig, um eine einheitliche Aktensicht zu gewährleisten. Programmierung ist in diesen Umgebungen überdies zumeist auch dann erforderlich, wenn Änderungen am Aktenplan vorgenommen werden müssen.

Diese Änderungen sind in der Regel nicht nur für neue Akten anzuwenden, sondern auch auf den Aktenbestand. Hilfreich sind solche Verwaltungsfunktionen, die es einem Anwendungsadministrator erlauben, existierende Aktenpläne aus anderen Anwendungen oder Datenbanken schnell und einfach in die eAkte Lösung zu importieren oder bestehende Aktenplanstrukturen leicht zu ändern.

DMS-Anforderung: Akten-Lebenszyklus

Bei Einsatz eines Aktenplanes muss die eAkte aktenplanbezogene Auslagerungsregeln unterstützen. Bereits bei der Aktenanlage muss für bestimmte Aktenarten der Lebenszyklus der Akte definiert werden können. Eine eAkte muss gegebenenfalls nach Abschluss der Bearbeitung „zdA“ (zu den Akten) geschrieben werden können. Gleichzeitig m­üssen Transfer-, Aufbewahrungs- und/oder Löschfristen hinterlegt und systemseitig gesteuert werden können. Es wird deutlich, dass bei der Auswahl einer eAkte-Lösung viele Spezialfunktionen beachtet werden müssen.

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