Government wird (endlich) elektronisch Ende der Papierakte, Start für ePayment und Online-Verwaltung

Redakteur: Gerald Viola

Gut Ding ... Die Bundesregierung will in den kommenden drei Jahrzehnten rund 700 Millionen Euro zusätzlich in eGovernment stecken und gleichzeitig über eine Milliarde Euro sparen. Das ist das erklärte Ziel im eGovernment-Gesetz, dessen Entwurf vom Bundeskabinett abgesegnet wurde. Damit beginnt gleichzeitig ein Gesetzesänderungsmarathon.

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Bundeskabinett beschließt: Ende der Papierakte, Startschuss für ePayment
Bundeskabinett beschließt: Ende der Papierakte, Startschuss für ePayment
(© Cybrain – Fotolia.com)

64 Seiten umfasste der Referenten-Entwurf zum „Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung“ noch Anfang März. 102 Seiten wurden gestern vom Kabinett auf den Weg gebracht. Das eGovernment-Gesetz, das bereits im ersten Halbjahr 2013 in Kraft treten soll, wurde ausführlicher und präziser gefasst:

  • Es regelt im Wesentlichen, wie die persönliche Unterschrift auf einem Blatt Papier ersetzt werden kann, etwa durch die Einbindung der Onlineausweisfunktion des neuen Personalausweises bzw. die Verwendung von De-Mail.
  • Elektronische Nachweise müssen nicht mehr von den Bürgerinnen und Bürgern erbracht werden, sondern können von den Behörden abgerufen werden.
  • Durch elektronische Bezahlverfahren wird die Einzahlung vor Ort hinfällig.
  • Zeitaufwendige Behördenbesuche können vermieden werden.

Ein Ziel ist auf jeden Fall mehr Bürgernähe, aber auch, die Verwaltung nicht ausschließlich online besuchen zu können:

„Es ist ein Gebot der Bürgernähe, dass staatliche Verwaltungen Bürgerinnen und Bürgern im privaten, ehrenamtlichen und wirtschaftlichen Alltag die Möglichkeiten zur Nutzung elektronischer Dienste erleichtern. Es handelt sich dabei um ein Angebot. Angesichts der nach wie vor unterschiedlichen Nutzungsmöglichkeit und Nutzungsfähigkeiten elektronischer Kommunikationsmöglichkeiten in der Bevölkerung dürfen elektronische Medien nicht die einzige Zugangsmöglichkeit der Bürgerinnen und Bürger zur Öffentlichen Verwaltung sein.“

Ein weiteres Ziel wird in dem Gesetz-Entwurf so benannt:

„Medienbruchfreie Prozesse vom Antrag bis zur Archivierung sollen möglich werden. Dabei sollen Anreize geschaffen werden, Prozesse nach den Lebenslagen von Bürgerinnen und Bürgern sowie nach den Bedarfslagen von Unternehmen zu strukturieren und nutzerfreundliche, ebenenübergreifende Verwaltungsdienstleistungen aus einer Hand anzubieten. Ebenso sollen Rechtsunsicherheiten beseitigt werden.“

Bei den entstehenden Aufwendungen geben die Autoren zu bedenken:

„Dem Bund und gegebenenfalls auch den Ländern und Gemeinden entstehen für die Anpassung von vorhandenen IT-Lösungen Kosten, die aufgrund der unterschiedlichen Gestaltung der jeweiligen Verfahren derzeit noch nicht konkret beziffert werden können. Eine wirkungsvolle und nachhaltige Umsetzung dieses Gesetzes ist wegen der Größe und Komplexität der umzusetzenden Veränderungen nur schrittweise und über Jahre hinweg möglich. Die Umstellung des Verwaltungshandelns auf elektronische Abläufe wird nicht erst durch diesen Gesetzentwurf initiiert, sondern es handelt sich um einen bereits laufen-den Prozess.“

Innerhalb von 30 Jahren sollen alle Prozesse angepasst werden

Der erste Ausblick auf die Kosten: „Für die Haushaltsjahre 2012 und 2013 werden keine Haushaltsausgaben veranschlagt, da das Gesetzgebungsverfahren noch andauert bzw. lediglich erste Vorbereitungen für die Umsetzung laufen.

Bei der weiteren zeitlichen Verteilung besteht hinsichtlich De-Mail und der Einbindung der eID-Funktion des neuen Personalausweises angesichts des Zeitpunkts des Inkrafttretens der Verpflichtung nur geringe zeitliche Flexibilität in der Umsetzung.

Die Regelung zur elektronischen Aktenführung tritt 2020 in Kraft. Bei koordinierter Umsetzung fallen in den Jahren 2014 und 2015 im Wesentlichen Kosten für die Grobplanung an, die mit jeweils 10 Prozent der Gesamtsumme veranschlagt werden.

