Landkreis Birkenfeld auf dem Weg zur virtuellen Verwaltung

Elektronische Archivierung statt Hängeregistratur

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Fazit und Ausblick

Seit der Umstellung von der klassischen Papierablage auf das elektronische System profitiert der Landkreis Birkenfeld von wesentlich kürzeren Umlaufzeiten der internen Dokumente sowie einer deutlich verbesserten Auskunftsfähigkeit gegenüber den Bürgern bei Anfragen. Zudem verbuchte die Verwaltung entsprechende Kostenersparnisse bei Papier und Lagerfläche.

Insgesamt erfährt das ELO Archiv-/DMS-System von Seiten der Anwender große Akzeptanz. Daher soll die Software nach und nach in weiteren Bereichen der Verwaltung zum Einsatz kommen.

Derzeit sind beim Landkreis Birkenfeld rund 50 Archivarbeitsplätze aktiv. Die Mitarbeiter nutzen mittlerweile auch das ELO Internet-Gateway, ein Modul zur standortunabhängigen Dokumentenverwaltung über jeden beliebigen Internet-Browser. So können sie von jeder Abteilung aus über einen Link in ihrem Intranet rasch auf relevante Dokumente im Archiv zugreifen.

Martin Hehner ist sich sicher, dass dank der Einführung von ELOprofessional das seinerzeit klein dimensionierte Papierarchiv des Kreises auch künftig keine Erweiterung mehr erfahren wird. „Mittelfristig planen wir, ELOprofessional in unser Internetportal zu integrieren. Im Sinne einer ‚virtuellen Verwaltung’ soll dies dann auch den direkten Zugang der Bürger ermöglichen“, so der Projektleiter abschließend.

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