Digitalisierung der Öffentlichen Verwaltung eLetter statt schwarzes Brett

Autor / Redakteur: Manuela Meier* / Susanne Ehneß

Die Relevanz der internen Kommunikation wird auch in Behörden und Verwaltungen wahrgenommen. Die Digitalisierung ersetzt dabei häufig das schwarze Brett oder die Notiz im Postfach durch den eLetter. Dieser bietet viele Vorteile, bei der Einführung und dem Einsatz sollten Behörden und kommunale Verwaltungen jedoch einige Punkte beachten.

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Vorteile eines eLetters für die interne Kommunikation (zum Vergrößern bitte auf das Bild klicken)
Vorteile eines eLetters für die interne Kommunikation (zum Vergrößern bitte auf das Bild klicken)
(© Agnitas AG)

Geht man in ein Bürgerbüro oder zu einer Behörde, möchte man, dass das Anliegen schnell, einfach und korrekt bearbeitet wird. Dies erfordert gute interne Kommunikation in Behörden und Verwaltungen.

Sie hat nicht nur zum Ziel, die Beamten und Mitarbeiter zu informieren, sondern erfüllt mehrere Kernaufgaben: Sie ermöglicht einen Dialog zwischen und mit den internen Anspruchsgruppen. Probleme können schneller erkannt und gemeinsam bewältigt werden.

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Außerdem trägt sie zum reibungslosen Ablauf bei und dient der einfachen, effizienten und ortsunabhängigen Wissensvermittlung. Zu guter Letzt beeinflusst die interne Kommunikation immer auch Motivation und Zufriedenheit der Beamten und Mitarbeiter. Fühlen sie sich gut informiert und eingebunden, steigert das ihr Wohlbefinden und damit auch die Leistungsbereitschaft.

Digitale Kanäle bieten Chancen

Die Digitalisierung beeinflusst auch die interne Kommunikation und bietet Ansätze zur Optimierung. Das neue „Leitmedium“ ist heute häufig das Intranet. Ob es einen optimalen Beitrag zur gesamten Entwicklung der Organisation beitragen kann, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Neben einer guten Benutzerführung sind Unternehmenskultur und Vertrauen in die digitale Kommunikation seitens der Mitarbeiter relevante Aspekte.

Neben dem Intranet stehen den Beamten aber auch eine ganze Reihe weiterer digitaler Medien zur Verfügung. Eines davon ist der eLetter.

Ein eLetter ist das Pendant zum Newsletter, der in vielen Organisationen zur externen Kommunikation eingesetzt wird. Auch die Verantwortlichen der internen Kommunikation können die Vorteile, die man sonst dem eMail-Marketing zuschreibt, für ihre Zwecke nutzen. Die wichtigsten sind:

  • Viele Behörden und Organisationen nutzen das Tool bereits für Marketing- oder Servicekommunikation. Die grundlegenden Mechanismen und IT-Lösungen sind also etabliert.
  • Der eLetter ein Push-Medium, kommt also zum Empfänger, ohne dass dieser aktiv werden muss. Gerade in der Informationsvermittlung ist er dem Intranet also überlegen.
  • Im Gegensatz zu einer gedruckten Publikation erreicht der eLetter zeitgleich Adressaten an verschiedenen Standorten.
  • Er lässt sich personalisieren. So bekommt er vom Empfänger mehr Aufmerksamkeit und verfügt über bessere Motivationswirkung.
  • Einzelne Inhalte können zielgruppenspezifisch angezeigt werden, z. B. nur für Auszubildende, Mitarbeiter in einem bestimmten Bürgerbüro oder bestimmte Funktionsbereiche.
  • Auf einen eLetter können die Leser direkt reagieren: Fragen zu bestimmten Themen oder Antworten auf Terminhinweise lassen sich ohne Medienbruch übertragen.
  • Die Design-Vorlage des eLetters lässt sich mit wenigen Klicks anpassen und ist so stets mit dem Corporate Design und -Identity in Einklang. Außerdem macht er auch auf dem Smartphone oder Tablet eine gute Figur – im Zeitalter des BYOD und wachsender Mobilität ein wichtiges Plus.
  • Auf die Inhalte kann von extern niemand zugreifen. So können auch vertrauliche Informationen bzw. nichtöffentliche Informationen sicher und auf Wunsch verschlüsselt kommuniziert werden.
  • Die Daten der Adressaten lassen sich sicher und rechtskonform verwalten.
  • Ob die Kommunikation mit den Mitarbeitern erfolgreich ist, lässt sich anhand vielfältiger Kennzahlen messen.

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So wird der eLetter zum Erfolg

Damit der eLetter für die Kommunikation in den Bürgerbüros oder Kreisverwaltungsreferaten eingesetzt werden kann, müssen die Verantwortlichen bestimmte Punkte beachten. An erster Stelle steht dabei der Datenschutz. Wer nicht will, dass die Informationen auf Servern in der ganzen Welt verteilt liegen, sollte auf eine Lösung setzen, bei der die Daten im eigenen Rechenzentrum verwaltet werden.

Zudem sollten personenbezogene Informationen und streng vertrauliche Daten nicht via eMail bzw. nur mit einer entsprechenden Verschlüsselung ausgetauscht werden. Zu den personenbezogenen Daten zählen u. a. Verträge oder Gehaltsabrechnungen. Näheres dazu ist im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), Anlage (zu § 9 Satz 1), geregelt.

Zwar gelten in Behörden keine anderen Regeln als in herkömmlichen Unternehmen, aber häufig sind hier besonders sensible Daten wie religiöse oder ethnische Zugehörigkeit vermerkt – beim Verlust dieser Daten wäre der Schaden also besonders groß.

Neben der Beachtung des Datenschutzes sind auch andere Faktoren relevant für den Erfolg, so etwa eine gepflegte Adressdatenbank, und eine hohe Qualität. Beim Erstellen eines Mailings sollten die Verantwortlichen also auf Optik, Lesbarkeit – auch auf mobilen Endgeräten – und ansprechende Inhalte achten.

Sorgfältige Auswahl des IT-Tools

In der Regel werden eLetter und Newsletter über ein gesondertes eMail-Postfach und mit einer entsprechenden Software versandt. Da die Organisationen mit der Wahl eines passenden Tools meistens eine langfristige Entscheidung fällen, sollten sie sich ausreichend Zeit für die Auswahl des richtigen Werkzeugs nehmen. Maßgebliche Faktoren sind:

  • Betriebsmodell,
  • Funktionsumfang,
  • Schnittstellen zu vorhandenen Datenbanken,
  • Support-Varianten und
  • Kosten.

Ein Anforderungskatalog, welcher die Anforderungen auflistet und priorisiert, hilft bei der Auswahl.

Die Autorin: Manuela Meier
Die Autorin: Manuela Meier
(© Agnitas AG)

Grundsätzlich werden IT-Tools für eMail-Marketing oder Marketing Automation in zwei Formen angeboten: On Demand oder On Premise. Auch hybride Lösungen sind möglich. Die On-Premise-Version wird im eigenen Rechenzentrum betrieben. Sie bietet maximale Datenkontrolle, da die sensiblen Daten die eigene IT-Infrastruktur nicht verlassen.

Damit ist sie für Behörden und andere Verwaltungen, die vor der hausinternen Wartung nicht zurückschrecken, optimal geeignet. Weitere Pluspunkte sind: Wegfall laufender Fixkosten für die Software, eine beliebig tiefe Integration in das IT-System und die Abwesenheit externer Einflüsse auf die Server-Reputation.

Weitere Informationen zur Agnitas AG finden Sie online hier.

* Manuela Meier, AGNITAS AG

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