2016 bis 2019 erfolgt die schrittweise Einführung in den Behörden, die hierbei entstehenden Kosten werden zu gleichen Teilen auf die folgenden Jahre verteilt. Bei der Prozessoptimierung tritt die Ver-pflichtung erst ein, wenn IT-Verfahren erstmals implementiert oder wesentlich verändert werden. Hierbei wird angenommen, dass innerhalb von 30 Jahren alle Prozesse angepasst werden, verteilt über den gesamten Zeitraum in etwa gleichen Teilen.“

Dabei bleiben aber noch ein paar Unbekannte: „Für die Behörden des Bundes ist durch die IT-Umsetzung der Regelungen mit Beratungs- und Unterstützungsbedarf zu rechnen.

Zusätzlicher, auch personeller Aufwand wird insbesondere beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), beim Bundesverwaltungsamt (BVA), beim Bundesamt für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen (BADV), beim Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik (ZIVIT) und bei der Bundesanstalt für IT-Dienstleistungen im Geschäftsbereich des BMVBS (DLZ-IT) für die Erfüllung der Beratungs- und Unterstützungsanforderungen entstehen. Entsprechendes gilt beim Bundesarchiv für die elektronische Zwischen- bzw. Langzeitarchivierung.

Dieser Mehraufwand ist in den aktuellen Haushaltsplanungen nicht berücksichtigt und derzeit nicht konkret bezifferbar.“

In 30 Jahren sollen über eine Milliarde Euro gespart werden

Und das geht so: „Eine Untersuchung, die die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) in Kooperation mit einem Beratungsunternehmen bei vier Landkreisen und zwei Städten durchgeführt hat, ergab, dass in den untersuchten Kommunalverwaltungen 8 bis 10 Prozent aller Prozesse 83 Prozent der Arbeitszeit des Personals binden.

Kosten-Nutzen-Rechnung
Kosten-Nutzen-Rechnung
(Grafik: BMI)
Aufgrund der hohen Fallzahl und Ressourcenbindung dieser Prozesse sehen die Autoren der Studie „Effizientes E-Government“ bei diesen Prozessen das größte Potential durch den Einsatz von eGovernment-Instrumenten. Überträgt man diese Ergebnisse in einer Modellrechnung auf den Bund, kann sich auf Lohn- und Sachkostensätze umgerechnet nach 30 Jahren ein monetäres Entlastungspotenzial von bis zu 1.033 Millionen Euro ergeben.

Das Entlastungspotenzial wurde in seinen Grundzügen in Expertengesprächen bestätigt.“

Zusätzliche Kosten durch die Maßnahmen im eGovernment-Gesetz: Rund 700 Millionen Euro. Dabei müsse aber die bisherigen IT-Ausgaben des Bundes berücksichtigt werden: „So betrugen im Jahr 2011 die IT-Ausgaben der Bundesministerien inklusive der Geschäftsbereiche (Titelgruppe 55 und 56) 1.223,441 Millionen Euro.“

Dabei sind die Autoren des Gesetz-Entwurfes durchaus kreativ und rechnen bis ins Detail. Beispiel:

„Durch den Wegfall von Unterschriftserfordernissen des Bürgers entfällt auch für die Verwaltung die Vorgabe, die Belehrung des Antragstellers über den onlinefähigen Personalausweis schriftlich bestätigen zu lassen. Bei rund 5,7 Millionen Personalausweisanträgen pro Jahr werden jeweils 6 Sekunden pro Unterschrift eingespart.

Unterstellt man einen Lohnsatz von 21,20 Euro, so ergibt sich eine Gesamteinsparung von maximal 201.400 Euro. Hinzu kommen die Fälle der nachträglichen Beantragung der Online-Fähigkeit des Personalausweises (ca. 10 % aller Fälle), die zusätzlich bis zu 20.000 Euro Ersparnis einbringen.“

De-Mail & nPA statt eigenhändiger Unterschrift und ePayment-Pflicht

Ein wesentliches Hindernis für eGovernment-Angebote der Öffentlichen Verwaltung besteht darin, dass die Entwicklung einfacher und nutzerfreundlicher Verwaltungsdienstleitungen durch die zahlreichen (allein auf Seiten des Bundes rund 3.500) Schriftformerfordernisse im Verwaltungsrecht gehemmt werden. Bisher konnte die eigenhändige Unterschrift nur durch die Qualifizierte Elektronische Signatur ersetzt werden.Problem: Hat fast niemand. Jetzt sollen durch elektronischen Identifikationsfunktion (eID) des neuen Personalausweises (nPA) und durch De-Mail mit der Versandoption „absenderbestätigt“ zwei neue „Unterschriften“ ermöglicht werden.

