Digitalisierung der Öffentlichen Verwaltung

eLetter statt schwarzes Brett

| Autor / Redakteur: Manuela Meier* / Susanne Ehneß

So wird der eLetter zum Erfolg

Damit der eLetter für die Kommunikation in den Bürgerbüros oder Kreisverwaltungsreferaten eingesetzt werden kann, müssen die Verantwortlichen bestimmte Punkte beachten. An erster Stelle steht dabei der Datenschutz. Wer nicht will, dass die Informationen auf Servern in der ganzen Welt verteilt liegen, sollte auf eine Lösung setzen, bei der die Daten im eigenen Rechenzentrum verwaltet werden.

Zudem sollten personenbezogene Informationen und streng vertrauliche Daten nicht via eMail bzw. nur mit einer entsprechenden Verschlüsselung ausgetauscht werden. Zu den personenbezogenen Daten zählen u. a. Verträge oder Gehaltsabrechnungen. Näheres dazu ist im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), Anlage (zu § 9 Satz 1), geregelt.

Zwar gelten in Behörden keine anderen Regeln als in herkömmlichen Unternehmen, aber häufig sind hier besonders sensible Daten wie religiöse oder ethnische Zugehörigkeit vermerkt – beim Verlust dieser Daten wäre der Schaden also besonders groß.

Neben der Beachtung des Datenschutzes sind auch andere Faktoren relevant für den Erfolg, so etwa eine gepflegte Adressdatenbank, und eine hohe Qualität. Beim Erstellen eines Mailings sollten die Verantwortlichen also auf Optik, Lesbarkeit – auch auf mobilen Endgeräten – und ansprechende Inhalte achten.

Sorgfältige Auswahl des IT-Tools

In der Regel werden eLetter und Newsletter über ein gesondertes eMail-Postfach und mit einer entsprechenden Software versandt. Da die Organisationen mit der Wahl eines passenden Tools meistens eine langfristige Entscheidung fällen, sollten sie sich ausreichend Zeit für die Auswahl des richtigen Werkzeugs nehmen. Maßgebliche Faktoren sind:

  • Betriebsmodell,
  • Funktionsumfang,
  • Schnittstellen zu vorhandenen Datenbanken,
  • Support-Varianten und
  • Kosten.

Ein Anforderungskatalog, welcher die Anforderungen auflistet und priorisiert, hilft bei der Auswahl.

Die Autorin: Manuela Meier
Die Autorin: Manuela Meier (© Agnitas AG)

Grundsätzlich werden IT-Tools für eMail-Marketing oder Marketing Automation in zwei Formen angeboten: On Demand oder On Premise. Auch hybride Lösungen sind möglich. Die On-Premise-Version wird im eigenen Rechenzentrum betrieben. Sie bietet maximale Datenkontrolle, da die sensiblen Daten die eigene IT-Infrastruktur nicht verlassen.

Damit ist sie für Behörden und andere Verwaltungen, die vor der hausinternen Wartung nicht zurückschrecken, optimal geeignet. Weitere Pluspunkte sind: Wegfall laufender Fixkosten für die Software, eine beliebig tiefe Integration in das IT-System und die Abwesenheit externer Einflüsse auf die Server-Reputation.

Weitere Informationen zur Agnitas AG finden Sie online hier.

* Manuela Meier, AGNITAS AG

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