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Die elektronische Akte (eAkte) Erfolg mit dem richtigen Ansatz

Autor / Redakteur: Ulrich Gerke / Gerald Viola

Die eAkte gehört in Bayern zu den wesentlichen Rahmenbedingungen e­iner modernen Verwaltung und wurde kürzlich zur „Chefsache“ des Ministerpräsidenten erklärt. In Hannover soll einer bereits im Rahmen eines Pilotprojekts im Landesinnenministerium eingeführten eAkte mit geänderter technologischer Infrastruktur neuer Schwung gegeben werden.

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(© Gunnar Assmy - Fotolia.com)

Der Autor, Ulrich Gerke, ist Seniorberater bei Zöller & Partner GmbH
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(Foto: Zöller&Partner)
Aber die eAkte ist nicht nur für Landesbehörden von Interesse. So empfiehlt ein vom Bundeskabinett im September 2012 beschlossener Regierungsentwurf des sogenannten „eGovernment-Gesetzes“ allen Bundesbehörden, bundesunmittelbaren Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts sowie diesen Behörden unterstehenden juristischen Personen des öffentlichen Rechts, wenn diese Bundesrecht ausführen, die elektronische Aktenführung. Besonders interessant sind hierbei vorgenommene Änderungen zum im Januar 2012 veröffentlichten Referentenentwurf.

Während der Referentenentwurf den Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur mit zusätzlichem Hinweis auf die technische Richtlinie 03125 (TR-ESOR) des BSI forderte, verzichtet der Gesetzentwurf gänzlich auf die Forderung zum Einsatz elektronischer Signaturen. In § 6 des Gesetzentwurfs ist nun lediglich vermerkt „Wird eine Akte elektronisch geführt, ist durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung eingehalten werden“.

Damit sind zumindest die rechtlichen und auch die technischen Vorgaben zur Umsetzung einer elektronischen Akte gemildert worden, was im Hinblick auf ein konkretes Umsetzungsprojekt sicherlich förderlich ist. Der Vollständigkeit halber muss hier erwähnt werden, dass der Gesetzentwurf im November 2012 vom Bundesrat gestoppt wurde, aber die Artikel und die Paragrafen zur elektronischen Aktenführung nicht die Gründe für den Stopp waren (siehe Stellungnahme des Bundesrates 557/12).

Die elektronische Aktenführung ist für Öffentliche Verwaltungen das Trendthema und nicht mehr von der eGovernment-Tagesordnung wegzudenken. Aber gerade weil das Thema eAkte momentan ein Trendthema ist, darf der Umfang und die Umsetzung eines solchen Projekts nicht unterschätzt werden. Alle, die schon einmal in einem eAkte-Projekt mitgewirkt haben, wissen, Papier ist geduldig. Schon aus rechtlichen Gründen wird man es auch in absehbarer Zukunft nicht vollständig aus den Amtsstuben entfernen können.

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