Digitales Rathaus: eAkte

Elektronische Vergabeakten rechtssicher archivieren

| Autor / Redakteur: Matthias Metzke & Heiko Winkler / Susanne Ehneß

( © IckeT - Fotolia)

Die EU will die Abwicklung von Vergabeverfahren für Vergabestellen und Bieter erleichtern. Hierfür wurde die schrittweise Umstellung auf die elektronische Vergabe beschlossen (Richtline 2014/24/EU). Das betrifft zunächst die Veröffentlichung von Vergabeunterlagen und ab 2017 sämtliche Kommunikation zwischen Vergabestellen und Bietern.

Spezielle Softwareprodukte, sogenannte Vergabemanagementsysteme, unterstützen die ausschreibenden Stellen bei der elektronischen Durchführung einer Vergabe.

Im Verlauf eines Vergabeverfahrens werden durch die Vergabestelle verschiedene Dokumente erzeugt. Diese werden zusammen mit den von den Bietern zugesandten Dokumenten im Vergabemanagementsystem verwaltet. Auch nach Abschluss des Vergabeverfahrens müssen die Dokumente elektronisch aufbewahrt (archiviert) werden. Eine langfristige Aufbewahrung im Vergabemanagementsystem ist jedoch nicht ratsam.

Abhängig vom eingesetzten Vergabemanagementsystem werden die Dokumente in den Datenbanken oder auf den Applikationsservern des Systems vorgehalten. Die im Laufe der Zeit entstehenden, meist rasant wachsenden, Datenmengen können mit der Zeit zu Performanceproblemen und langen Wiederherstellungszeiten führen.

Rechtliche Anforderungen

Auch aus rechtlicher Sicht ist eine Aufbewahrung der Dokumente im Vergabemanagementsystem problematisch. Der Gesetzgeber stellt zahlreiche Anforderungen an eine digitale Archivierung. Beispielsweise die Sicherstellung der Unveränderbarkeit und Unlöschbarkeit der Unterlagen während der festgelegten Aufbewahrungsfrist.

Aus diesen Gründen ist es ratsam, die Vergabedokumente nach dem Abschluss des Vergabeverfahrens in einem Archivsystem vorzuhalten. Archivsysteme ermöglichen es, Dokumente langfristig, revisionssicher aufzubewahren. Durch die Auslagerung der Dokumente auf spezielle, kostengünstige Archivspeicher ergeben sich auch finanzielle Vorteile durch die Entlastung der Datenbanken und Applikationsserver.

Cloud-Archivservice der GISA GmbH

Für das Vergabemanagementsystem der Firma Administration Intelligence AG (AI VERGABEMANAGER) hat die GISA GmbH eine Lösung zur digitalen Archivierung von Vergabeakten entwickelt. Sämtliche Dokumente und relevante Metadaten einer Vergabe werden vom Vergabemanager automatisch an das Vergabearchiv übergeben. Von diesem Zeitpunkt an sind die Vergabeakten über eine intuitiv zu bedienende Web-Oberfläche abrufbar.

Das Vergabearchiv wird als Software as a Service angeboten. Die Lösung wird im BSI-zertifizierten Rechenzentrum der GISA betrieben und über sichere Schnittstellen an die Vergabemanager-Installationen der Kunden angebunden. Auch ein Betrieb im kundeneigenen Rechenzentrum ist möglich.

Das System baut auf standardisierten Schnittstellen und Technologien auf. Somit lassen sich mit geringem Aufwand auch andere Vergabemanagementsysteme anbinden.

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