Die elektronische Akte (eAkte)

Erfolg mit dem richtigen Ansatz

| Autor / Redakteur: Ulrich Gerke / Gerald Viola

DMS-Anforderung: Aktenplan-Funktionen

Eine Kernanforderung an DMS-Produkte mit Aktenfunktionen bildet die Möglichkeit zur Hinterlegung sogenannter Aktenpläne: Einheitliche Aktenstrukturen sollen Anwender dabei unterstützen, eine gemeinsame Ordnung in Akten zu halten und auf diese Weise die Übersichtlichkeit der Akteninhalte zu wahren.

Diese einheitlichen Aktenpläne müssen nicht die bekannten Einheitsaktenpläne sein, sondern können auch individuelle Aktenstrukturen einzelner Ämter bzw. Fachdienste sein. Häufig hat gerade der Einsatz einer eAkte eine Anpassung von bestehenden Aktenplänen mit individuellen Erweiterungen/Änderungen zur Folge.

Ja, in einigen Verwaltungsbereichen lässt sich heute sogar feststellen, dass durch den Einsatz einer im DMS abgebildeten eAkte die strikte Einhaltung und Abbildung von Aktenplänen „unterwandert“ wird.

Grund: Das Finden von Unterlagen in der eAkte ist mit einer DMS-Lösung so einfach und schnell, dass komplexe Aktenpläne häufig nicht mehr notwendig sind. Vielfach wird eine Aktenplansystematik für Unterlagen einer eAkte in einem DMS noch mitgeführt, aber von den Anwendern nicht mehr aktiv gepflegt – weil es einfach nicht mehr notwendig ist. Dokumente können direkt über Attribute (wie das Aktenzeichen), Schlagwörter oder sogar phonetische Suchen gefunden werden. In ausgefeilten DMS-Lösungen kann dann direkt per Mausklick die dazugehörige eAkte geöffnet werden.

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