Landkreis Birkenfeld auf dem Weg zur virtuellen Verwaltung Elektronische Archivierung statt Hängeregistratur

Redakteur: Gerald Viola

Stetig wachsende Dokumentenbestände stellten den Landkreis Birkenfeld vor die Herausforderung, das konventionelle Ablagesystem und damit seine Verwaltungsprozesse zu modernisieren. Lange Suchzeiten standen einem qualitativ hochwertigen Service am Bürger entgegen. Außerdem hatten die langen Aufbewahrungsfristen immer mehr teure Archivfläche zur Folge. Ein Dokumentenmanagementsystem versprach Abhilfe.

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Projektteam vor dem Verwaltungsgebäude Birkenfelder Schloss
Projektteam vor dem Verwaltungsgebäude Birkenfelder Schloss
( Foto: Landkreis Birkenfeld )

Der Landkreis Birkenfeld liegt im westlichen Rheinland-Pfalz an der Grenze zum Saarland. Er umfasst vier Verbandsgemeinden sowie die Stadt Idar-Oberstein mit insgesamt etwa 90.000 Einwohnern. Die Verwaltung des Landkreises mit ihren rund 170 Mitarbeitern ist auf mehrere Standorte in der Kreisstadt Birkenfeld und der Stadt Idar-Oberstein verteilt.

Um seinen Aufgaben künftig noch besser nachkommen zu können und dabei den wachsenden Kostendruck im Zaume zu halten, beschloss der Landkreis im Jahr 2001, ein elektronisches Archivierungs- und Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen. Nach einer umfassenden Evaluation relevanter Systeme entschieden sich die Verantwortlichen Mitte 2001 für die DOMEA-konforme DMS-/Archivsoftware ELOprofessional aus dem Hause ELO Digital Office. „ELOprofessional bietet eine ideale, an unsere Anforderungen angepasste Systemplattform. Wichtig war uns neben der Abbildung gesetzlicher Vorschriften insbesondere eine hohe Benutzerfreundlichkeit, sprich einfache Handhabung, sowie eine hohe Flexibilität des Systems“, erläutert Martin Hehner, EDV-Projektleiter ELO beim Landkreis Birkenfeld.

Pilotprojekt Medienarchiv

Im Juli 2001 erfolgte der Startschuss im Bereich des Presse- und Bildarchivs. Binnen weniger Monate wurde die bis dahin geführte Hängeregistratur auf eine elektronische Ablage umgestellt. Seither werden alle Pressemitteilungen und Veröffentlichungen sowie das Bildarchiv des Kreises elektronisch erfasst und archiviert. „Das System zeigte sehr schnell das enorme Potenzial, das wir auch in weiteren Bereichen unserer Verwaltung nutzen wollten. Die Umstellung fiel dank der intuitiven Bedienung des neuen Systems leicht, das analog zur vorherigen Papierablage logisch strukturiert wurde. Vor allem aber machten die kombinierten Suchmöglichkeiten über Indexdaten sowie die integrierte Volltextdatenbank die Recherche nach Informationen zum Kinderspiel“, berichtet Hehner.

Aufgrund der positiven ersten Erfahrungen dehnte der Landkreis den Einsatz des DMS nach sechs Monaten auf andere Verwaltungsbereiche aus. Seither werden im Bereich der Führerscheinstelle alle Antragsdokumente per Scanner erfasst und mit Hilfe einer OCR-Auswertung automatisch archiviert. Im Baureferat konnten mehrere Regalwände mit Hunderten von Papierordnern geräumt werden. Sie umfassten bis dato die Baustatiken aller genehmigungspflichtigen Neubauten seit dem Ende der 1960er Jahre.

Im Januar 2002 wurden auch die Büroleitung, das Landratssekretariat sowie der Sitzungsdienst in das Projekt einbezogen. Seither kann sich die Führungsebene der Verwaltung einer integrierten Kommunikationsplattform bedienen. Dank der Verzahnung mit Microsoft Office – inklusive der direkten Anbindung von Outlook-Mail und der Aufgabenliste – wickeln die Mitarbeiter nunmehr alle dokumentenbezogenen Arbeitsprozesse über das ELO-System ab.

