Trends & Perspektiven Elektronische Dokumentensafes für Bürger und Unternehmen

Autor / Redakteur: Dr. Jörn von Lucke / Gerald Viola

Zu den derzeit großen Herausforderungen zählen Form und Rahmenbedingungen, wie der Staat seinen Bürgern und Unternehmen den sicheren Zugriff auf elektronische Verwaltungsdokumente und -akten gewährleisten möchte. Genauso anspruchsvoll ist die Frage, wie er Ausweise, Urkunden, Bescheide, Rechnungen und sonstige Dokumente elektronisch zustellen will.

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( Archiv: Vogel Business Media )

Neuartige Möglichkeiten eröffnen sich hier durch die zunehmenden Bandbreiten beim Zugang zum Internet, virtuelle Postellen, die elektronische Signatur sowie die verwaltungsinterne Einführung elektronischer Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssysteme. Insbesondere mehrkanalbasierende Portale für Dokumente kommen für solche Vorhaben in Betracht, da sie einen Zugriff über verschiedenartige Zugangswege gestatten.

Nur der Bürger darf zugreifen

Ausgehend von der Frage, bei wem die elektronischen Akten, Vorlagen und Dokumente gespeichert werden und wer welche Zugriffsrechte auf die in den Akten enthaltenen Datenbestände erhalten soll, eröffnet sich neben elektronischen Verwaltungsakten und den Bürgern direkt zugänglichen Bürgerakten mit dem Modell des elektronischen Dokumentensafes eine beachtenswerte Variante, bei der die Speicherung und der Zugriff auf die Datenbestände aus dem Verantwortungsbereich der Verwaltung heraus und auf den Bürger beziehungsweise auf einen von ihm mit der Datenhaltung beauftragten Datentreuhänder übertragen werden. Auf Anfragen oder im Rahmen eines Antrags stellen der Bürger oder sein Treuhänder ausgewählte Datenbestände aus dem elektronischen Dokumentensafe den zum Zugriff berechtigten öffentlichen Stellen zum Abruf bereit. Nur der Bürger kann und darf auf diese, seine persönlichen Daten zugreifen und sie verändern, ergänzen oder löschen. Mitarbeitern aus der Verwaltung bleibt der direkte Zugriff auf die im Safe gelagerten Datenbestände, lesend wie schreibend, verwehrt. Auf Anfragen erhalten sie in einem geschützten Datencontainer oder in Unterschließfächern Kopien der öffentlichen Datenbestände des Bürgers.

Dieser Ansatz entspricht einem über elektronische Medien erreichbaren virtuellen Schließfach zur Ablage, Verwaltung, Versand und Empfang elektronischer Dokumente auf einem für diese Zwecke ausgerichteten Portalserver. Der Safe steht unter ausschließlicher Verfügungsgewalt des Bürgers, vollkommen unabhängig vom Anbieter des Schließfaches, aber auch unabhängig von staatlichen Stellen oder sonstigen Dritten. Funktionen stellen sicher, dass der Nutzer des Safes beliebige elektronische Objekte öffnen, speichern, versenden, weiterleiten, ausdrucken, herunterladen, hinaufladen, löschen, suchen, sortieren, kommentieren und auf mögliche Viren oder gültige Unterschriften überprüfen kann. Sinnvoll sind auch die Integration einer eMail-Funktionalität, die Einbindung einer Terminverwaltung zu Fristabläufen und Fälligkeitsdaten sowie die Anbindung der gespeicherten Objekte an vorhandene Anwendungen.

Elektronische Dokumentensafes eignen sich zur Ablage von Dokumenten, Urkunden und Ausweisen, entweder im elektronischen Original oder als elektronische Kopie des Originals, von elektronischen Signaturen mit allen Attributen und Zertifikaten sowie elektronischen Identitäten. Behördendokumente, Formularanträge, Bescheinigungen, Registerauszüge, Bescheide und Rechnungen können ebenfalls hinterlegt werden.

Vertrauen ist wichtig

Der Zugang zu elektronischen Dokumentensafes muss stets möglich sein und darf dem Inhaber weder verschlossen noch verwehrt werden. Ein Betreiber sollte dies gewährleisten können. Dennoch sind Konstellationen denkbar, in denen Betreiber oder Dritte ein durchaus berechtigtes Interesse haben, dem Inhaber den Zugang zu seinen Dokumenten zu verweigern oder diese zu löschen. Beispielsweise sei an die Nichtzahlung der vereinbarten Nutzungsgebühren, an (vom Safe unabhängige) juristische Streitigkeiten mit dem Betreiber, an eine Verwendung des Safes für illegale Aktivitäten oder an eine Beschlagnahmung durch Strafverfolgungsbehörden zu denken. Somit sind bei der Einrichtung elektronischer Dokumentensafes auch Regelungen zum Umgang zwischen Betreiber, Nutzer und staatlichen Stellen in den allgemeinen Geschäftsbedingungen festzuhalten.

