Der Stadtentwässerungsbetrieb Düsseldorf reorganisiert seine Materialwirtschaft

Elektronischer Einkauf senkt die Kosten und die Lieferantenpreise

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Die hohen Zielsetzungen auf organisatorischer Ebene fanden ihre Fortsetzung in den informationstechnologischen Anforderungen, welche an die Softwarelösung gestellt wurden, denn die gesetzten Ansprüche ließen sich nur mit Unterstützung einer elektronischen Einkaufslösung erzielen. Dazu gehörten:

  • Schaffung von Transparenz sowie revisionssichere Archivierung der Vorgänge
  • Reduktion von Medienbrüchen
  • Flexibilität bei der Workflow-Gestaltung
  • Unterstützung durch Automatisierung von Prüf- und Genehmigungsschritten
  • Hinterlegung von Katalogen unterschiedlicher Lieferanten und unterschiedlichen Typs
  • Stabilität, Zuverlässigkeit und Erweiterbarkeit der Lösung

Der SEBD hat sich entschieden, hierfür die bereits in anderen Fachämtern erfolgreich eingesetzte Einkaufslösung MM-Market der Multa Medio Informationssysteme AG zu nutzen. So konnten Prüf- und Genehmigungsstufen nach gemeinsamer Abstimmung aller Beteiligten in Workshops durch die Software teilweise automatisiert werden, wodurch die Durchlaufzeiten zusätzlich zum Wegfall des Postweges verkürzt werden konnten.

Die Integration ins bestehende ERP-System KIRP für die Durchführung von Vornotierungen und die Übertragung von Materialdispositionen nach MM-Market sowie der automatische Versand der Bestellung in einem elektronischen, weiterverarbeitbaren Format an den Lieferanten führten zu einem medienbruchfreien Einkaufsprozess.

Insbesondere im Bereich der Bestellungen, die nicht in Katalogen hinterlegt sind, konnte durch die Integration von Freitextanforderungen mit sich anschließender Preiserkundung und protokollierter Zuschlagserteilung verstärkt Transparenz und Revisionssicherheit geschaffen werden.

Fazit

Mit der Neuausrichtung hat der SEBD einen großen Schritt zur Erreichung der Projektziele getan und ist heute in der Lage, deutliche Einsparungen im Bereich der Materialwirtschaft zu realisieren. Und auch ein persönlicher Erkenntnisgewinn gehört zu den Projekterfolgen, die Lutz Barenthien, Abteilungsleiter Kanalbetrieb & Zentrale Materialwirtschaft und Projektleiter auf Seite des SEBD, für sich verbuchen darf: „Beschaffung ist ein überraschend emotionales Thema.“

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