Die elektronische Akte (eAkte)

Erfolg mit dem richtigen Ansatz

| Autor / Redakteur: Ulrich Gerke / Gerald Viola

Herausforderungen bei der Einführung der eAkte

Die Einführung einer elektronischen Akte ist nicht so trivial wie es im ersten Moment scheint. Allein schon die Begriffsdefinition eAkte fällt schwer. Was ist denn eigentlich eine eAkte?

Es ist überraschend, wie viele unterschiedliche Vorstellungen es hierzu in den Verwaltungen gibt. Die Spannweite des Begriffs reicht von einer simplen Dateiablage in einer Explorer-Baumstruktur bis hin zur kompletten elektronischen Führung von Verwaltungsakten mit Postkorb-/Workflowsystemen, welche jegliche Verwaltungspost elektronisch an die zuständigen Anwender weiterleiten.

Daher ist es ein MUSS, vor einem Projekt genau zu definieren, was unter der eAkte überhaupt verstanden wird, denn es sind vielfältige fachliche und technische Herausforderungen zu meistern, die nicht nur eine mögliche Produktauswahl einer eAkte Lösung betreffen, sondern auch das Vorgehen innerhalb des eigentlichen Umsetzungsprojekts.

Die Umstellung der Verwaltungsprozesse weg vom Papier und hin zur Elektronik stellt hierbei eine besondere Herausforderung dar. Handschriftliche Notizen zum Aktenfall, Markierungen auf Unterlagen, Anmerkungen, Handzeichen und auch die „mal eben“-Weitergabe von gesamten Akten oder Vorgängen funktionieren mit elektronischen Unterlagen oder Vorgängen typischerweise anders.

Eine elektronische Aktenführung flächendeckend für alle Prozesse, Abläufe und Aktenarten einer gesamten Verwaltung einzuführen, ist sehr vielschichtig und mit hohem personellem und monetärem Aufwand und daher auch mit einem hohen Projektrisiko verbunden. Viele kommunale eAkte Projekte haben gezeigt, dass sich eine schrittweise, entweder organisations-, verfahrens- oder auch anwendungsorientierte Einführungsstrategie bewährt hat.

Hintereinander geschachtelte Einzelprojekte werden nach und nach abgearbeitet, bis die eAkte komplett in der Verwaltung eingeführt ist. Klar ist, die elektronische Akten- und Vorgangsbearbeitung kann nicht von heute auf morgen eingeführt werden, sondern besitzt eher langfristigen Projektcharakter, manchmal auch über mehrere Jahre hinweg.

Ebenfalls müssen die technischen Aspekte einer eAkte beachtet werden. So erfordern elektronische A­kten Spezialfunktionen, auf die bereits bei der Auswahl einer eAkte-Lösung geachtet werden muss. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) dienen häufig als technische Infrastruktur zur Implementierung einer eAkte-Lösung.

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