Entscheidend für die Akzeptanz ist jedoch die Person oder die Organisation des Betreibers: Nur wenn die Nutzer elektronischer Dokumentensafes ihrem Anbieter vertrauen können und sich sicher sind, dass dieser in ihrem Sinne sorgsam und bedächtig handelt, werden sie dessen Angebote für die Speicherung ihrer persönlichen wie öffentlichen Daten nutzen. Dies macht vertrauensfördernde Maßnahmen aufseiten der Safebetreiber erforderlich. So könnte ein unabhängiges Institut zur Qualitätssicherung regelmäßig prüfen und mit Qualitätssiegel zertifizieren, ob Richtlinien zum Umgang mit anvertrauten Kundendaten, zum Datenschutz und zur Datensicherheit umgesetzt, Zugangssperren vorhanden, Zugriffe protokolliert und quittiert sowie Ansprechpartner erreichbar sind.

Geheimnisschutz für Treuhänder

Bei jenen „Datennotaren“ oder „Datentreuhändern“, die das erforderliche Sicherheits- und Vertrauensniveau bieten, sollte es sich um staatlich autorisierte, in ihrer Funktion wie Notare, Rechtsanwälte, Ärzte oder Steuerberater mit einem Vertrauens- und Geheimnisschutz ausgestattete Mittler handeln, die zwar vom Staat in ihrer Funktion kontrolliert werden, auf deren Datenbestände öffentliche Stellen aber keinen Zugriff haben. Solche Modelle erfordern allerdings ein tragfähiges, rechtliches Fundament und eine ausgereifte technische Plattform, die allen Ansprüchen an elektronische Dokumentensafes gerecht wird.

Mit dem 2006 vom Bundeskabinett beschlossenen Programm eGovernment 2.0 spricht sich der Bund erstmalig für den Aufbau von sogenannten „Bürger-Portalen“ öffentlicher und privater Akteure aus. Diese staatlich zertifizierten und dadurch definierten Sicherheits- und Vertraulichkeitsanforderungen entsprechenden Portale für Bürger sollen künftig eine sichere, elektronische Kommunikation garantieren, personenbezogene Daten schützen, die informationelle Selbstbestimmung gewährleisten und eine Identifizierung im Internet ermöglichen.

Strategisches Ziel

Das Land Baden-Württemberg hat zusammen mit T-Systems mit dem „Dokumentensafe“ im Portal service-bw bereits ein entsprechendes Konzept für Land und Kommunen umgesetzt, das in den kommenden Jahren weiter ausgebaut werden soll. Vergleichbare Vorhaben werden zudem auf kommunaler Ebene verfolgt. Parallel dazu werden auch noch fachbereichsbezogene Vorhaben wie etwa der elektronische Gerichtsbriefkasten, eine elektronische Rechnungsstellung oder das elektronische Rezept und der elektronische Arztbrief verfolgt.

Ein elektronischer Dokumentensafe kann für Bund, Länder und Kommunen sowie viele Behörden ein strategisches Vorhaben ihrer eGovernment- und Portalstrategien sein, das sie in ihre Gebietskörperschafts- oder Behördenportale integrieren möchten. Einige Bürger werden sich auch darüber freuen, dass sie mehr als nur ein Schließfach besitzen dürfen. So, wie viele Bürger Konten bei mehreren Banken besitzen, werden sie auch Schließfächer bei unterschiedlichen Anbietern von Dokumentensafes einrichten wollen. Aus Gründen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit muss jedoch frühzeitig hinterfragt werden, warum Entwicklung und Betrieb von jedem Akteur separat finanziert werden soll oder ob hier nicht frühzeitig eine verwaltungsebenenübergreifende Zusammenarbeit – gegebenenfalls zusammen mit privaten Akteuren – anzustreben wäre.

Erhebliche Nachfrage erwartet

Grundsätzlich wird es Bürgern jedoch schwer zu vermitteln sein, dass sie für Verwaltungskontakte mit unterschiedlichen Behörden mehrere Dokumentensafes nutzen müssen, wenn ihnen ein Dokumentensafe eigentlich ausreichen würde, insbesondere, wenn dieser von allen Fachanwendungen auch angesprochen werden kann. Da vergleichbare Dokumentensafes in Dänemark (e-Boks) und Schweden (ePostboxen) bereits seit mehreren Jahren verfügbar sind und auch hierzulande von einer erheblichen Nachfrage auszugehen ist, sollte eine Umsetzung in Deutschland möglichst zügig angegangen werden.

(ID:2007092)