Durch das eGovernment-Gesetz (EGovG) wird jede Behörde verpflichtet, neben den üblichen Zugängen zur Verwaltung (Posteingang, Telefon, persönliche Vorsprache) auch einen Zugang für die Übermittlung elektronischer Dokumente zu eröffnen.

Die Bundesbehörden werden darüber hinaus verpflichtet, einen Zugang per De-Mail anzubieten.

Und ePayment wird für die Ämter zur Verpflichtung: Behörden müssen künftig mindestens eines der üblichen elektronischen Zahlungsver-fahren (Überweisung, Lastschrift, EC-Karte, Kreditkarte oder elektronische Bezahlsyste-me) zum Begleichen von Gebühren oder sonstige Forderungen anbieten.

Damit werde sichergestellt, dass alle geeigneten Verwaltungsangelegenheiten abschließend über das Internet elektronisch erledigt werden können, ohne dass ein Zahlungspflichtiger eigens zum Zwecke der Bezahlung die Behörde persönlich aufsuchen müsste.

Und schon wieder die Geburtsurkunde vorlegen? Damit ist es vorbei: Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen soll erspart werden, Daten, die bereits bei einer Behörde vorliegen, nochmals gegenüber einer anderen Behörde anzugeben. Daher sieht die Regelung vor, dass eine Behörde Nachweise direkt bei der ausstellenden Behörde elektronisch einholen kann.

Das Ende der Papierakte & Open Data

Mit dem EGovG wird ein Signal für die elektronische Akte (eAkte) gesetzt. Die Behörden des Bundes sollen die Akten möglichst elektronisch führen, um das schnellere Auffinden bearbeitungsrelevanter Informationen sowie den ortsunabhängigen, kontinuierlichen Zugriff hierauf zu gewährleisten, Medienbrüche zu vermeiden und Transparenz zu verbessern.

Die elektronische Aktenführung bedingt, dass Papieroriginale in der Regel gescannt und anschließend vernichtet werden.

Open Data wird gesetzlich geregelt

In der Hintergrund-Information zum eGovernment-Gesetz heißt es beim BMI:

„Das öffentlich verfügbare Bereitstellen von Datenbeständen der öffentlichen Hand (z.B. Statistiken oder Geodaten), in der Regel in Form von Rohdaten, die seitens der Verwaltung ohnehin erhoben oder verfügbar sind, insbesondere zur Weiterverwendung und Weiterverbreitung – Open Data – wird auch im EGovG berücksichtigt.

Danach sind Daten, die Bürgerinnen und Bürgern zur Verfügung gestellt werden, in maschinenlesbarer Form bereitzustellen und sollen einfach zugänglich sein. Bestimmungen über die kommerzielle und nichtkommerzielle Nutzung der Daten sollen durch Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundesrates geregelt werden.

Das eGovernment-Gesetz stellt klar, dass bei amtlichen Mitteilungs- und Verkündungsblättern ei-ne zulässige Publikationsform neben der Papierausgabe auch die ausschließlich über das Internet angebotene elektronische Ausgabe sein kann; eine Bestimmung regelt die Anforderungen an diese elektronischen Publikationen.

Mit dem Inkrafttreten des eGovernment-Gesetzes wird es notwendig sein, dass schon allein wegen der bisher geltenden Schriftformerfordernis mehrere Tausend Fachgeetze und Vorschriften nach und nach geändert werden müssen.

In einem ersten Rutsch werden mit dem eGovernment-Gesetz aber gleich wesentliche Vorschriften in 25 Gesetzen und Verordnungen geändert:

  • De-Mail-Gesetz,
  • Verwaltungsverfahrensgesetz,
  • Sozialgesetzbuch,
  • Abgabenordnung,
  • Passgesetz,
  • Personalausweisgesetz,
  • Gesetz über die Umweltverträglichkeitsprüfung,
  • Umweltschutzprotokoll-Ausführungsgesetz,
  • Aufenthaltsgesetz,
  • Bundesstatistikgesetz,
  • Rechtsdienstleistungsgesetz,
  • Rechtsdienstleistungsverordnung.
  • Satellitendatensicherheitsgesetz,
  • Gesetz zur vorläufigen Regelung des Rechts der Industrie- und Handelskammern,
  • Gewerbeordnung,
  • Handwerksordnung,
  • Verordnung zum Sprengstoffgesetz,
  • Berufsbildungsgesetz,
  • Berufsqualifikationsfeststellungsgesetz,
  • Straßenverkehrsgesetz,
  • Fahrzeug-Zulassungsverordnung,
  • Bundeswasserstraßengesetz,
  • Luftverkehrsgesetz,
  • Luftverkehrs-Zulassungs-Ordnung und
  • schifffahrtrechtliche Vorschriften.

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