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Anbindung an C.I.P.-Kommunal

Karl Heinz Müller, Abteilungsleiter Finanzen beim Landkreis Birkenfeld, zeigt sich dementsprechend sehr zufrieden: „Durch die Nutzung von ELOprofessional konnten wir die traditionelle Archivierung im Referat Kreisstraßenbau weitgehend einstellen.“ In seiner Abteilung wurde zudem die komplette Dokumentation bei der Umstellung auf die doppelte Haushaltsführung (DOPPIK) mithilfe des ELO-Systems realisiert. Im Zuge dessen wurde ELOprofessional im Juli 2005 an die im Hause befindliche Finanzlösung C.I.P.-Kommunal angebunden.

Seither versehen die Sachbearbeiter die Anordnungsbelege mit einem Barcode und scannen sie an zentraler Stelle in das DMS ein. Die komplette Verschlagwortung und Archivierung inklusive aller buchungsbegleitenden Belege erfolgt vollautomatisch. Über den Barcode zieht ELO sich alle zugehörigen Metadaten aus der Datenbank der Finanzsoftware. Die Archivstruktur in ELO ist durch den Verwaltungsgliederungsplan vorgegeben und wird automatisch befüllt. Parallel zu dieser Struktur generiert das DMS anhand sogenannter „Dynamischer Register“ eine zweite Sicht analog zum aktuellen Haushaltsplan.

Dabei bildet das System etwaige Änderungen in der Struktur der Haushaltspläne automatisch ab. Sowohl der Umfang der archivierten Metadaten als auch die Suchmodi der Metadatenfelder (wie beginnt mit, enthält, phonetische Suche etc.) werden bei der Konfiguration den jeweiligen Anforderungen angepasst. ELOprofessional archiviert die Dokumente rechtskonform, jegliche Änderungen oder Löschungen dokumentiert die Software automatisch. Zudem sichert ein ausgeklügeltes Rechtesystem die Dokumente vor unberechtigtem Zugriff.

Pilotprojekt: Elektronische Genehmigungsprozesse

Für die Zukunft plant die Kreisverwaltung einen Genehmigungsablauf, der frei von Medienbrüchen komplett elektronisch gesteuert und bearbeitet wird. Hierzu wurde Anfang 2009 der Zeichnungsprozess auf der digitalen Ebene abgebildet. Der Sachbearbeiter oder der zuständige Zeichnungsberechtigte leitet nun die Anordnungen sukzessive weiter – entweder an die Kasse oder die Anlagenbuchhaltung in der Finanzabteilung.

Des Weiteren sollen die Sachbearbeiter künftig irreversible, elektronische Stempelobjekte an den Dokumenten anbringen können, sodass sie neben den Anwenderdaten (Benutzername, Datum und Uhrzeit) individuelle Kommentare eintragen können.

Dabei lassen sich die einzelnen Workflow-Schritte mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Der Vorteil dabei: um ein Vielfaches beschleunigte Prozessabläufe sowie transparente Bearbeitungsstände, die sicher nachvollzogen werden können.

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Fazit und Ausblick

Seit der Umstellung von der klassischen Papierablage auf das elektronische System profitiert der Landkreis Birkenfeld von wesentlich kürzeren Umlaufzeiten der internen Dokumente sowie einer deutlich verbesserten Auskunftsfähigkeit gegenüber den Bürgern bei Anfragen. Zudem verbuchte die Verwaltung entsprechende Kostenersparnisse bei Papier und Lagerfläche.

Insgesamt erfährt das ELO Archiv-/DMS-System von Seiten der Anwender große Akzeptanz. Daher soll die Software nach und nach in weiteren Bereichen der Verwaltung zum Einsatz kommen.

Derzeit sind beim Landkreis Birkenfeld rund 50 Archivarbeitsplätze aktiv. Die Mitarbeiter nutzen mittlerweile auch das ELO Internet-Gateway, ein Modul zur standortunabhängigen Dokumentenverwaltung über jeden beliebigen Internet-Browser. So können sie von jeder Abteilung aus über einen Link in ihrem Intranet rasch auf relevante Dokumente im Archiv zugreifen.

Martin Hehner ist sich sicher, dass dank der Einführung von ELOprofessional das seinerzeit klein dimensionierte Papierarchiv des Kreises auch künftig keine Erweiterung mehr erfahren wird. „Mittelfristig planen wir, ELOprofessional in unser Internetportal zu integrieren. Im Sinne einer ‚virtuellen Verwaltung’ soll dies dann auch den direkten Zugang der Bürger ermöglichen“, so der Projektleiter abschließend.

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