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Trends & Perspektiven Elektronische Dokumentensafes für Bürger und Unternehmen

| Autor / Redakteur: Dr. Jörn von Lucke / Gerald Viola

Zu den derzeit großen Herausforderungen zählen Form und Rahmenbedingungen, wie der Staat seinen Bürgern und Unternehmen den sicheren Zugriff auf elektronische Verwaltungsdokumente und -akten gewährleisten möchte. Genauso anspruchsvoll ist die Frage, wie er Ausweise, Urkunden, Bescheide, Rechnungen und sonstige Dokumente elektronisch zustellen will.

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( Archiv: Vogel Business Media )

Neuartige Möglichkeiten eröffnen sich hier durch die zunehmenden Bandbreiten beim Zugang zum Internet, virtuelle Postellen, die elektronische Signatur sowie die verwaltungsinterne Einführung elektronischer Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssysteme. Insbesondere mehrkanalbasierende Portale für Dokumente kommen für solche Vorhaben in Betracht, da sie einen Zugriff über verschiedenartige Zugangswege gestatten.

Nur der Bürger darf zugreifen

Ausgehend von der Frage, bei wem die elektronischen Akten, Vorlagen und Dokumente gespeichert werden und wer welche Zugriffsrechte auf die in den Akten enthaltenen Datenbestände erhalten soll, eröffnet sich neben elektronischen Verwaltungsakten und den Bürgern direkt zugänglichen Bürgerakten mit dem Modell des elektronischen Dokumentensafes eine beachtenswerte Variante, bei der die Speicherung und der Zugriff auf die Datenbestände aus dem Verantwortungsbereich der Verwaltung heraus und auf den Bürger beziehungsweise auf einen von ihm mit der Datenhaltung beauftragten Datentreuhänder übertragen werden. Auf Anfragen oder im Rahmen eines Antrags stellen der Bürger oder sein Treuhänder ausgewählte Datenbestände aus dem elektronischen Dokumentensafe den zum Zugriff berechtigten öffentlichen Stellen zum Abruf bereit. Nur der Bürger kann und darf auf diese, seine persönlichen Daten zugreifen und sie verändern, ergänzen oder löschen. Mitarbeitern aus der Verwaltung bleibt der direkte Zugriff auf die im Safe gelagerten Datenbestände, lesend wie schreibend, verwehrt. Auf Anfragen erhalten sie in einem geschützten Datencontainer oder in Unterschließfächern Kopien der öffentlichen Datenbestände des Bürgers.

Dieser Ansatz entspricht einem über elektronische Medien erreichbaren virtuellen Schließfach zur Ablage, Verwaltung, Versand und Empfang elektronischer Dokumente auf einem für diese Zwecke ausgerichteten Portalserver. Der Safe steht unter ausschließlicher Verfügungsgewalt des Bürgers, vollkommen unabhängig vom Anbieter des Schließfaches, aber auch unabhängig von staatlichen Stellen oder sonstigen Dritten. Funktionen stellen sicher, dass der Nutzer des Safes beliebige elektronische Objekte öffnen, speichern, versenden, weiterleiten, ausdrucken, herunterladen, hinaufladen, löschen, suchen, sortieren, kommentieren und auf mögliche Viren oder gültige Unterschriften überprüfen kann. Sinnvoll sind auch die Integration einer eMail-Funktionalität, die Einbindung einer Terminverwaltung zu Fristabläufen und Fälligkeitsdaten sowie die Anbindung der gespeicherten Objekte an vorhandene Anwendungen.

Elektronische Dokumentensafes eignen sich zur Ablage von Dokumenten, Urkunden und Ausweisen, entweder im elektronischen Original oder als elektronische Kopie des Originals, von elektronischen Signaturen mit allen Attributen und Zertifikaten sowie elektronischen Identitäten. Behördendokumente, Formularanträge, Bescheinigungen, Registerauszüge, Bescheide und Rechnungen können ebenfalls hinterlegt werden.

Vertrauen ist wichtig

Der Zugang zu elektronischen Dokumentensafes muss stets möglich sein und darf dem Inhaber weder verschlossen noch verwehrt werden. Ein Betreiber sollte dies gewährleisten können. Dennoch sind Konstellationen denkbar, in denen Betreiber oder Dritte ein durchaus berechtigtes Interesse haben, dem Inhaber den Zugang zu seinen Dokumenten zu verweigern oder diese zu löschen. Beispielsweise sei an die Nichtzahlung der vereinbarten Nutzungsgebühren, an (vom Safe unabhängige) juristische Streitigkeiten mit dem Betreiber, an eine Verwendung des Safes für illegale Aktivitäten oder an eine Beschlagnahmung durch Strafverfolgungsbehörden zu denken. Somit sind bei der Einrichtung elektronischer Dokumentensafes auch Regelungen zum Umgang zwischen Betreiber, Nutzer und staatlichen Stellen in den allgemeinen Geschäftsbedingungen festzuhalten.

Entscheidend für die Akzeptanz ist jedoch die Person oder die Organisation des Betreibers: Nur wenn die Nutzer elektronischer Dokumentensafes ihrem Anbieter vertrauen können und sich sicher sind, dass dieser in ihrem Sinne sorgsam und bedächtig handelt, werden sie dessen Angebote für die Speicherung ihrer persönlichen wie öffentlichen Daten nutzen. Dies macht vertrauensfördernde Maßnahmen aufseiten der Safebetreiber erforderlich. So könnte ein unabhängiges Institut zur Qualitätssicherung regelmäßig prüfen und mit Qualitätssiegel zertifizieren, ob Richtlinien zum Umgang mit anvertrauten Kundendaten, zum Datenschutz und zur Datensicherheit umgesetzt, Zugangssperren vorhanden, Zugriffe protokolliert und quittiert sowie Ansprechpartner erreichbar sind.

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